Obsah

Často kladené otázky (FAQ) – právní rámec – zodpovězené Ministerstvem vnitra ČR: 10

1 - dotaz KÚÚK: Zprávy Ministerstva financí České republiky pro finanční orgány obcí a krajů číslo 2/2016 uvádí: „Nevztahuje-li se ke smlouvě povinnost uveřejnění podle zákona o registru smluv, ale pouze podle rozpočtových pravidel územních rozpočtů (tj. pokud je např. smluvní stranou obec se základním rozsahem přenesené působnosti nebo s pověřeným obecním úřadem), zveřejní se pouze na elektronické úřední desce poskytovatele dotace nebo NFV. Smlouva, jejíž smluvní stranou je obec se základním rozsahem přenesené působnosti nebo s pověřeným obecním úřadem, se zveřejňuje pouze podle rozpočtových pravidel územních rozpočtů. Povinnost zveřejnit smlouvu má poskytovatel.“ Avšak v § 8 odst. 5 zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), je uvedeno následující: „je-li v souladu s tímto zákonem uveřejněna smlouva, která má být uveřejněna podle jiného zákona nebo informace z ní mají být uveřejněny podle jiného zákona, je tím splněna povinnost uveřejnit ji nebo informace z ní podle takového jiného zákona; to platí obdobně o údajích uveřejňovaných jako metadata podle tohoto zákona. Pro účely věty první se jiným zákonem rozumí a) zákon o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, jde-li o smlouvu, která má být zveřejněna podle jeho § 10d.“ Z výše uvedeného není pochyb o tom, že pokud se zveřejní smlouva o poskytnutí dotace v registru smluv, splní se tím povinnosti plynoucí z § 10d zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů, a není potřeba ji uveřejňovat na úřední desce. 10

2 – dotaz KÚÚK: Je možné mít ve smlouvě zapracované obě varianty zveřejnění? Jak registr, tak úřední desku nebo musíme mít dva vzory smluv? 11

3 – dotaz KÚÚK: Smlouva se zveřejňuje ve strojově čitelném formátu, zveřejňujeme i „schvalovací tabulku“ (zpracovatel, vedoucí odboru, číslo příslibu atd.) nebo stačí jen samotná smlouva? 11

4 – dotaz KÚÚK: Když poskytujeme prostředky organizaci zřízené jedničkovou či dvojkovou obcí, tak tyto smlouvy také nezveřejňujeme v registru, ale na úřední desce? 11

5 – dotaz KÚÚK: Mám dotaz k zápisu metadat v Registru smluv. Předmět smlouvy může být někdy docela dlouhý a navíc je někdy ve smlouvě odkaz na přílohu, ve které je podrobně specifikován. Tato příloha někdy může mít i několik stran. Bude se tedy do metadat celá příloha opisovat, nebo stačí jen zkrácený výběr? 12

6 – dotaz KÚÚK: Má se zveřejnit v Registru smluv Smlouva v případě, že jejím Dodatkem se zvýší její hodnota? 12

8 – dotaz KÚÚK: Musí být přílohy ke smlouvě strojově čitelné, i když jsou součástí jednoho dokumentu? 13

9 – dotaz KÚÚK: Smlouva o poskytnutí dotace je v režimu "de minimis", má se při jejím zadávání do ▇▇▇▇▇.▇▇ v kolonce "Datum poskytnutí" vyplnit datum podepsání smlouvy nebo datum zveřejnění v registru smluv? 13

10 – dotaz KÚÚK: Anonymizují se údaje obou smluvních stran? Účet, e-maily atd.? Z již zveřejněných smluv není toto jasné, některé smlouvy nejsou vůbec anonymizované, některé jen jedna strana, někde obě strany 13

11 – dotaz KÚÚK: Bude se na základě smlouvy uzavřené s českou firmou, jejíž služby budou prováděny v zahraničí zveřejňovat v registru smluv? Jedná se o veřejnou zakázku malého rozsahu. . 14

12 – dotaz KÚÚK: Jak se postupuje v případě, když zjistíme, že je uvedené chybně číslo smlouvy? Máme smlouvu modifikovat nebo musí být provedeno její zneplatnění? 14

13 – dotaz KÚÚK: Podle pokynů neanonymizujeme DIČ podnikající fyzické osoby – ale to je vlastně její rodné číslo, a my ho beze všeho zveřejňujeme? 14

14 – dotaz KÚÚK: Musí se v registru smluv zveřejnit smlouva v případě, že Ústecký kraj nakupuje nemovitost od fyzické osoby a kupní cena bude ve výši 650.000,- Kč? 14

15 – dotaz KÚÚK: Znamená to, že při každém objednání léků, kde bude hodnota vyšší než 50 000,- Kč bez DPH, bude nutné s dodavatelem uzavřít vždy písemnou smlouvu, která bude poté muset být uveřejněna v Registru smluv? 15

16 – dotaz KÚÚK: Lze si pod pojmem „písemná smlouva“ představit „klasickou objednávku“ potvrzenou a podepsanou dodavatelem, kterému je určena? 15

17 – dotaz KÚÚK: Od 1. 7. 2016 je nová schvalovací tabulka na smlouvy (kde je uveden zpracovatel, atd.). V případě, že půjde smlouva na úřední desku, máme použít starou schvalovací tabulku? 16

18 – dotaz KÚÚK: Jak máme postupovat, když data posílaná ke zveřejnění mají překročený limit datové zprávy a je nutné data rozdělit do částí. Je možné postupovat s druhou částí jako s dodatkem ke smlouvě a mít jedno ID nebo zveřejňovat postupně jednotlivé části a mít více ID? 16

19 – dotaz KÚÚK: Prosím o sdělení, zda součástí strojově čitelné „wordové“ verze smlouvy má být i strojově čitelná příloha smlouvy? Ke smlouvám povinně přikládáme výpisy z rejstříků/evidencí, které máme k dispozici fyzicky ve spise žádosti, nedisponujeme jejich strojově čitelnou elektronickou verzí. Pokud je nutné do předepsaných podkladů (smlouvy v dokumentu Word) tuto přílohu vložit, žádám o sdělení v jakém formátu je to vyžadováno 17

20 – dotaz KÚÚK: Smlouvy uzavřené před 1. 7. 2016 nemusí splňovat podmínky kladené na formát smlouvy dle ZORS. Tím je myšleno, že nemusí být ve strojově čitelném formátu? A i tyto smlouvy se mají anonymizovat? 17

21 – dotaz KÚÚK: Chybně jsem zveřejnila smlouvu ve dvou částech z důvodu překročení limitu datové zprávy a mám 2 ID. Jak mám nyní postupovat, když potřebuji provést opravu a zveřejnit vše pod jedním ID? Už vím, že nejdříve zveřejním jednu část, počkám na přiřazení ID a po té budu pokračovat jako bych dělala dodatek k SoD. Mám původní 2 zveřejnění zrušit nebo zrušit jen druhé zveřejnění a pokračovat druhou částí pod prvním ID? 18

22 – dotaz KÚÚK: V roce 2014 byla uzavřena smlouva s Úřadem pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví (organizační složka státu) na přístup k českým technickým normám ve finanční výši 7000,- Kč. Do dnešního dne bylo uzavřeno (každý půlrok se opakuje) celkem 5 dodatků. Smlouva včetně dodatků je k dnešnímu dni v celkovém plnění 38.500,-Kč. Bude nutné při dovršení částky 50 000,- Kč tuto smlouvu včetně dodatků zveřejnit v Registru smluv nebo se jedná o "Formulářovou smlouvu uzavřenou adhezním způsobem" a není povinnost uveřejnění v Registru smluv? 19

23 – dotaz KÚÚK: Musím při modifikaci zveřejňovat i původně správně zveřejněné přílohy nebo mohu modifikovat jen tu chybně zveřejněnou? Ty správné jsou pak v registru vidět dvakrát s různým datem uveřejnění 20

24 – dotaz KÚÚK: Prosím o informaci, jakým způsobem se má postupovat v případě, kdy je smlouva, jež by podléhala uveřejnění, uzavřena před 1. 7. 2016 a poté dojde k uzavření dohody. S touto dohodou se v registru smluv uveřejní i měněná smlouva, ale pod jakými metadaty se bude dohoda zveřejňovat? 21

25 – dotaz KÚÚK: Příloha č. 1 Směrnice S-02/2016 v části „Údaje v hlavičce smlouvy s komentářem k znečitelnění“ uvádí, že DIČ je údajem, který se neanonymizuje s odůvodněním, že je vždy dostupné z veřejných zdrojů popř. odvoditelné od IČO. U fyzické osoby podnikající je však DIČ tvořeno CZ + rodné číslo, a pokud tato osoba není registrována u finančního úřadu jako plátce DPH (ale registrovala se pouze jako plátce daně z příjmu) není její DIČ z veřejných zdrojů dostupné. Z tohoto důvodu žádáme o vyjádření, zda v těchto případech nemá být DIČ také předmětem anonymizace?. 21

26 – dotaz KÚÚK: Rada Ústeckého kraje rozhodla o uzavření Smlouvy o výpůjčce 4. 5. 2016 s městem Roudnice n/L. na výpůjčku spoluvlastnického podílu 1/2 pozemku (Ústecký kraj vlastní druhou polovinu pozemku). Celková výměra pozemku je 1310 m2. Jedná se tedy o nepeněžní plnění. Jak máme stanovit hodnotu předmětu výpůjčky - jako cenu tržní za 1/2. Pokud bude hodnota nad 50 tis., musí se tedy zveřejnit, což ale neodpovídá znění smlouvy, která byla předložena Radě Ústeckého kraje. Vzhledem k tomu, že město uvedlo do textu smlouvy chybné datum zveřejnění, záměr výpůjčky zveřejnilo znovu až po projednání v orgánech kraje, nebylo možné smlouvu podepsat do 30. 6. 2016. Dále je ve smlouvě uvedeno, že nabývá platnosti a účinnosti dnem jejího uzavření, což byl předpoklad, že k podpisu smlouvy do 30. 6. 2016 dojde. Musí být znění smlouvy znovu předloženo Radě Ústeckého kraje s opraveným datem zveřejnění a účinností zveřejněním v registru smluv? 22

27 – dotaz KÚÚK: Dne 9. 8. 2016 byl nahrán do registru smluv dodatek č. 6 ke smlouvě z roku 2015. Nyní budeme nahrávat dodatky předcházející včetně smlouvy. Musím každý dodatek nahrát zvlášť a poslat ke zveřejnění jednotlivě nebo mohu dodatky poslat všechny najednou v jednom kroku? Každý dodatek smlouvy byl uzavřen samozřejmě v jiný den a obsahuje jinou částku. Musí se měnit u každého dodatku tím pádem metadata? 23

28 – dotaz KÚÚK: Rada Ústeckého kraje rozhodla o uzavření smlouvy o výpůjčce pozemků s fyzickou osobou, která si o výpůjčku požádala a i návrh smlouvy byl ze strany žadatele odsouhlasen na fyzickou osobu. Pozemky však potřebuje pro realizaci stavby (komunikace), která má být napojena na provozovnu, jejíž je provozovatelem i vlastníkem. I když se smlouvy s fyzickými osobami nezveřejňují v registru smluv, jedná se nám o to, zda ji nemáme zveřejnit jako smlouvu uzavřenou s podnikající fyzickou osobou 23

29 – dotaz KÚÚK: Odbor sociálních věcí pořádá akci "Setkání pěstounů", které se zúčastní pěstouni a děti (cizí účastníci) a zaměstnanci Krajského úřadu Ústeckého kraje. Z tohoto důvodu byly vystaveny dvě objednávky na jednu akci a stejného dodavatele (ubytování a strava). Částka 58.520,- Kč včetně DPH (pěstouni) bude hrazena z rozpočtu odboru sociálních věcí, 3.600,- Kč včetně DPH bude hrazeno z rozpočtu odboru kanceláře ředitele. Následně budou vystaveny dodavatelem dvě faktury. Celkové náklady za ubytování a stravu činí 62.120,- Kč včetně DPH. Je možné tuto akci rozdělit na dvě objednávky (58.520,- vystaví SV, 3.600,- Kč vystaví KŘ) nebo je nutné se řídit registrem smluv a postupovat dle Směrnice č. 5/2015, kterou se vydávají standardní vzory smluv - příloha č. 11 - Smlouva místo objednávky nad 50 000,- Kč? Tedy smlouva by v tomto případě měla hodnotu 62 120,- Kč. 24

30 – dotaz KÚÚK: V rámci projektu jsou uzavřené partnerské smlouvy, kde partneři mají finanční spoluúčast. Tyto smlouvy byly zveřejněny v registru smluv. Partneři projektu svou formou nespadají

do výčtu dle zákona o registru smluv (§ 2). Jsou uvedené subjekty povinni zveřejňovat smlouvy uzavřené v rámci projektu s dodavateli, kteří svou formou též nespadají do výše uvedeného paragrafu? 24

31 – dotaz KÚÚK: Je povinností subjektů povinných dle § 2 zákona o registru smluv, zveřejňovat nájemní smlouvy, ve kterých není uvedená celková hodnota nájmu, ale pouze měsíční plnění např. 10 tis. Kč na dobu neurčitou či určitou? V tomto případě realizace projektu trvá 29 měsíců, některé smlouvy jsou uzavřeny pouze na dobu trvání tohoto projektu, jiné smlouvy jsou uzavřeny na dobu neurčitou. Sčítají se tedy měsíční plnění těchto smluv či nikoli? 25

32 – dotaz KÚÚK: Jak máme postupovat v případě, kdy se již uveřejnila smlouva v registru smluv, ale je potřeba provést opravu v anonymizaci osobních údajů. Má se v tomto případě provést její modifikace, avšak původní smlouva se špatnou anonymizací (viditelnými osobními údaji), zůstane stále přístupná, nebo se má provést její znepřístupnění a smlouvu nahrát do registru smluv znovu? A jak se bude postupovat od 1. 7. 2017, kdy již dojde k plnění mezi smluvními stranami? Bude se moci daná smlouva v případě např. špatné anonymizace v registru smluv znepřístupnit a opětovně uveřejnit, aniž by to mělo vliv na její účinnost? 26

33 – dotaz KÚÚK: Prosím o vyjádření k problematice týkající se uveřejňování smluv (dohod) o projektovém partnerství v registru smluv, ve kterých je Ústecký kraj zastoupen jako příjemce dotace (vedoucí partner) nebo jako projektový partner. Jedná se o zveřejnění Smlouvy o partnerství s finanční spoluúčastí mezi Ústeckým krajem a Inovačním centrem Ústeckého kraje, z.s. (ICUK) v rámci projektu Smart akcelerátor pro Ústecký kraj, ve kterém je Ústecký kraj příjemcem dotace a ICUK partnerem projektu. Jedná se o smlouvu nastavující podmínky partnerství v projektu mezi výše zmíněnými subjekty včetně způsobu nastavení financování aktivit projektu. Finanční prostředky na realizaci projektu budou poskytnuty Ústeckému kraji (příjemci) formou finanční podpory z Operačního programu Věda, výzkum a vzdělávání (OP VVV). Část finančních prostředků bude následně na základě partnerské smlouvy převáděna na projektový účet ICUK (partner). Následně bude ICUK převážnou část aktivit realizovat, kdy bude uzavírat příslušné smlouvy, na základě kterých bude probíhat peněžité plnění. Ústecký kraj bude tedy na základě partnerské smlouvy provádět transfer finančních prostředků, nebude se dle našeho názoru jednat o peněžité nebo nepeněžité plnění tak jak popisuje směrnice č. S-02/2016 čl. ▇▇. ▇▇▇▇ se tedy i této smlouvy povinnost zveřejnění v registru? 27

34 – dotaz KÚÚK: Prosím o vyjádření k problematice týkající se uveřejňování smluv (dohod) o projektovém partnerství v registru smluv, ve kterých je Ústecký kraj zastoupen jako příjemce dotace (vedoucí partner) nebo jako projektový partner. Dne 27. 6. 2016 zastupitelstvo Ústeckého kraje na základě usnesení č. 33/30Z/2016 rozhodlo o uzavření Dohod o projektovém partnerství v rámci projektů meziregionální spolupráce Interreg Europe: 1. PURE COSMOS - Úloha veřejné správy při podpoře konkurenceschopnosti malých a středních podniků, 2. SIE - Internacionalizace malých a středních podniků. Dne 1. 7. 2016 byly Dohody podepsány p. hejtmanem. PURE COSMOS - Z důvodu zajištění podpisů všech ostatních partnerů a Lead partnera jsme čekali, až bude Dohoda podepsána všemi zúčastněnými stranami. Vedoucího partnera jsme upozorňovali na okamžité zaslání smlouvy ihned po podpisu, neboť jsme počítali s povinností uveřejnění v Registru smluv a s daným termínem uveřejnění do 30 dnů. Dne 17. 8. 2016 jsme od Vedoucího partnera obdrželi podepsanou Dohodu o projektovém partnerství v elektronické podobě, kde je datum posledního podpisu Vedoucího partnera 12. 7. 2016 (v našem případě z pohledu Registru smluv jsme tudíž nesplnili stanovenou lhůtu). V současném systému a dosavadní praxi podpisu tohoto typu smluv, kdy smlouvy, jejíž strany

mohou zahrnovat, až 10 partnerů probíhají jednotlivě v každé zemi zvlášť s podpisy na samostatném listě každého partnera, nejsme schopni zajistit kompletní podepsanou smlouvu ve stanoveném termínu. Předmětem smlouvy jsou práva a povinnosti partnerů při realizaci projektu, každý partner má svůj rozpočet a vlastní plnění probíhá až na základě uzavíraných smluv s dodavateli u každého partnera. Opět se domníváme, že na základě této dohody nedochází k peněžitému nebo nepeněžitému plnění ve smyslu zákona o registru smluv. Důsledek neplatnosti této smlouvy od 1. 7. 2017 v případě neuveřejnění bude zřejmě neaplikovatelný 28

35 – dotaz KÚÚK: Jak správně do metadat zadávat cenu, konkrétně částku bez DPH/s DPH? V případě poskytnutí dotace je subjektu poskytnuta částka, kterou její příjemce použije na úhradu nákladů bez DPH, nebo nákladů s DPH, podle toho, zda je či není plátcem DPH 29

36 – dotaz KÚÚK: Jak správně uvádět metadata "identifikace smluvních stran" u fyzické osoby podnikající? Příloha Směrnice č. 2/2016 uvádí povinnost u fyzické osoby podnikající anonymizovat ve smlouvě sídlo. Má být tedy v tomto případě i do metadat zadán pouze název a IČO subjektu a nikoli již sídlo (při převodu EZOP se vyplňuje automaticky), které je dle metodického návodu Ministerstva vnitra údajem, který nemusí být obligatorně vyplněn? 29

37 – dotaz KÚÚK: Uveřejňují se smlouvy v registru smluv s firmou ČEZ Distribuce, a.s.? Podle našeho názoru se na tuto firmu nevztahuje výjimka dle § 3 odst. 2 písm. h) zákona č. 340/2015 Sb., protože na burze jsou kotovány akcie její mateřské společnosti ČEZ a.s., nikoliv ČEZ Distribuce, a.s. 29

38 – dotaz KÚÚK: Co si představit pod pojmem "smlouva uzavíraná s fyzickou osobou mimo výkon jejího podnikání"? Je to fyzická osoba, která má IČ, a která dostane dotaci na projekt, jehož realizace nespadá do jejího předmětu podnikání, tzn., nemá na tuto činnost živnostenské oprávnění? Nebo je to fyzická osoba bez IČ? 30

39 – dotaz KÚÚK: Mezi Ústeckým krajem a Českou republikou – Hasičským záchranným sborem Ústeckého kraje bude uzavřena darovací smlouva. Tato smlouva bude však platná až vystavením schvalovací doložky Ministerstva vnitra. V zákoně o registru smluv je dle § 5 odst. 2 ustanovena povinnost uveřejnit smlouvu v registru smluv nejpozději do 30 dnů od uzavření smlouvy. Má se tedy smlouva uveřejnit před nebo po získání schvalovací doložky (kterou ale také nemusíme vůbec získat a smlouva se pak ruší od počátku)? 31

40 – dotaz KÚÚK: V rámci programu Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy - Podpora soutěží a přehlídek v zájmovém vzdělávání pro školní rok 2015/2016 byly uzavřeny smlouvy o poskytnutí neinvestiční dotace. Jednotlivé smlouvy o poskytnutí neinvestiční dotace v konkrétních částkách (o jejich výši bylo rozhodnuto Radou Ústeckého kraje) uzavřené mezi Ústeckým krajem – Krajským úřadem Ústeckého kraje jako poskytovatelem dotace a jednotlivými příspěvkovými organizacemi jako příjemci dotace, byly uzavřeny dne 9. 3. 2016. Mají se tyto smlouvy uveřejnit dle zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv, nebo dle zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů? 31

41 – dotaz KÚÚK: Mám dotaz ohledně zveřejňování smluv. Zejména se jedná o smlouvy o bezúplatném převodu, darovací smlouvy a smlouvy o výpůjčkách a to v obou směrech (z Ústeckého kraje na naší p. o. a z naší p. o. na Ústecký kraj). Co je podmínkou ke zveřejnění těchto smluv? 32

42 – dotaz KÚÚK: Dovolujeme si Vás oslovit ve věci podmínek zapsání smluv do registru smluv. Jmenovitě se nám jedná o smlouvy na TBC (ochrana proti šíření nemoci a očkování). Smlouvy jsou uzavírány podle § 45 zákona č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví a změně některých

souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a vyhlášky Ministerstva zdravotnictví č. 224/2002 Sb., kterou se stanoví rozsah činností zdravotnických zařízení v oblasti zabránění vzniku, rozvoje a šíření tuberkulózou, které nejsou hrazeny z veřejného zdravotního pojištění. Tyto smlouvy nemají pevně stanovenou finanční částku plnění, vždy žádáme ex post o podporu ze státního rozpočtu na úhradu doložených nákladů od jednotlivých poskytovatelů za dané období (čtvrtletí). Poté co nám ministerstvo vyúčtovanou částku převede, uhradíme ji poskytovateli. Finanční částky se načítají za celé období platnosti smlouvy a přesáhnou/přesahují částku 50 tis. Kč. Smlouvy jsou uzavřeny na dobu neurčitou, pouze dva poskytovatelé zdravotních služeb mají uzavřeny smlouvy uzavřené do 31.

12. 2016. U těchto poskytovatelů budou dodatkem prodlouženy platnosti smluv také na dobu neurčitou. A díky dodatku uzavíranému nyní, by mělo dojít ke zveřejnění celé smlouvy…? Problém spatřujeme v tom, že neznáme přesnou částku plnění, protože se v čase mění (viz postup při úhradách nákladů). Současně jsme neidentifkovali, jestli je možno na tyto smlouvy použít některou z výjimek z povinnosti uveřejnění podle zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších předpisů? 33

43 – dotaz KÚÚK: Prosíme o upřesnění postupu při uveřejňování dodatku v registru smluv. Směrnice i Metodický návod Ministerstva vnitra uvádějí, že v případě uveřejnění dodatku ke smlouvě, která byla uzavřena před 1. 7. 2016 se spolu s dodatkem (dohodou) uveřejní i původní smlouva. Dodatek (dohoda) se uveřejňuje pod metadaty původní smlouvy. Jak tedy správně uvádět metadata dodatku, a to zejména "cena" a "datum uzavření"? Uvádí se tedy jako metadata dodatku "cena", cena (hodnota) která je uvedena v původní smlouvě (pokud se dodatek netýká změny ceny)? A jako metadata dodatku "datum uzavření" se uvádí datum uzavření dodatku nebo původní smlouvy? 34

44 – dotaz KÚÚK: V případě Smlouvy o budoucí darovací smlouvě, kdy hodnota předmětu daru není známa (jistě ale bude vyšší, než 50.000,- Kč bez DPH), se při vložení smlouvy do registru smluv hodnota předmětu jako metadata nebude vyplňovat, pole bude prázdné, je to tak? 34

45 – dotaz KÚÚK: Žádáme Vás o posouzení výkladu zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv. Odbor dopravy zajistil uzavření smluv mezi krajem a Dopravním podnikem měst Chomutova a Jirkova a.s. První již uzavřené smlouvy 29. 9. 2016 se týkají zajištění bezpečnosti IDS DÚK při předání důvěrných technických dokumentů. Další smlouva o spolupráci bude následovat. Nejsme si jisti, zda se tyto smlouvy s Dopravním podnikem měst Chomutova a Jirkova a.s. musíme také uveřejnit. V zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv jsme se dočetli následující: § 3 Výjimky z povinnosti uveřejnění (2) Povinnost uveřejnit prostřednictvím registru smluv se nevztahuje na: h) smlouvu, jejíž alespoň jednou smluvní stranou je akciová společnost, jejíž cenné papíry byly přijaty k obchodování na regulovaném trhu nebo evropském regulovaném trhu, jde-li o akciovou společnost, v níž má stát nebo územní samosprávný celek sám nebo s jinými územními samosprávnými celky většinovou majetkovou účast, a to i prostřednictvím jiné právnické osoby. Domníváme se tedy, že když jsou akcie Dopravního podniku měst Chomutova a Jirkova a.s. z 86 % vlastněny statutárním městem Chomutov a z 14 % vlastněny městem Jirkov, nemusíme žádné smlouvy mezi Ústeckým krajem a Dopravním podnikem měst Chomutova a Jirkova a.s. uveřejňovat v registru smluv 35

46 – dotaz KÚÚK: Mám dotaz ohledně zveřejnění prováděcí smlouvy k rámcové smlouvě. Budeme uzavírat 5. prováděcí smlouvu k rámcové smlouvě, přičemž ještě žádná z nich nebyla zveřejňována, protože byly uzavřeny před 1. 7. 2016. Můj dotaz je: 1) Rámcovou smlouvu a 4 předchozí prováděcí smlouvy máme zveřejnit anonymizované v PDF formátu, který nemusí být strojově čitelný? 2) Do metadat mám vyplnit částku té poslední prováděcí smlouvy a částka rámcové smlouvy se nikde

neuvádí? 3) Až budeme zveřejňovat další prováděcí smlouvu, máme do kolonky "navázaný záznam" v metadatech uvést ID té předchozí prováděcí smlouvy, když nemáme ID rámcové smlouvy? 36

47 – dotaz příspěvkové organizace: Podléhají smlouvy o zápůjčce/výpůjčce (předmětů ze sbírky muzejní povahy dle zákona č. 122/2000 Sb., ve vlastnictví Ústeckého kraje) režimu uveřejňování smluv v registru smluv? 37

48 – dotaz příspěvkové organizace: Mají se v registru smluv uveřejňovat smlouvy o poskytování sociálních služeb uzavřené mezi poskytovatelem sociálních služeb a fyzickými osobami? 37

49 – dotaz příspěvkové organizace: Jak zajistit uveřejnění smluv, které nyní nemáme (na potraviny)? Nákup potravin je zajišťován formou objednávek 37

50 – dotaz příspěvkové organizace: Uveřejňují se v registru smluv smlouvy, které jsou v platnosti, ale byly podepsány před účinností zákona o registru smluv? 38

51 – dotaz příspěvkové organizace: Jaké údaje je nutno „začernit“ u zveřejňovaných smluv, případně je možné zveřejnit smlouvy bez úprav? 38

52 – dotaz příspěvkové organizace: Lze zveřejňovat smlouvy přes portál Ministerstva vnitra, nebo musí organizace smlouvy posílat pouze přes spisovou službu? 39

53 – dotaz příspěvkové organizace: Jestliže nemáme uzavřenu smlouvu, ale smluvní vztah je uzavřen na základě objednávek. Například máme 6 objednávek za rok po 10 000 Kč. V případě překročení hranice 50 000 Kč bez DPH, je nutné zveřejnit všechny objednávky? Objednáváme si servis nebo opravy určitých zařízení, např. kuchyňských nebo prádelenských většinou u stejného dodavatele, se kterým nemáme uzavřenou smlouvu. Jednotlivé servisy či opravy jsou pod 50 tis. Kč bez DPH, ale za celý rok mohou činit i více jak 50 tis. Kč. Stejný problém máme při pořizování materiálu (např. kancelářských potřeb apod.). 40

54 – dotaz příspěvkové organizace: Máme uzavřen smluvní vztah na základě rámcové smlouvy. Plnění smlouvy je uskutečňováno na základě dílčích objednávek. Je nutné zveřejňovat všechny objednávky, nebo pouze objednávky nad 50 000 Kč bez DPH? Samozřejmě smlouvu zveřejněnu máme. 40

55 – dotaz příspěvkové organizace: Uveřejnili jsme smlouvu v registru smluv, avšak v nesprávném formátu. Je nutné nyní provést opravu smlouvy do správného formátu zpětně? 41

56 – dotaz příspěvkové organizace: Uzavřeli jsme smlouvu dne 30. 6. 2016 na částku nad 50 000 Kč bez DPH a následně v říjnu jsme uzavřeli dodatek k této smlouvě do 50 000 Kč bez DPH. Máme dodatek a smlouvu zveřejnit? 41

57 – dotaz příspěvkové organizace: Jak je to s uveřejněním smlouvy jestliže škola pořádá lyžařský výcvikový kurz pro žáky. Škola uzavře smlouvu se zařízením, ale vše si žáci hradí sami. Škola je pouze prostředníkem platby. Je povinnost takovou smlouvu uveřejňovat v registru smluv, když se nejedná o platbu školy? 42

58 – dotaz příspěvkové organizace: 1) Nakupujeme časopisy a učebnice pro žáky. Časopisy např. Bridge nakupujeme pro všechny žáky školy. Částka je nad 50 000,- Kč. Nakupujeme takto, kvůli množstevním slevám. Celou částku, ale hradí žáci školy. Je nutné zveřejňovat i tyto smlouvy? Stejný případ je i platba např. lyžařského kurzu. Uhradí škola a žáci poté uhradí škole. 2) Pokud máme starou smlouvu na dobu neurčitou, platíme částky měsíčně, nyní budeme sepisovat dodatek k původní smlouvě. Jak určit částku pro zveřejnění? Zatím jsme zveřejňovali bez uvedení částky, nevíme, kdy a zda přesáhneme částku 50 000,- Kč bez DPH 43

59 – dotaz KÚÚK: Prosíme o sdělení, zdali v případě, že je ve smlouvě zplnomocněna osoba na základě plné moci podepsané statutárními zástupci, máme její jméno a příjmení (v hlavičce smlouvy a dále u jména a příjmení u podpisu) anonymizovat či nikoliv? Současně prosíme o informaci, zdali přílohu smlouvy "oceněný soupis prací" máme anonymizovat či nikoliv v případě, že ve smlouvě není uvedeno, že se jedná o obchodní tajemství, přesto se jedná o údaje z našeho pohledu "citlivé" 44

60 – dotaz KÚÚK: Mám dotaz ohledně vyplňování metadat. 1.) Pokud se v průběhu realizace zakázky změní název firmy a my děláme dodatek ke smlouvě, do metadat se tedy musí uvést nový název firmy, že? 2.) Přesně nerozumím tomu, co se myslí tím, že do metadat vyplňujeme údaje původní smlouvy, když u dodatků vyplňujeme datum uzavření dodatku nebo prováděcí smlouvy k rámcové smlouvě (ne původní smlouvy) a v případě změny ceny, uvádíme cenu dodatku (ne původní cenu smlouvy). 44

61 – dotaz příspěvkové organizace: V naší škole pracují 2 odborové organizace, v současné době budeme uzavírat kolektivní smlouvu na rok 2017. Na základě školení, které se konalo, jsem vyrozuměla, že kolektivní smlouva musí být uveřejněna v registru smluv, protože se na ni nevztahuje žádná výjimka podle zákona o registru smluv. Předsedkyně odborové organizace mi ale přinesla následující stanovisko odborů: „Legislativní rada projednala dotaz Odborového svazu státních orgánů a organizací týkající se registrace kolektivních smluv podle zákona č. 340/2015 Sb. a zastává názor, že odborové organizace nejsou uvedeny mezi subjekty povinnými zveřejňovat kolektivní smlouvu.“ (dle informací právního poradce OSPO ▇▇▇. ▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ - část výpisu ze zápisu 103. schůze Legislativní rady ČMKOS konané dne 28. 6. 2016) Velmi Vás prosím o stanovisko, zda tedy uveřejnit kolektivní smlouvu v Registru smluv či nikoliv 45

62 – dotaz KÚÚK: Chtěla bych Vás požádat o informaci – vytvořila jsem dodatek ke smlouvě a zajímalo by mě, zda by neměla v dodatku být uvedena formulace ohledně uveřejňování v registru smluv. Pokud ano, tak jaká konkrétní formulace. 46

63 – dotaz KÚÚK: Prosím o upřesnění informace k anonymizaci údajů u fyzických osob podnikajících (FOP): Do Registru smluv uveřejňuji též přílohu "Výpis z veřejné části Živnostenského rejstříku", jako nedílnou součást smlouvy mezi Ústeckým krajem a FOP. Dle Přílohy č. 1 Směrnice S-02/2016, kterou se stanoví jednotný postup při evidenci a uveřejňování smluv v registru smluv, by se údaje, jako je sídlo a bydliště u FOP, měly v hlavičce smlouvy anonymizovat a ani je neuvádět do metadat. Ráda bych věděla, zda mám anonymizovat tyto údaje i v příloze "Výpis z veřejné části živnostenského rejstříku", která je jinak veřejně dostupná na stránkách MFČR? 47

64 – dotaz KÚÚK: Kdo bude uveřejňovat nájemní smlouvy, které uzavřela příspěvková organizace Správa a údržba silnic Ústeckého kraje v zastoupení za Ústecký kraj? Dle naší Směrnice č. S-02/2016 za uzavření zodpovídá zpracovatel, v tomto případě je to příspěvková organizace. Majetkový odbor hradí pouze nájemné a na zpracování smluv včetně dodatků se nepodílí. 47

65 – dotaz KÚÚK: Mám dotaz ohledně zveřejňování Rámcové smlouvy a jejích dílčích plnění: Byla uzavřena Rámcová smlouva s účinností od 1.1.2015 - 31.3.2018. Každý rok - do termínu 31. 1., se k Rámcové smlouvě vystavuje Kupní smlouva (dříve zjednodušená objednávka) na plnění vždy vyšší než 50 tis. Kč bez DPH. Do 31. 1. 2017 bude tudíž k Rámcové smlouvě uzavřena již třetí kupní smlouva, která už spadá do období účinnosti zákona o registru smluv. Dosud nebylo ještě nic zveřejněno. Co vše je nutné uveřejnit do Registru smluv: a) Rámcovou smlouvu, včetně kupních smluv za roky 2015, 2016 a 2017? b) Rámcovou smlouvu, včetně kupní smlouvy pouze za rok 2017? 48

66 – dotaz příspěvkové organizace: Příspěvková organizace má uzavřenou smlouvu na dobu neurčitou, s finančním plněním 1.100,- Kč měsíčně. Jak vyplnit metadata týkající se hodnoty smlouvy? Počítat hodnotu za 5 let, jako v případě pronájmů, nebo cenu nevyplňovat? 49

67 – dotaz KÚÚK: Mám dotaz ohledně zveřejnění Dohody o ukončení smlouvy. Smlouva byla uzavřena v roce 2008. Poslední, čtvrtý dodatek, byl uzavřen v roce 2012. Musím zveřejnit dohodu o ukončení smlouvy, když ani smlouva ani její dodatky nebyly doposud zveřejněny? 49

68 – dotaz KÚÚK: Máme povinnost zveřejnit i smlouvu o smlouvě budoucí, kde je pouze odhadovaná částka na přeložku (ČEZ), nebo stačí zveřejnit až smlouvu o realizaci přeložky, kde už bude znám zhotovitel a tím i přesná částka? 50

69 – dotaz KÚÚK: Mám dotaz ohledně povinnosti uveřejnění mezinárodní smlouvy mezi Saskou bankou a Ústeckým krajem. Jedná se o smlouvu o poskytnutí dotace pro Ústecký kraj v rámci projektu „Česko – Sasko bez bariér“ 50

70 – dotaz KÚÚK: Zjistili jsme, že smlouvy, které byly uzavřeny a uveřejněny již v roce 2016 nejsou strojově čitelné. Máme tyto záznamy modifikovat a vložit do registru smluv znovu, jako strojově čitelné? 51

71 – dotaz KÚÚK: Mám dotaz ke stanovování předpokládané hodnoty veřejné zakázky s odvoláním na

§ 20 a § 21 zákona č. 134/2016 Sb. a naše Pravidla pro zadávání veřejných zakázek vzhledem k informaci, že u všech typů smluv uzavřených na dobu neurčitou se metadata cena/hodnota předmětu smlouvy počítá jako výše plnění za dobu 5 let (podle zákona č. 151/1997 Sb., o oceňování majetku a o změně některých zákonů). Nevím, jak mám stanovovat předpokládanou hodnotu veřejné zakázky ještě před podáním žádosti o přidělení čísla veřejné zakázky odborem investičním. Modelový případ: chceme si sjednat cosi (službu, pronájem, …) na dobu neurčitou v hodnotě 10.001,- Kč bez DPH ročně. Podle zákona o zadávání veřejných zakázek je předpokládaná hodnota veřejné zakázky rovna 10.001,- Kč bez DPH x 4 roky = 40.004,- Kč bez DPH - není tedy třeba smlouvy a uzavřeme objednávku. Pokud budu postupovat ve stejném případě podle níže uvedeného: 10.001,- Kč bez DPH x 5 let = 50.005,- Kč bez DPH, tak musím uzavřít smlouvu, kterou zveřejňuji v registru smluv včetně celého procesu předcházejícímu uzavření smlouvy dle Pravidel o zadávání veřejných zakázek 51

Často kladené otázky (FAQ) – právní rámec – zodpovězené Ministerstvem vnitra ČR:

▇▇▇▇://▇▇▇.▇▇▇▇.▇▇/▇▇▇▇▇▇/▇▇▇▇▇▇▇-▇▇▇▇▇.▇▇▇▇?▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇%▇▇%▇▇

▇▇▇▇▇▇ týkající se registru smluv (do 30. 6. 2017):

1 - dotaz KÚÚK: Zprávy Ministerstva financí České republiky pro finanční orgány obcí a krajů číslo 2/2016 uvádí: „Nevztahuje-li se ke smlouvě povinnost uveřejnění podle zákona o registru smluv, ale pouze podle rozpočtových pravidel územních rozpočtů (tj. pokud je např. smluvní stranou obec se základním rozsahem přenesené působnosti nebo s pověřeným obecním úřadem), zveřejní se pouze na elektronické úřední desce poskytovatele dotace nebo NFV. Smlouva, jejíž smluvní stranou je obec se základním rozsahem přenesené působnosti nebo s pověřeným obecním úřadem, se zveřejňuje pouze podle rozpočtových pravidel územních rozpočtů. Povinnost zveřejnit smlouvu má poskytovatel.“ Avšak v § 8 odst. 5 zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), je uvedeno následující:

„je-li v souladu s tímto zákonem uveřejněna smlouva, která má být uveřejněna podle jiného zákona nebo informace z ní mají být uveřejněny podle jiného zákona, je tím splněna povinnost uveřejnit ji nebo informace z ní podle takového jiného zákona; to platí obdobně o údajích uveřejňovaných jako metadata podle tohoto zákona. Pro účely věty první se jiným zákonem rozumí a) zákon o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, jde-li o smlouvu, která má být zveřejněna podle jeho

§ 10d.“ Z výše uvedeného není pochyb o tom, že pokud se zveřejní smlouva o poskytnutí dotace v registru smluv, splní se tím povinnosti plynoucí z § 10d zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů, a není potřeba ji uveřejňovat na úřední desce.

Odpověď k dotazu:

K informaci podané ve Zprávách Ministerstva financí pro finanční orgány obcí a krajů č. 2/2016 bylo zasláno Ministerstvem vnitra následující stanovisko:

Domníváme se, že je-li v registru smluv uveřejněna taková veřejnoprávní smlouva o poskytnutí dotace, na kterou se povinnost uveřejnění v registru smluv nevztahuje, nedochází automaticky ke splnění povinnosti zveřejnit tuto smlouvu na elektronické úřední desce poskytovatele. Vycházíme přitom ze znění § 8 odst. 5 zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv, a sice: Je-li v souladu s tímto zákonem uveřejněna smlouva, která má být uveřejněna podle jiného zákona nebo informace z ní mají být uveřejněny podle jiného zákona, je tím splněna povinnost uveřejnit ji nebo informace z ní podle takového jiného zákona; to platí obdobně o údajích uveřejňovaných jako metadata podle tohoto zákona. Pro účely věty první se jiným zákonem rozumí:

a) zákon o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, jde-li o smlouvu, která má být zveřejněna podle jeho § 10d,…

Podle našeho názoru je třeba slova „v souladu s tímto zákonem“ vykládat tak, že se tím rozumí „při dodržení pravidel a postupu stanovených v zákoně o registru smluv“. To znamená, že je-li v registru smluv uveřejněna smlouva, na kterou se povinnost uveřejnění nevztahuje (§ 3 odst. 2 zákona o registru smluv), nelze takovou smlouvu považovat za uveřejněnou v souladu se zákonem o registru smluv, a tedy nelze takové uveřejnění považovat za splnění povinnosti stanovené v § 10d zákone č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, v platném znění.

Máme za to, že výše uvedené je v souladu s informací podanou ve Zprávách Ministerstva financí pro finanční orgány obcí a krajů č. 2/2016.

2 – dotaz KÚÚK: Je možné mít ve smlouvě zapracované obě varianty zveřejnění? Jak registr, tak úřední desku nebo musíme mít dva vzory smluv?

Odpověď k dotazu:

Uveřejňováno v registru smluv bude postupem dle směrnice ředitele KÚ o jednotném postupu. Ustanovení vzorových smluv jsou taktéž aktualizována a opatřením je měněna směrnice o vzorech smluv. Dle obou předpisů budete aktuálně postupovat.

Podléhá-li dotační smlouva uveřejnění dle Zákona o registru smluv – uveřejňujete dle registru smluv. Podléhá-li dotační smlouva výjimce dle Zákona o registru smluv (FO mimo výkon podnikatelské činnosti a I. a II. obce) – uveřejňuje se na úřední desce stejně, jako dosud dle ZORP.

Odkazuji na prezentaci, kde je vše přesně popsáno.

3 – dotaz KÚÚK: Smlouva se zveřejňuje ve strojově čitelném formátu, zveřejňujeme i „schvalovací tabulku“ (zpracovatel, vedoucí odboru, číslo příslibu atd.) nebo stačí jen samotná smlouva?

Odpověď k dotazu:

Tabulka osvědčující podpisy, která je přílohou nově vydávané směrnice o jednotném postupu, bude umístěna pouze na verzi smlouvy v podobě „obrázku“, tj. PDF bez strojově čitelného formátu a ukládá se do EZOP a NAV až po registraci, kdy to tabulky doplňujete ještě datum uveřejnění a ID doručené od správce registru.

4 – dotaz KÚÚK: Když poskytujeme prostředky organizaci zřízené jedničkovou či dvojkovou obcí, tak tyto smlouvy také nezveřejňujeme v registru, ale na úřední desce?

Odpověď k dotazu:

Pokud poskytujete dotaci nebo návratnou finanční výpomoc nad zákonný limit, pak zveřejňujete na úřední desce. Pokud poskytujete prostředky jinou formou, např. darem, nezveřejňujete vůbec, pouze jako součást usnesení příslušného orgánu kraje v rámci usnesení nebo zápisu.

5 – dotaz KÚÚK: Mám dotaz k zápisu metadat v Registru smluv. Předmět smlouvy může být někdy docela dlouhý a navíc je někdy ve smlouvě odkaz na přílohu, ve které je podrobně specifikován. Tato příloha někdy může mít i několik stran. Bude se tedy do metadat celá příloha opisovat, nebo stačí jen zkrácený výběr?

Odpověď k dotazu:

Pro správné vymezení předmětu smlouvy je zapotřebí uvést smluvní typ, o který se v daném případě jedná. Tedy například kupní, darovací či nájemní.

Autonomie vůle stran se přitom projevuje v možnosti uzavřít nejen smlouvu, která je zákonem výslovně upravena jako smluvní typ, ale i smlouvu, která zahrnuje více smluvních typů nebo takovou, která není jako smluvní typ výslovně upravena (tzv. nepojmenovaná smlouva).

Smluvní typy upravuje občanský zákoník především v § 2055 a násl.

Jednotlivé smluvní typy je možné od sebe odlišit dle podstatných náležitostí.

Pro posouzení, o jaký jde smluvní typ, není rozhodné označení smlouvy, ale skutečný obsah smlouvy.

Kromě typu smlouvy je nutné specifikovat alespoň obecným způsobem nepřímý předmět smlouvy. Tedy to čeho se smlouva týká (například u kupní smlouvy je třeba alespoň v hrubých obrysech specifikovat, co je předmětem koupě). Pokud by z konkrétního vymezení předmětu smlouvy plynula obava, že bude prozrazeno obchodní tajemství, nic nebrání tomu vymezit předmět smlouvy

obecnějším způsobem tak, aby se obchodní tajemství (např. konkrétně licencované know-how) neprozradilo. Vymezení předmětu smlouvy musí být přesto alespoň obecným způsobem uveřejněno.

6 – dotaz KÚÚK: Má se zveřejnit v Registru smluv Smlouva v případě, že jejím Dodatkem se zvýší její hodnota?

Odpověď k dotazu:

Prostřednictvím Registru smluv se uveřejňují také Dohody, kterými se Registrovaná smlouva doplňuje, mění, či nahrazuje nebo ruší. (zpravidla dodatek ke smlouvě).

Dochází-li Dohodou k nahrazení původního závazku novým závazkem, má tento nový závazek povahu nové Registrované smlouvy a zveřejňuje se samostatně. V ostatních případech sleduje zveřejňovaná Dohoda osud původně Registrované smlouvy, a to spárováním s jedinečným ID, sdělený od správce registru smluv v souvislosti s uveřejněním Registrované smlouvy.

V případě, kdy je ▇▇▇▇▇▇▇, jež by podléhala uveřejnění, uzavřena před 1. 7. 2016 a poté dojde k uzavření Dohody, uveřejní se prostřednictvím registru smluv spolu s touto Dohodou i měněná Smlouva, a to včetně předchozích změn (zpravidla dodatků).

Dohoda se uveřejňuje pod metadaty původní smlouvy, avšak se zohledněním případných změn, provedených právě dodatkem.

Pokud Dohodou dojde ke zvýšení hodnoty předmětu smlouvy nad 50 000 Kč bez DPH, zveřejní se v registru smluv tato Dohoda, včetně původní Smlouvy a dříve uzavřených Dohod.

8 – dotaz KÚÚK: Musí být přílohy ke smlouvě strojově čitelné, i když jsou součástí jednoho dokumentu?

Odpověď k dotazu:

Přílohy smlouvy uveřejňované v registru smluv v jednom dokumentu / souboru společně se smlouvou se v registru smluv uveřejňují v otevřeném a strojově čitelném formátu. Výjimku tvoří situace, kdy příloha smlouvy obsahuje grafickou část smlouvy. Taková příloha se uveřejňuje v rámci jednoho dokumentu / souboru jako pouhý obrázek (sken).

9 – dotaz KÚÚK: Smlouva o poskytnutí dotace je v režimu "de minimis", má se při jejím zadávání do ▇▇▇▇▇.▇▇ v kolonce "Datum poskytnutí" vyplnit datum podepsání smlouvy nebo datum zveřejnění v registru smluv?

Odpověď k dotazu:

Předpokládáme, že kolonkou „datum poskytnutí“ je myšleno datum uzavření smlouvy a tedy i datum účinnosti smlouvy, není-li účinnost smlouvou odložena. Účinnost smlouvy je podmíněna uveřejněním v registru smluv až od 1. 7. 2017 – viz § 10 zákona č. 340/2015 Sb.. Z uvedeného důvodu se v předmětné kolonce uvádí, jako doposud, datum, od kterého je veřejná podpora považována za poskytnutou.

10 – dotaz KÚÚK: Anonymizují se údaje obou smluvních stran? Účet, e-maily atd.? Z již zveřejněných smluv není toto jasné, některé smlouvy nejsou vůbec anonymizované, některé jen jedna strana, někde obě strany.

Odpověď k dotazu:

Smlouvy se anonymizují, včetně osobních údajů, před uveřejněním v registru smluv v rozsahu stanoveném Směrnicí 2/2016, kterou se stanoví jednotný postup při evidenci a uveřejňování smluv v registru smluv. Podrobnosti stanoví příloha č. 1 uvedené směrnice.

Skutečnost, že při uveřejnění smluv v registru smluv povinné subjekty postupují rozdílně, není rozhodné z hlediska plnění povinností stanovených právními předpisy Ústeckým krajem.

Údaje o účtech a e-mailech, jedná-li se o údaje na straně smluvní strany - Ústeckého kraje, se neanonymizují, protože jsou uváděny ve všech dokumentech – viz šablony logomanuálu, respektive viz webová stránka Ústeckého kraje.

11 – dotaz KÚÚK: Bude se na základě smlouvy uzavřené s českou firmou, jejíž služby budou prováděny v zahraničí zveřejňovat v registru smluv? Jedná se o veřejnou zakázku malého rozsahu.

Odpověď k dotazu:

Dle Vašeho dotazu dojde k plnění smlouvy v zahraničí. Zákon o registru smluv (zákon č. 340/2015 Sb.) pro takový případ stanoví v § 3 odst. 2 písm. d) výjimku z povinnosti uveřejnění. Stejné pravidlo obsahuje i čl. V. odst. 2 písm. h) Směrnice 2/2016, kterou se stanoví jednotný postup při evidenci a uveřejňování smluv v registru smluv. Uvedené pravidlo platí bez výjimky pro všechny smlouvy, jejichž plnění je prováděno převážně mimo území České republiky bez ohledu na to, zda smluvní stranou je zahraniční osoba (fyzická osoba jednající v rámci své podnikatelské činnosti nebo právnická osoba) nebo česká osoba.

Výše uvedené však nemá vliv na plnění povinností uveřejnění smlouvy dle § 147a odst. 2 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů – viz čl. XII odst. 1 Směrnice č. 2/2016.

12 – dotaz KÚÚK: Jak se postupuje v případě, když zjistíme, že je uvedené chybně číslo smlouvy? Máme smlouvu modifikovat nebo musí být provedeno její zneplatnění?

Odpověď k dotazu:

Jedná-li se o smlouvu uveřejněnou v registru smluv, nezakládá chybné vyplnění kolonky číslo smlouvy ve smlouvě důvod pro opravu v registru smluv. Upozorňujeme, že v registru smluv již uveřejněnou smlouvu nelze zneplatnit, lze pouze provádět její opravu, přičemž původní smlouva a její metadata zůstávají v registru smluv zachovány (viz čl. XI. směrnice č. 2/2016 kterou se stanoví jednotný postup při evidenci a uveřejňování smluv v registru smluv).

13 – dotaz KÚÚK: Podle pokynů neanonymizujeme DIČ podnikající fyzické osoby – ale to je vlastně její rodné číslo, a my ho beze všeho zveřejňujeme?

Odpověď k dotazu:

DIČ je součástí veřejně přístupného registru plátců DPH na adrese: ▇▇▇▇://▇▇▇▇▇▇▇.▇▇▇▇.▇▇/▇▇▇▇▇▇/▇▇▇▇/▇▇▇▇/▇▇▇_▇▇_▇▇▇▇.▇▇▇?▇▇▇▇&▇▇▇▇▇▇▇&▇▇▇&▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇&▇▇▇▇▇▇▇ DPHI1&dic=6062230515. Údaje v něm obsažené již nemusíte anonymizovat, neboť jejich uveřejním v rejstříku smluv, dochází ze strany Ústeckého kraje k uveřejnění osobních údajů v souladu s § 5 odst.

2 písm. d) zákona č. 101/2000 Sb., tedy uveřejňujete oprávněně zveřejněné osobní údaje v souladu se zvláštním právním předpisem (viz pracovní pomůcka, která Vám byla zaslána e-mailem dne 24. 6. 2016).

14 – dotaz KÚÚK: Musí se v registru smluv zveřejnit smlouva v případě, že Ústecký kraj nakupuje nemovitost od fyzické osoby a kupní cena bude ve výši 650.000,- Kč?

Odpověď k dotazu:

Zákon č. 340/2015 Sb. o registru smluv ve svém §3 uvádí výjimky z povinnosti uveřejnění. Povinnost uveřejňovat smlouvy se nevztahuje na smlouvu s fyzickou osobou, která jedná mimo rámec své podnikatelské činnosti. Na toto pravidlo dopadá výjimka (výjimka z výjimky), a to ta, že se uveřejní smlouva s fyzickou osobou jednající mimo rámec její podnikatelské činnosti, jde-li o převod vlastnického práva povinného subjektu k hmotné nemovité věci.

Avšak v případě převodu nemovité věci opačným směrem, tedy půjde-li v tomto případě o převod nemovitostí z vlastnictví fyzické osoby (jednající mimo rámec její podnikatelské činnosti) do vlastnictví Ústeckého kraje (povinnému subjektu), pak se taková smlouva v registru smluv neuveřejní.

15 – dotaz KÚÚK: Znamená to, že při každém objednání léků, kde bude hodnota vyšší než 50 000,- Kč bez DPH, bude nutné s dodavatelem uzavřít vždy písemnou smlouvu, která bude poté muset být uveřejněna v Registru smluv?

Odpověď k dotazu:

Ano, každá objednávka (smlouva) léků, jestliže výše hodnoty jejího předmětu bude vyšší než 50 tis. Kč bez DPH a nebude se na ni vztahovat žádná z výjimek uvedených v § 3 zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv, se uveřejní v registru smluv. Objednávka (smlouva), na niž se vztahuje povinnost uveřejnění prostřednictvím registru smluv, musí být uzavřena písemně.

V tomto případě, na základě telefonického upřesnění, se má postupovat dle směrnice č. S-3/2012, která stanoví pravidla pro zadávání veřejných zakázek Ústeckým krajem a jím zřizovanými příspěvkovými organizacemi, kde v bodě 3.2.8. písm. d) je uvedeno, že:

U veřejných zakázek malého rozsahu s předpokládanou hodnotou nad 250 000 Kč bez DPH je nutno učinit písemnou výzvu k podání nabídky a zaslat ji nejméně 3 dodavatelům z příslušného oboru, pokud to s ohledem na povahu veřejné zakázky bude možné a účelné.

Dále je shora uvedenou směrnicí v bodě 5.5.2. písm. a) určeno, že k uzavření smlouvy dochází rovněž akceptací vystavené objednávky u veřejných zakázek malého rozsahu do 50 tis. Kč bez DPH. U veřejných zakázek s cenou vyšší než 50 tis. Kč bez DPH, musí být uzavřena vždy písemná smlouva.

16 – dotaz KÚÚK: Lze si pod pojmem „písemná smlouva“ představit „klasickou objednávku“ potvrzenou a podepsanou dodavatelem, kterému je určena?

Odpověď k dotazu:

Pod pojmem písemná smlouva si lze představit i klasickou objednávku, písemně akceptovanou dodavatelem. Po uzavření „smlouvy“, jejíž obsah je zachycen v „klasické objednávce“, je nutno tuto

„smlouvu“ uveřejnit v registru smluv tak, aby byl zjevný jak návrh, tak akceptace. S ohledem na toto lze předpokládat uveřejnění více dokumentů, neboť smlouva nemusí být obsažena v jednom dokumentu. Tolik obecná právní úprava.

V rámci vnitřní úpravy však Ústecký kraj přistoupil ke sjednocení postupů uzavírání smluv u uveřejňovaných smluv. A to především s ohledem na zkušenosti se zasíláním objednávek, kdy se často nejedná o „písemně uzavřenou smlouvu“, neboť akcept je doručován dodavatelem např. společně s fakturou až po provedeném plnění, tj. před uzavřením smlouvy, nebo vůbec (návrh je přijat konkludentně). Zavedená praxe se obtížně naráz překonává a proto tam, kde je nutné provést uveřejnění smlouvy, bylo z praktických důvodů přistoupeno k zavedení zjednodušené smlouvy, velmi podobné objednávce, až na to, že nezbytným předpokladem je její akceptace smluvními stranami a následné uveřejnění jednoho dokumentu.

Vzor zjednodušené smlouvy, kterou Ústecký kraj používá, je uveden ve Směrnici č. 5/2015, kterou se vydávají standardní vzory smluv, konkrétně jde o vzor č. 11. Není vyloučeno využití po úpravě i příspěvkovými organizacemi.

Připomínáme, že dle příslušných ustanovení zřizovací listiny je i pro dotazující se příspěvkovou organizaci závazná směrnice ředitele krajského úřadu č. S-3/2012 - „Pravidla pro zadávání veřejných zakázek Ústeckým krajem a jím zřizovanými příspěvkovými organizacemi. Tato směrnice byla upravena s účinností od 1. 7. 2016. Dle vnitřní úpravy Ústeckého kraje, která je pro příspěvkové organizace taktéž závazná, se u veřejných zakázek nad 50 tis. Kč bez DPH nevyužívá objednávkový režim, ale vyhotovuje se písemná smlouva.

17 – dotaz KÚÚK: Od 1. 7. 2016 je nová schvalovací tabulka na smlouvy (kde je uveden zpracovatel, atd.). V případě, že půjde smlouva na úřední desku, máme použít starou schvalovací tabulku?

Odpověď k dotazu:

V případě, kdy se smlouva zveřejňuje na úřední desce, se postupuje dle stávající Směrnice č. S-02/2016, kterou se stanoví jednotný postup při evidenci a uveřejňování smluv v registru smluv. Ta ve své třetí části uvádí postup při evidenci smluv uzavíraných Ústeckým krajem a je zde uvedeno, že:

Zpracovatel vkládá uzavřené Smlouvy, které nejsou Registrované smlouvy, do systémů EZOP a Navision minimálně ve formátu PDF jako prostý sken s tím, že vždy musí obsahovat podpisy smluvních stran a tabulku osvědčujících podpisů, která je obsažena v příloze č. 3 této směrnice.

Tato tabulka, která je přílohou Směrnice č. S-02/2016, se tak použije i pro případy, kdy se smlouva bude zveřejňovat na úřední desce.

18 – dotaz KÚÚK: Jak máme postupovat, když data posílaná ke zveřejnění mají překročený limit datové zprávy a je nutné data rozdělit do částí. Je možné postupovat s druhou částí jako s dodatkem ke smlouvě a mít jedno ID nebo zveřejňovat postupně jednotlivé části a mít více ID?

Odpověď k dotazu:

Jestliže smlouva zasílaná ke zveřejnění do registru smluv překročí limit datové zprávy, tedy 20 MB, tak ji lze výjimečně odeslat ve více datových zprávách. Tato smlouva (její první část) uveřejněná v registru smluv obdrží svůj unikátní identifikátor (ID smlouvy), který je využitelný např. pro hledání smlouvy v registru smluv, pro její editaci anebo jinou činnost se záznamem jako je přidání přílohy.

V tomto případě se tedy do registru smluv zašle první část smlouvy a po přijetí potvrzení o zveřejnění z registru smluv a získání ID smlouvy se její další část pošle pod tímto jediným ID, které bylo získáno z prvního zveřejnění, to vše v otevřeném a strojově čitelném formátu.

19 – dotaz KÚÚK: Prosím o sdělení, zda součástí strojově čitelné „wordové“ verze smlouvy má být i strojově čitelná příloha smlouvy? Ke smlouvám povinně přikládáme výpisy z rejstříků/evidencí, které máme k dispozici fyzicky ve spise žádosti, nedisponujeme jejich strojově čitelnou elektronickou verzí. Pokud je nutné do předepsaných podkladů (smlouvy v dokumentu Word) tuto přílohu vložit, žádám o sdělení v jakém formátu je to vyžadováno.

Odpověď k dotazu:

Přílohy smlouvy jsou součástí smlouvy, a proto se v registru smluv uveřejňují. Na jejich uveřejnění jsou zákonem kladeny stejné požadavky jako na smlouvu, tedy musí být v otevřeném a strojově čitelném formátu (viz rovněž čl. IX. Směrnice 2/2016). Výjimku tvoří pouze ta část smlouvy či příloha smlouvy, která obsahuje grafickou část. Ty ve strojově čitelném formátu uveřejněny v registru smluv nemusí být. Na uvedenou otázku naleznete také odpověď na intranetu, sekce odbory-oddělení, legislativně-právní odbor - registr smluv – otázky týkající se registru smluv / Dotaz č. 8.

Výpisy z registrů /evidencí si lze opatřit z těchto registrů v elektronické podobě a po vytištění je připojit ke smlouvě. Výpisy z registrů jsou zpravidla ve formátu PDF/▇. ▇▇▇▇▇▇▇ samotná bez příloh, určená k uveřejnění v registru smluv, se vkládá do modulu EZOP k provedení její úpravy (anonymizaci) ve formátu Word. Je-li příloha smlouvy ve formátu Word, lze smlouvu a její přílohu vložit do modulu EZOP v jednom souboru / dokumentu. Obsahuje-li smlouva či příloha grafickou část, lze takovou grafickou část do souboru Word vložit jako obrázek (prostý sken). Není-li příloha smlouvy ve formátu Word, ale například PDF/A (tj. nikoliv prostý sken), je potřeba takovou přílohu připravit k uveřejnění v registru smluv samostatně a propojit ji se smlouvou prostřednictvím ID smlouvy. Na každém odboru je dále k dispozici 1 licence programu Adobe acrobat v plné verzi. Tato plná verze umožňuje spojení formátu WORD a PDF (nikoliv prostý sken) do jednoho formátu – PDF/A. Výsledkem je tedy jeden soubor / dokument, který lze v této verzi programu i anonymizovat. Výsledný soubor pak lze přes modul EZOP odeslat k uveřejnění do registru smluv.

20 – dotaz KÚÚK: Smlouvy uzavřené před 1. 7. 2016 nemusí splňovat podmínky kladené na formát smlouvy dle ZORS. Tím je myšleno, že nemusí být ve strojově čitelném formátu? A i tyto smlouvy se mají anonymizovat?

Odpověď k dotazu:

Pro správné uveřejnění smlouvy v registru smluv je nezbytné splnit požadavky na formát uveřejňované smlouvy, neboť smlouva uveřejněná v nesprávném formátu se podle zákona o registru smluv nepovažuje za uveřejněnou prostřednictvím registru smluv. V registru smluv se uveřejňuje elektronický obraz textového obsahu smlouvy v otevřeném a strojově čitelném formátu.

Smlouvy uzavřené před 1. 7. 2016 nemusí dle metodiky Ministerstva vnitra ČR a Směrnice č. 2/2016, kterou se stanoví jednotný postup při evidenci a uveřejňování smluv v registru smluv, splňovat podmínky kladené na formát registrované smlouvy. Tedy nemusí být odesílány do registru smluv v otevřeném a strojově čitelném formátu. Na takovou smlouvu se však vztahuje povinnost provedení znečitelnění údajů (anonymizace) v plném rozsahu.

21 – dotaz KÚÚK: Chybně jsem zveřejnila smlouvu ve dvou částech z důvodu překročení limitu datové zprávy a mám 2 ID. Jak mám nyní postupovat, když potřebuji provést opravu a zveřejnit vše pod jedním ID? Už vím, že nejdříve zveřejním jednu část, počkám na přiřazení ID a po té budu pokračovat jako bych dělala dodatek k SoD. Mám původní 2 zveřejnění zrušit nebo zrušit jen druhé zveřejnění a pokračovat druhou částí pod prvním ID?

Odpověď k dotazu:

Byla-li v registru smluv nedopatřením uveřejněna pouze část smlouvy anebo byla nesprávně vyloučena metadata, musí být uveřejněná smlouva anebo metadata opraveny do 30 dnů ode dne uzavření smlouvy.

Postup při opravě registrované smlouvy je v tomto případě následující:

Ke smlouvě zveřejněné v registru smluv a která získala ID z registru smluv (identifikátor smlouvy) jako první, se přiřadí prostřednictvím EZOP modulu druhá část smlouvy, kdy v kolonce ID smlouvy se uvede ID smlouvy zveřejněné jako první.

Dále se v registru smluv druhá část smlouvy zneplatní prostřednictvím EZOPU a tlačítka „Zrušit zveřejnění“. To vytvoří novou Evidenční kartu dokumentu, která na záložce „El. Dokumenty“ má automaticky vloženo XML s metadaty a je automaticky odesílána do registru smluv. Po jejím přijetí nebude příslušná část smlouvy v registru smluv pro uživatele viditelná. Uvedeným postupem sice nedojde ke zrušení vadného původního uveřejnění v registru smluv, ale vadné zveřejnění nebude pro uživatele registru smluv v tomto registru viditelné.

22 – dotaz KÚÚK: V roce 2014 byla uzavřena smlouva s Úřadem pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví (organizační složka státu) na přístup k českým technickým normám ve finanční výši 7000,- Kč. Do dnešního dne bylo uzavřeno (každý půlrok se opakuje) celkem 5 dodatků. Smlouva včetně dodatků je k dnešnímu dni v celkovém plnění 38.500,-Kč. Bude nutné při dovršení částky 50 000,- Kč tuto smlouvu včetně dodatků zveřejnit v Registru smluv nebo se jedná o "Formulářovou smlouvu uzavřenou adhezním způsobem" a není povinnost uveřejnění v Registru smluv?

Odpověď k dotazu:

Právní úprava smluv uzavíraných adhezním způsobem je obsažena v občanském zákoníku - § 1798 a násl.

Cit. § 1798:

(1) Ustanovení o smlouvách uzavíraných adhezním způsobem platí pro každou smlouvu, jejíž základní podmínky byly určeny jednou ze smluvních stran nebo podle jejích pokynů, aniž slabší strana měla skutečnou příležitost obsah těchto základních podmínek ovlivnit.

(2) Použije-li se k uzavření smlouvy se slabší stranou smluvní formulář užívaný v obchodním styku nebo jiný podobný prostředek, má se za to, že smlouva byla uzavřena adhezním způsobem.

K odstavci 1)

Podstata smlouvy uzavřené adhezním způsobem je v tom, že smlouva nevzniká tak, že strany obsah smlouvy ujednávají, ale tím způsobem, že jedna strana předloží druhé hotový text smlouvy a druhá strana má možnost návrh buď přijmout, anebo odmítnout. Právní výklady se intenzivně zabývají vymezením toho, co je základní podmínkou, ale pro naše potřeby je dostačující vědět, že navrhovatel nepřipouští žádné změny veřejně přístupného textu smlouvy nad rámec výslovně týkající se druhé smluvní strany. Vždy platí, že rozhodující je, že podstatná většina smluvního textu je neměnná.

K odstavci 2)

Zakládá vyvratitelnou právní domněnku pro užití tzv. formulářových smluv nebo jiných podobných prostředků, kdy se má za to, že smlouva byla uzavřena adhezním způsobem. Vyvrátit tuto domněnku by mělo být možno důkazem, že přistupující strana (zde Ústecký kraj) měla skutečnou příležitost obsah smluvních podmínek ovlivnit.

Konstatujeme, že jak smlouva z roku 2014 tak i následující dodatky jsou z pohledu občanského zákoníku smlouvami tzv. formulářového typu, tzn., že se na smluvní vztah založený uvedenými smlouvami, resp. dodatky, vztahuje ustanovení § 1798 a násled. občanského zákoníku. Úřad pro technickou normalizaci je nepochybně silnější smluvní stranou, neboť on jediný disponuje možností přístupu k ČSN a klade si za tímto účelem jednoznačné podmínky.

Z pohledu zákona o registru smluv, by takovou skutečností byla založena výjimka z povinnosti uveřejnění smlouvy, včetně dodatků smlouvy, dle § 3 odst. 2 písm. e) pouze v případě, že Úřad pro technickou normalizaci by byl jedním ze subjektů uvedených v tomto ustanovení zákona, tj. byl by:

- veřejná výzkumná instituce nebo veřejná vysoká škola,

- státní podnik nebo národní podnik,

- zdravotní pojišťovna,

- právnická osoba, v níž má stát nebo územní samosprávný celek sám nebo s jinými územními samosprávnými celky většinovou majetkovou účast, a to i prostřednictvím jiné právnické osoby.

Na Úřad pro technickou normalizaci však nedopadá ani jeden z uvedených případů, neboť je správním úřadem založeným zákonem č. 20/1993 Sb. o zabezpečení výkonu státní správy v oblasti technické normalizace, metrologie a státního zkušebnictví, a z pohledu zákona č. 219/2000 Sb., o majetku České republiky a jejím vystupování v právních vztazích, je organizační složkou, a její jednání je jednáním státu. Uvedený úřad není právnickou osobou.

Uvedené znamená, že v daném případě je nutné uveřejnit dodatky smlouvy a smlouvu samotnou v Registru smluv jakmile hodnota předmětu plnění přesáhne částku 50.000,-Kč bez DPH. Poznamenáváme, že se zveřejní dodatek (ten je nositelem ID) a spolu s ním původní smlouva v úplném znění.

23 – dotaz KÚÚK: Musím při modifikaci zveřejňovat i původně správně zveřejněné přílohy nebo mohu modifikovat jen tu chybně zveřejněnou? Ty správné jsou pak v registru vidět dvakrát s různým datem uveřejnění.

Odpověď k dotazu:

Zřejmě modifikací myslíte opravu.

Obecně platí, že byla-li smlouva nebo její příloha zveřejněna chybně, je možné provést v Registru smluv její opravu.

Z hlediska lhůty, ve které má být oprava chybně uveřejněné přílohy v Registru smluv provedena pak do 1. 7. 2017 platí, že musí být uveřejněná smlouva anebo metadata opraveny do 30 dnů ode dne uzavření smlouvy. Uvedené vychází z povinnosti uveřejnění smlouvy (tedy i její přílohy) do 30 dní od uzavření smlouvy (viz § 5 odst. 2 zákona o Registru smluv), neboť právní úprava uvedená v § 7 zákona o registru smluv obsahující přímou lhůtu pro opravy nabývá účinnosti až 1. 7. 2017 (v případě obdobném Vašemu případu se oprava smlouvy bude provádět ve lhůtě 30 dnů ode dne, kdy se dozvíte o tom, že uveřejnění přílohy není souladné se zákonem, pokud jste byli v dobré víře, že uveřejnění je v souladu se zákonem).

Z hlediska uskutečnění opravy v registru smluv je rozhodné, zda chybně zveřejněná příloha smlouvy tvořila se zveřejněnou smlouvou jeden soubor/dokument, či zda byla k ID zveřejněné smlouvy samostatně, ovšem ke stejnému ID, uveřejněna chybná příloha.

Tvoří-li chybná příloha v registru smluv se smlouvou jeden soubor/dokument, provádí se oprava novým uveřejněním celého souboru/dokumentu, který obsahuje smlouvu a opravenou přílohu. Oprava se provádí k původnímu ID. V druhém případě, se provede pouze oprava chybně uveřejněné přílohy.

Systém Registru smluv je vytvořen tak, že odeslaná modifikace bude uložena jako nová verze s tím, že původní verze v Registru smluv zůstává přístupná a je možné se na chybně zadané údaje podívat.

Praktický postup jak provést opravu naleznete v metodickém návodu odboru INF – „Návod na zveřejňování smluv v IS Registru smluv v.1“. Je ke stažení na intranetu – záložka „odbory a oddělení- odbor LP - registr smluv - metodické návody a stanoviska“.

24 – dotaz KÚÚK: Prosím o informaci, jakým způsobem se má postupovat v případě, kdy je smlouva, jež by podléhala uveřejnění, uzavřena před 1. 7. 2016 a poté dojde k uzavření dohody. S touto dohodou se v registru smluv uveřejní i měněná smlouva, ale pod jakými metadaty se bude dohoda zveřejňovat?

Odpověď k dotazu:

V tomto případě se postupuje dle Metodického návodu k aplikaci zákona o registru smluv vydaným Ministerstvem vnitra. Jeho novou verzi 1.3 naleznete na intranetu – odbor legislativně právní – registr smluv – metodické návody a stanoviska.

Jestliže je smlouva, jež by podléhala uveřejnění uzavřena před 1. 7. 2016 a poté dojde k uzavření dohody, uveřejní se v registru smluv s touto dohodou i měněná smlouva. Jako metadata se vyplní metadata původní smlouvy, ke které je dohoda uzavírána, se zohledněním případné změny provedené právě dohodou (např. mění-li dohoda cenu původní smlouvy).

25 – dotaz KÚÚK: Příloha č. 1 Směrnice S-02/2016 v části „Údaje v hlavičce smlouvy s komentářem k znečitelnění“ uvádí, že DIČ je údajem, který se neanonymizuje s odůvodněním, že je vždy dostupné z veřejných zdrojů popř. odvoditelné od IČO. U fyzické osoby podnikající je však DIČ tvořeno CZ + rodné číslo, a pokud tato osoba není registrována u finančního úřadu jako plátce DPH (ale registrovala se pouze jako plátce daně z příjmu) není její DIČ z veřejných zdrojů dostupné. Z tohoto důvodu žádáme o vyjádření, zda v těchto případech nemá být DIČ také předmětem anonymizace?

Odpověď k dotazu:

Jestliže je fyzická osoba podnikající registrována u finančního úřadu, jako plátce DPH je DIČ součástí veřejně přístupného registru plátců DPH. Údaje v něm obsažené již nemusíte anonymizovat, neboť jejich uveřejním v rejstříku smluv, dochází ze strany Ústeckého kraje k uveřejnění osobních údajů v souladu s § 5 odst. 2 písm. d) zákona č. 101/2000 Sb., tedy uveřejňujete oprávněně zveřejněné osobní údaje v souladu se zvláštním právním předpisem.

Jestliže je fyzická osoba podnikající registrována pouze jako plátce daně z příjmu a její DIČ tak není z veřejných zdrojů dostupné, je zapotřebí jej znečitelnit. Upozorňujeme ale, že v těchto případech, kdy se do smlouvy doplňují údaje, které nejsou nutné (DIČ fyzické osoby podnikající, která je registrována pouze jako plátce daně z příjmu), je třeba při jejich znečitelnění postupovat individuálně. Nelze předpokládat, že tyto případy budou řešeny metodikou nebo vnitřním předpisem. Doporučujeme tedy DIČ v tomto případě neuvádět, neboť i dle vyjádření ekonomického odboru toto není potřebné, a pokud ano, je třeba jej znečitelnit.

26 – dotaz KÚÚK: Rada Ústeckého kraje rozhodla o uzavření Smlouvy o výpůjčce 4.

5. 2016 s městem Roudnice n/L. na výpůjčku spoluvlastnického podílu 1/2 pozemku (Ústecký kraj vlastní druhou polovinu pozemku). Celková výměra pozemku je 1310 m2. Jedná se tedy o nepeněžní plnění. Jak máme stanovit hodnotu předmětu výpůjčky - jako cenu tržní za 1/2. Pokud bude hodnota nad 50 tis., musí se tedy zveřejnit, což ale neodpovídá znění smlouvy, která byla předložena Radě Ústeckého kraje. Vzhledem k tomu, že město uvedlo do textu smlouvy chybné datum zveřejnění, záměr výpůjčky zveřejnilo znovu až po projednání v orgánech kraje, nebylo možné smlouvu podepsat do 30. 6. 2016. Dále je ve smlouvě uvedeno, že nabývá platnosti a účinnosti dnem jejího uzavření, což byl předpoklad, že k podpisu smlouvy do 30. 6. 2016 dojde. Musí být znění smlouvy znovu předloženo Radě Ústeckého kraje s opraveným datem zveřejnění a účinností zveřejněním v registru smluv?

Odpověď k dotazu:

Hodnotu předmětu smlouvy je třeba znát ze dvou důvodů:

a) jedná se o jedno z povinných metadat o uveřejňované smlouvě (cena uvedená ve smlouvě, nebo určitelná hodnota předmětu smlouvy),

b) při uplatnění výjimky dle § 3 zákona o registru smluv (smlouvy do 50.000,- bez DPH se neuveřejňují).

Hodnotou předmětu smlouvy je u nepeněžitého plnění tržní cena předmětu plnění (tedy hodnota dané věci v místě a čase obvyklá). Hodnota předmětu smlouvy u výpůjčky není nulová, i když se jedná o smlouvu s nepeněžitým plněním. Obecně bez dalšího lze konstatovat, že se hodnota předmětu smlouvy v zásadě rovná tržní ceně nájmu.

Je-li hodnota předmětu smlouvy zjistitelná s obtížemi, nebo je zjištění nejisté, je doporučeno smlouvu uveřejnit. V případě, že hodnotu předmětu nelze určit, pak se metadata nevyplňují.

Účinnost smlouvy je podmíněna uveřejněním v registru smluv až od 1. 7. 2017 – viz § 10 zákona o registru smluv. Platnost a účinnost smlouvy tedy zůstává dnem jejího uzavření. Znění smlouvy z důvodu uveřejnění v registru smluv nemusí být měněno. To se týká taktéž obecného ustanovení o zveřejnění smluv, které v současné době obsahují vzory smluv. I bez tohoto ujednání o uveřejnění, je smlouva uveřejňována na základě zákonné povinnosti.

Pokud se jedná o nesprávně uvedené datum zveřejnění záměru na úřední desce půjčitele, tak tuto skutečnost lze posoudit jako chybu v psaní, zvláště opírá-li se toto o objektivně zjistitelnou skutečnost (tj. skutečný datum zveřejnění vyznačený na záměru). Dle našeho názoru není třeba z tohoto důvodu předkládat opět smlouvu k projednání radě kraje.

27 – dotaz KÚÚK: Dne 9. 8. 2016 byl nahrán do registru smluv dodatek č. 6 ke smlouvě z roku 2015. Nyní budeme nahrávat dodatky předcházející včetně smlouvy. Musím každý dodatek nahrát zvlášť a poslat ke zveřejnění jednotlivě nebo mohu dodatky poslat všechny najednou v jednom kroku? Každý dodatek smlouvy byl uzavřen samozřejmě v jiný den a obsahuje jinou částku. Musí se měnit u každého dodatku tím pádem metadata?

Odpověď k dotazu:

K dodatku č. 6, který byl uzavřen po 1. 7. 2016 a je již uveřejněn v registru smluv, je třeba zveřejnit v registru smluv i smlouvu a její dodatky č. 1 až 5 uzavřené před 1. 7. 2016. V tomto případě je možno zveřejnění smlouvy a jejích dodatků č. 1 až 5 provést najednou, tzn. připravit je ke zveřejnění v jediném souboru jako jeden dokument. Smlouva a její dodatky č. 1 až 5 (jeden dokument) se nyní musí uveřejnit k dodatku č. 6 smlouvy a to k ID (identifikátor smlouvy), které dodatek č. 6 získal svým uveřejněním v registru smluv. Smlouva a dodatky č. 1 až 5 (jeden dokument) se uveřejní s metadaty podle smlouvy. Uvedená metadata se však musí upravit tak, aby odpovídala stavu smlouvy po změnách provedených dodatky č. 1 až 5., s tím, že v kolonce „datum uzavření smlouvy“ bude uveden den, kdy byla smlouva uzavřena.

Protože smlouva a její dodatky byly uzavřeny před 1. 7. 2016, nemusí být při jejich uveřejnění splněny požadavky na uveřejnění v otevřeném a strojově čitelném formátu.

28 – dotaz KÚÚK: Rada Ústeckého kraje rozhodla o uzavření smlouvy o výpůjčce pozemků s fyzickou osobou, která si o výpůjčku požádala a i návrh smlouvy byl ze strany žadatele odsouhlasen na fyzickou osobu. Pozemky však potřebuje pro realizaci stavby (komunikace), která má být napojena na provozovnu, jejíž je provozovatelem i vlastníkem. I když se smlouvy s fyzickými osobami nezveřejňují v registru smluv, jedná se nám o to, zda ji nemáme zveřejnit jako smlouvu uzavřenou s podnikající fyzickou osobou.

Odpověď k dotazu:

Podstatné pro aplikaci výjimky dle § 3 odst. 2 písm. a) zákona o registru smluv je skutečnost, zdali smlouva vznikla v rámci právního jednání s fyzickou osobou, která jedná mimo rámec své podnikatelské činnosti nebo zdali jednání je činěno v souvislosti s její podnikatelskou činností. V tomto případě se jedná o podnikatele (ověřeno v ARES), takže nelze výjimku aplikovat bez dalšího jen s ohledem na to, že přiložené dokumenty, tj. žádost a územní rozhodnutí jsou vydány fyzické osobě (uvedení rodného čísla).

Podstatné je právní jednání v souvislosti s podnikatelskou činností a o to se jedná nepochybně, neboť na posledním listu smlouvy je připojeno razítko (název, IČ, DIČ…), kterým podnikatel toto dává výslovně najevo. Výjimka dle § 3 odst. 2 písm. a) zákona o registru smluv je tedy neaplikovatelná. Je však třeba zvážit, zdali je aplikovatelná jiná výjimka, např. dle § 3 odst. 2 písm. i) zákona o registru smluv, tj. je-li výše hodnoty předmětu smlouvy 50.000,- Kč bez daně z přidané hodnoty nebo nižší.

Ohledně stanovení hodnoty předmětu smlouvy odkazujeme na vnitřní předpis popř. metodiku ministerstva vnitra.

29 – dotaz KÚÚK: Odbor sociálních věcí pořádá akci "Setkání pěstounů", které se zúčastní pěstouni a děti (cizí účastníci) a zaměstnanci Krajského úřadu Ústeckého kraje. Z tohoto důvodu byly vystaveny dvě objednávky na jednu akci a stejného dodavatele (ubytování a strava). Částka 58.520,- Kč včetně DPH (pěstouni) bude hrazena z rozpočtu odboru sociálních věcí, 3.600,- Kč včetně DPH bude hrazeno z rozpočtu odboru kanceláře ředitele. Následně budou vystaveny dodavatelem dvě faktury. Celkové náklady za ubytování a stravu činí 62.120,- Kč včetně DPH. Je možné tuto akci rozdělit na dvě objednávky (58.520,- vystaví SV, 3.600,- Kč vystaví KŘ) nebo je nutné se řídit registrem smluv a postupovat dle Směrnice č. 5/2015, kterou se vydávají standardní vzory smluv - příloha č. 11 - Smlouva místo objednávky nad 50 000,- Kč? Tedy smlouva by v tomto případě měla hodnotu 62 120,- Kč.

Odpověď k dotazu:

Předmět plnění, tj. ubytování a strava všech účastníků (včetně zaměstnanců KÚ), bude poskytován k realizaci jedné akce – „Setkání pěstounů“ přičemž není rozhodné, že částka bude hrazena z rozpočtů dvou odborů. Podstatnou je skutečnost, že se jedná o rozpočet Ústeckého kraje. V dotazu není uvedeno, zdali se jedná o jednu nebo více veřejných zakázek (např. ubytování, stravování … samostatně), což by mohlo mít vliv na vystavení více objednávek. Neexistuje-li objektivní důvod pro rozdělení veřejné zakázky, není taktéž dán objektivní důvod pro vystavení dvou objednávek (smluv).

Podstatné také je, jaká je hodnota předmětu smlouvy BEZ DPH (v dotazu je uvedena pouze hodnota včetně DPH). Pokud bude vyšší než 50.000,- Kč bez DPH, je potřeba smlouvu uveřejnit v registru smluv.

Nejsou-li tedy dány objektivní důvody pro rozdělení veřejné zakázky, mělo by být zajištění řešených služeb realizováno jednorázově, a to smlouvou, jejíž vzor je uveden jako příloha číslo 11 Směrnice č. 5/2015, kterou se vydávají standardní vzory smluv. Pokud však již byly objednávky vystaveny a akceptovány, nebo jsou dány objektivní důvody pro rozdělení plnění veřejné zakázky doporučujeme, aby každá objednávka a její akceptace byla uveřejněna pod jedním ID (identifikátor) v registru smluv.

30 – dotaz KÚÚK: V rámci projektu jsou uzavřené partnerské smlouvy, kde partneři mají finanční spoluúčast. Tyto smlouvy byly zveřejněny v registru smluv. Partneři projektu svou formou nespadají do výčtu dle zákona o registru smluv (§ 2). Jsou uvedené subjekty povinni zveřejňovat smlouvy uzavřené v rámci projektu s dodavateli, kteří svou formou též nespadají do výše uvedeného paragrafu?

Odpověď k dotazu:

Zákonem č. 340/2015 Sb., o registru smluv byly stanoveny subjekty (§ 2 zákona o registru smluv), jež mají povinnost uveřejňovat smlouvy prostřednictvím registru smluv, pokud na ně nespadá některá z výjimek uvedená v § 3 tohoto zákona.

Ve vašem případě, po upřesnění informací, níže uvádíme partnery, kteří mají uzavírat smlouvy:

1) White Light I, z.ú.

2) Člověk v tísni, o.p.s.

3) Krajská hospodářská komora Ústeckého kraje

4) OMNI TEMPORE o.p.s.

5) DŮM ROMSKÉ KULTURY o.p.s

6) PRO LITVÍNOV, o.p.s.

7) Hospodářská a sociální rada Ústeckého kraje

8) Most k naději, z.s.

9) Úřad práce České republiky – partner bez finančního příspěvku

10) Evropská obchodní akademie Děčín I, ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇ ▇, příspěvková organizace

11) WomenNet o.s.

Ze shora uvedených partnerů dopadá povinnost uveřejnit smlouvu v registru smluv na subjekty:

- Evropská obchodní akademie Děčín I, ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇ ▇, příspěvková organizace – dle § 2 odst. 1 písm. h), zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv,

- Úřad práce České republiky – dle § 2 odst. 1 písm. a), zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv – v tomto případě, kdy Úřad práce České republiky je partnerem bez finančního příspěvku, se smlouva neuveřejní. Uveřejnila by se v případě, pokud by výše hodnoty předmětu smlouvy činila více jak 50.000,- Kč bez DPH a nevztahovala se na ni žádná z dalších výjimek z povinnosti uveřejnění.

Na ostatní subjekty se povinnost uveřejnit smlouvy v registru smluv nevztahuje. Avšak v případě, kdy některý ze subjektů, na kterého nespadá povinnost uveřejňovat smlouvy v registru smluv, uzavře smlouvu se subjektem, na kterého tato povinnost dopadá a zároveň nebude smlouva spadat pod výjimky z povinnosti uveřejnění (§ 3 zákona o registru smluv), pak se tato smlouva v registru smluv uveřejní.

31 – dotaz KÚÚK: Je povinností subjektů povinných dle § 2 zákona o registru smluv, zveřejňovat nájemní smlouvy, ve kterých není uvedená celková hodnota nájmu, ale pouze měsíční plnění např. 10 tis. Kč na dobu neurčitou či určitou? V tomto případě realizace projektu trvá 29 měsíců, některé smlouvy jsou uzavřeny pouze na dobu trvání tohoto projektu, jiné smlouvy jsou uzavřeny na dobu neurčitou. Sčítají se tedy měsíční plnění těchto smluv či nikoli?

Odpověď k dotazu:

Subjekty uvedené v § 2 zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv mají povinnost uveřejnit nájemní smlouvy, pokud na ně nespadá některá z výjimek uvedená v § 3 tohoto zákona. Dle metodik

zveřejněných Ministerstvem vnitra se v tomto případě, kdy je ve smlouvách uvedeno pouze měsíční plnění, nikoliv celková hodnota nájmu, měsíční plnění sčítá.

Realizace projektu potrvá 29 měsíců, v případě uzavření nájemní smlouvy na dobu trvání tohoto projektu se hodnota předmětu smlouvy určí násobkem jednotlivého plnění (v tomto případě měsíčního) a počtem let (popřípadě měsíců) trvání smlouvy.

Jestliže je uzavřena nájemní smlouva na dobu neurčitou, lze pro určení hodnoty předmětu smlouvy použít zákon č. 151/1997 Sb., o oceňování majetku, jako obecný právní předpis pro oceňování, který počítá s oceňováním majetkových práv v horizontu 5 let.

V případě pochybností hodnoty předmětu smlouvy je doporučeno smlouvu v registru smluv uveřejnit.

32 – dotaz KÚÚK: Jak máme postupovat v případě, kdy se již uveřejnila smlouva v registru smluv, ale je potřeba provést opravu v anonymizaci osobních údajů. Má se v tomto případě provést její modifikace, avšak původní smlouva se špatnou anonymizací (viditelnými osobními údaji), zůstane stále přístupná, nebo se má provést její znepřístupnění a smlouvu nahrát do registru smluv znovu? A jak se bude postupovat od 1. 7. 2017, kdy již dojde k plnění mezi smluvními stranami? Bude se moci daná smlouva v případě např. špatné anonymizace v registru smluv znepřístupnit a opětovně uveřejnit, aniž by to mělo vliv na její účinnost?

Odpověď k dotazu:

Dle sdělení Ministerstva vnitra je vhodné užít možnosti "Zrušit zveřejnění". Tím smlouvu, ve které nejsou znečitelněny osobní údaje z registru smluv, odstraníte. Anonymizovanou smlouvu pak uveřejníte znovu. Účinky uveřejnění (po 1. 7. 2017) lze vázat na původní smlouvu; pro prokázání této skutečnosti lze užít potvrzení o uveřejní a také doporučujeme si vyhotovit print screen obrazovky.

33 – dotaz KÚÚK: Prosím o vyjádření k problematice týkající se uveřejňování smluv (dohod) o projektovém partnerství v registru smluv, ve kterých je Ústecký kraj zastoupen jako příjemce dotace (vedoucí partner) nebo jako projektový partner. Jedná se o zveřejnění Smlouvy o partnerství s finanční spoluúčastí mezi Ústeckým krajem a Inovačním centrem Ústeckého kraje, z.s. (ICUK) v rámci projektu Smart akcelerátor pro Ústecký kraj, ve kterém je Ústecký kraj příjemcem dotace a ICUK partnerem projektu. Jedná se o smlouvu nastavující podmínky partnerství v projektu mezi výše zmíněnými subjekty včetně způsobu nastavení financování aktivit projektu. Finanční prostředky na realizaci projektu budou poskytnuty Ústeckému kraji (příjemci) formou finanční podpory z Operačního programu Věda, výzkum a vzdělávání (OP VVV). Část finančních prostředků bude následně na základě partnerské smlouvy převáděna na projektový účet ICUK (partner). Následně bude ICUK převážnou část aktivit realizovat, kdy bude uzavírat příslušné smlouvy, na základě kterých bude probíhat peněžité plnění. Ústecký kraj bude tedy na základě partnerské smlouvy provádět transfer finančních prostředků, nebude se dle našeho názoru jednat o peněžité nebo nepeněžité plnění tak jak popisuje směrnice č. S-02/2016 čl. ▇▇. ▇▇▇▇ se tedy i této smlouvy povinnost zveřejnění v registru?

Odpověď k dotazu:

V případě uzavření partnerské smlouvy mezi Ústeckým krajem a Inovačním centrem Ústeckého kraje, z.s., kdy Ústecký kraj má na základě této smlouvy provádět transfer finančních prostředků, se smlouva v registru smluv uveřejní, pokud na ni nedopadá některá z výjimek z povinnosti uveřejnění, jež zákon č. 340/2015 Sb., o registru smluv specifikuje ve svém § 3 odst. 2.

Zde by přicházela v úvahu snad jedině možnost výjimky pro smlouvu, jejíž výše hodnoty předmětu je 50.000,- Kč bez DPH nebo nižší. V tomto případě však (po telefonickém upřesnění dotazu) bude výše poskytnutých finančních prostředků více jak 50.000,- Kč bez DPH. V takovém případě se partnerské smlouvy týká povinnost uveřejnění v registru smluv. Také připomínáme zásadu, že v případě jakékoliv pochybnosti o povinnosti uveřejnění, se smlouva v registru smluv uveřejňuje.

34 – dotaz KÚÚK: Prosím o vyjádření k problematice týkající se uveřejňování smluv (dohod) o projektovém partnerství v registru smluv, ve kterých je Ústecký kraj zastoupen jako příjemce dotace (vedoucí partner) nebo jako projektový partner. Dne 27. 6. 2016 zastupitelstvo Ústeckého kraje na základě usnesení č. 33/30Z/2016 rozhodlo o uzavření Dohod o projektovém partnerství v rámci projektů meziregionální spolupráce Interreg Europe: 1. PURE COSMOS - Úloha veřejné správy při podpoře konkurenceschopnosti malých a středních podniků, 2. SIE - Internacionalizace malých a středních podniků. Dne 1. 7. 2016 byly Dohody podepsány p. hejtmanem. PURE COSMOS - Z důvodu zajištění podpisů všech ostatních partnerů a Lead partnera jsme čekali, až bude Dohoda podepsána všemi zúčastněnými stranami. Vedoucího partnera jsme upozorňovali na okamžité zaslání smlouvy ihned po podpisu, neboť jsme počítali s povinností uveřejnění v Registru smluv a s daným termínem uveřejnění do 30 dnů. Dne 17. 8. 2016 jsme od Vedoucího partnera obdrželi podepsanou Dohodu o projektovém partnerství v elektronické podobě, kde je datum posledního podpisu Vedoucího partnera 12. 7. 2016 (v našem případě z pohledu Registru smluv jsme tudíž nesplnili stanovenou lhůtu). V současném systému a dosavadní praxi podpisu tohoto typu smluv, kdy smlouvy, jejíž strany mohou zahrnovat, až 10 partnerů probíhají jednotlivě v každé zemi zvlášť s podpisy na samostatném listě každého partnera, nejsme schopni zajistit kompletní podepsanou smlouvu ve stanoveném termínu. Předmětem smlouvy jsou práva a povinnosti partnerů při realizaci projektu, každý partner má svůj rozpočet a vlastní plnění probíhá až na základě uzavíraných smluv s dodavateli u každého partnera. Opět se domníváme, že na základě této dohody nedochází k peněžitému nebo nepeněžitému plnění ve smyslu zákona o registru smluv. Důsledek neplatnosti této smlouvy od 1. 7. 2017 v případě neuveřejnění bude zřejmě neaplikovatelný.

Odpověď k dotazu:

V případě způsobu uveřejnění smlouvy v registru smluv, se postupuje dle zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv, a to tak, že: „Osoba uvedená v § 2 odst. 1 nebo smluvní strana smlouvy zašle smlouvu správci registru smluv k uveřejnění prostřednictvím registru smluv bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 30 dnů od uzavření smlouvy.“

Obecně lze konstatovat, že na nesplnění lhůty 30 dní pro uveřejnění smlouvy v registru smluv není zákonem o registru smluv stanovena žádná sankce. Dohodu o projektovém partnerství je potřeba uveřejnit v registru smluv bez zbytečného odkladu od okamžiku jejího uzavření, v tomto případě od okamžiku, kdy se poprvé dovíte, že byla uzavřena.

Poznamenáváme, že zákon o registru smluv dále ve svém § 7 odst. 1 uvádí, že: „Nebyla-li smlouva, která nabývá účinnosti nejdříve dnem uveřejnění, uveřejněna prostřednictvím registru smluv ani do 3 měsíců ode dne, kdy byla uzavřena, platí, že je zrušena od počátku.“ Ustanovení § 7 zákona o registru smluv, které udává maximální lhůtu pro zveřejnění 3 měsíce ode dne, kdy byla smlouva uzavřena, se však použije poprvé pro smlouvy uzavřené od 1. 7. 2017.

35 – dotaz KÚÚK: Jak správně do metadat zadávat cenu, konkrétně částku bez DPH/s DPH? V případě poskytnutí dotace je subjektu poskytnuta částka, kterou její příjemce použije na úhradu nákladů bez DPH, nebo nákladů s DPH, podle toho, zda je či není plátcem DPH.

Odpověď k dotazu:

Dotace nejsou (s výjimkou dotace k ceně) zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty výslovně upraveny. Je tomu tak proto, že dotace už ze své podstaty nejsou předmětem této daně. Ve smyslu ustanovení § 2 zákona o dani z přidané hodnoty, je ve zkratce předmětem daně dodání zboží, poskytnutí služby nebo převod nemovitosti. Předmětem daně z přidané hodnoty však není přijetí finančních prostředků.

Přidělením a přijetím dotace nedochází k dodání zboží či poskytnutí služby, a proto je z pohledu zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty dotace pouhým převodem finančních prostředků. Z tohoto důvodu není předmětem daně a z tohoto důvodu také není nikde uváděna v přiznání k dani z přidané hodnoty.

Z výše uvedených důvodů tedy doporučujeme, v případě poskytnutí dotace, uvést poskytnutou částku při vyplňování metadat do kolonky „Částka bez DPH“.

36 – dotaz KÚÚK: Jak správně uvádět metadata "identifikace smluvních stran" u fyzické osoby podnikající? Příloha Směrnice č. 2/2016 uvádí povinnost u fyzické osoby podnikající anonymizovat ve smlouvě sídlo. Má být tedy v tomto případě i do metadat zadán pouze název a IČO subjektu a nikoli již sídlo (při převodu EZOP se vyplňuje automaticky), které je dle metodického návodu Ministerstva vnitra údajem, který nemusí být obligatorně vyplněn?

Odpověď k dotazu:

Ano, v případě fyzické osoby podnikající se postupuje dle Směrnice č. 2/2016, kterou se stanoví jednotný postup při evidenci a uveřejňování smluv v registru smluv a její přílohy č. 1. Sídlo fyzické osoby podnikající se tedy anonymizuje a jako metadata se nevyplňuje. Aby nedocházelo k automatickému zadávání metadat v systému EZOP, je při jejich vyplňování potřeba v takovém případě nepoužívat inteligentní formulář (který je propojen se základními registry), ale data je potřeba vyplnit ručně.

37 – dotaz KÚÚK: Uveřejňují se smlouvy v registru smluv s firmou ČEZ Distribuce, a.s.? Podle našeho názoru se na tuto firmu nevztahuje výjimka dle § 3 odst. 2 písm.

h) zákona č. 340/2015 Sb., protože na burze jsou kotovány akcie její mateřské společnosti ČEZ a.s., nikoliv ČEZ Distribuce, a.s.

Odpověď k dotazu:

V registru smluv se uveřejní smlouva, pokud na ni nedopadá některá z výjimek z povinnosti uveřejnění, jež zákon č. 340/2015 Sb., o registru smluv specifikuje ve svém § 3 odst. 2.

Jediným akcionářem společnosti ČEZ Distribuce, a.s. je společnost ČEZ, a.s., => jedná se tedy o společnost, v níž má stát většinovou majetkovou účast, a to i prostřednictvím jiné právnické osoby, avšak cenné papíry společnosti ČEZ Distribuce, a.s. nebyly přijaty k obchodování na regulovaném trhu nebo evropském regulovaném trhu.

V tomto případě se tedy výjimka dle § 3 odst. 2 písm. h), zákona o registru smluv na společnost ČEZ Distribuce, a. s. nevztahuje. Smlouva se tedy uveřejní v registru smluv, pokud na ni nedopadá některá z dalších výjimek z povinnosti uveřejnění dle zákona o registru smluv.

38 – dotaz KÚÚK: Co si představit pod pojmem "smlouva uzavíraná s fyzickou osobou mimo výkon jejího podnikání"? Je to fyzická osoba, která má IČ, a která dostane dotaci na projekt, jehož realizace nespadá do jejího předmětu podnikání, tzn., nemá na tuto činnost živnostenské oprávnění? Nebo je to fyzická osoba bez IČ?

Odpověď k dotazu:

V zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv je pod § 3 odst. 2 písm. a) uvedena výjimka z povinnosti uveřejnění, jež se vztahuje na „smlouvu vzniklou v rámci právního jednání s fyzickou osobou, která jedná mimo rámec své podnikatelské činnosti; to neplatí, jde-li o převod vlastnického práva osoby uvedené v § 2 odst. 1 k hmotné nemovité věci.“ První část této výjimky, tedy uveřejnit smlouvu v registru smluv s fyzickou osobou, která jedná mimo rámec své podnikatelské činnosti, je potřeba chápat tak, že se vztahuje na smlouvy s fyzickými osobami, které jsou podnikateli, avšak v daném případě předmět smlouvy nesouvisí s výkonem jejich podnikatelské činnosti (FO pak v takovém případě však nemůže být ve smlouvě identifikována jako podnikatel – neuvádí se IČ, neuvádí se sídlo, ale adresa trvalého pobytu). Uvedená výjimka se dále aplikuje i na smlouvy s osobami, jež podnikateli vůbec nejsou.

Jedná se tedy o fyzické osoby, které nevyvíjejí podnikatelkou činnost a nemají tak přidělené IČO a fyzické osoby podnikající, které mají přidělené IČO, avšak uzavíraná smlouva se nevztahuje k jejich podnikatelské činnosti.

Upozorňujeme na to, aby byla důsledně kontrolována smlouva uzavíraná s fyzickou osobou mimo výkon její podnikatelské činnosti, protože jsme se již setkali s případy, kdy sice správně v hlavičce byly vyplněny údaje nepodnikatelské osoby, ale v závěru u podpisu (tj. tam kde osoba stvrzuje své právní jednání) bylo fyzickou osobou přidáno razítko se svými podnikatelskými údaji.

39 – dotaz KÚÚK: Mezi Ústeckým krajem a Českou republikou – Hasičským záchranným sborem Ústeckého kraje bude uzavřena darovací smlouva. Tato smlouva bude však platná až vystavením schvalovací doložky Ministerstva vnitra. V zákoně o registru smluv je dle § 5 odst. 2 ustanovena povinnost uveřejnit smlouvu v registru smluv nejpozději do 30 dnů od uzavření smlouvy. Má se tedy smlouva uveřejnit před nebo po získání schvalovací doložky (kterou ale také nemusíme vůbec získat a smlouva se pak ruší od počátku)?

Odpověď k dotazu:

V případě lhůty k uveřejnění smlouvy v registru smluv, se postupuje dle zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv, a to tak, že: „Osoba uvedená v § 2 odst. 1 nebo smluvní strana smlouvy zašle smlouvu správci registru smluv k uveřejnění prostřednictvím registru smluv bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 30 dnů od uzavření smlouvy.“

Obecně lze konstatovat, že na nesplnění lhůty 30 dní pro uveřejnění smlouvy v registru smluv není zákonem o registru smluv stanovena žádná sankce. Z případného nekonání či opomenutí této povinnosti ze zákona o registru smluv neplynou žádné negativní důsledky (samozřejmě s výjimkou toho, že pro smlouvu uzavřenou 1. července 2017 nebo později platí, že není-li uveřejněna v registru smluv, není účinná).

Poznamenáváme, že zákon o registru smluv dále ve svém § 7 odst. 1 uvádí, že: „Nebyla-li smlouva, která nabývá účinnosti nejdříve dnem uveřejnění, uveřejněna prostřednictvím registru smluv ani do 3 měsíců ode dne, kdy byla uzavřena, platí, že je zrušena od počátku.“ Ustanovení § 7 zákona o registru smluv, které udává maximální lhůtu pro zveřejnění 3 měsíce ode dne, kdy byla smlouva uzavřena, se však použije poprvé pro smlouvy uzavřené od 1. 7. 2017.

Platnost smlouvy uzavřené mezi Ústeckým krajem a Českou republikou – Hasičským záchranným sborem Ústeckého kraje je v tomto případě podmíněna schválením příslušného ministerstva, jež je dáno ust. § 22 ve spojení s ust. § 44 odst. 4 zákona č. 219/2000 Sb., o majetku České republiky a jejím vystupování v právních vztazích, ve znění pozdějších předpisů. Nebude-li smlouva schválena, ruší se od počátku. Z tohoto důvodu se smlouva uveřejní v registru smluv, až po získání schvalovací doložky Ministerstva vnitra, kterou se smlouva stane platnou.

40 – dotaz KÚÚK: V rámci programu Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy - Podpora soutěží a přehlídek v zájmovém vzdělávání pro školní rok 2015/2016 byly uzavřeny smlouvy o poskytnutí neinvestiční dotace. Jednotlivé smlouvy o poskytnutí neinvestiční dotace v konkrétních částkách (o jejich výši bylo rozhodnuto Radou Ústeckého kraje) uzavřené mezi Ústeckým krajem – Krajským úřadem Ústeckého kraje jako poskytovatelem dotace a jednotlivými příspěvkovými organizacemi jako příjemci dotace, byly uzavřeny dne 9. 3. 2016. Mají se tyto smlouvy uveřejnit dle zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv, nebo dle zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů?

Odpověď k dotazu:

V tomto případě na uvedené smlouvy o poskytnutí neinvestiční dotace nedopadá povinnost uveřejnění v registru smluv vyplývající ze zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), neboť tyto smlouvy byly uzavřeny dne 9. 3. 2016, tj. před datem nabytí účinnosti tohoto zákona.

Na smlouvy uzavřené mezi Ústeckým krajem jako poskytovatelem dotace, a příjemci neinvestičních dotací – jednotlivými příspěvkovými organizacemi, jejichž zřizovatelem je obec, se vztahuje povinnost jejich zveřejnění ve smyslu ust. § 10d odst. 1 zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, jelikož tyto smlouvy byly uzavřeny po datu 1. 7. 2015 a zároveň všemi takovými smlouvami byla Ústeckým krajem poskytnuta dotace vyšší než 50.000,- Kč. Tyto smlouvy mají být dle shora citovaného ustanovení zveřejněny nejméně 3 roky ode dne jejich zveřejnění.

41 – dotaz KÚÚK: Mám dotaz ohledně zveřejňování smluv. Zejména se jedná o smlouvy o bezúplatném převodu, darovací smlouvy a smlouvy o výpůjčkách a to v obou směrech (z Ústeckého kraje na naší p. o. a z naší p. o. na Ústecký kraj). Co je podmínkou ke zveřejnění těchto smluv?

Odpověď k dotazu:

Smlouvy o bezúplatném převodu, darovací smlouvy a o smlouvy o výpůjčkách se v registru smluv uveřejňují, jestliže výše hodnoty předmětu smlouvy je vyšší než 50 tis. Kč bez DPH.

Na uvedené smlouvy, uzavírané s příspěvkovými organizacemi, jejichž zřizovatel je Ústecký kraj, se nevztahuje žádná z dalších výjimek zákona.

Hodnotou předmětu smlouvy je u nepeněžitého plnění tržní cena předmětu plnění (tedy hodnota dané věci v místě a čase obvyklá). Hodnota předmětu smlouvy u výpůjčky není nulová, i když se jedná o smlouvu s nepeněžitým plněním. Obecně bez dalšího lze konstatovat, že se hodnota předmětu smlouvy v zásadě rovná tržní ceně nájmu. Je-li hodnota předmětu smlouvy zjistitelná s obtížemi, nebo je zjištění nejisté, je doporučeno smlouvu uveřejnit. V případě, že hodnotu předmětu nelze určit, pak se metadata nevyplňují.

42 – dotaz KÚÚK: Dovolujeme si Vás oslovit ve věci podmínek zapsání smluv do registru smluv. Jmenovitě se nám jedná o smlouvy na TBC (ochrana proti šíření nemoci a očkování). Smlouvy jsou uzavírány podle § 45 zákona č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví a změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a vyhlášky Ministerstva zdravotnictví č. 224/2002 Sb., kterou se stanoví rozsah činností zdravotnických zařízení v oblasti zabránění vzniku, rozvoje a šíření tuberkulózou, které nejsou hrazeny z veřejného zdravotního pojištění. Tyto smlouvy nemají pevně stanovenou finanční částku plnění, vždy žádáme ex post o podporu ze státního rozpočtu na úhradu doložených nákladů od jednotlivých poskytovatelů za dané období (čtvrtletí). Poté co nám ministerstvo vyúčtovanou částku převede, uhradíme ji poskytovateli. Finanční částky se načítají za celé období platnosti smlouvy a přesáhnou/přesahují částku 50 tis. Kč. Smlouvy jsou uzavřeny na dobu neurčitou, pouze dva poskytovatelé zdravotních služeb mají uzavřeny smlouvy uzavřené do 31. 12. 2016. U těchto poskytovatelů budou dodatkem prodlouženy platnosti smluv také na dobu neurčitou. A díky dodatku uzavíranému nyní, by mělo dojít ke zveřejnění celé smlouvy…? Problém spatřujeme v tom, že neznáme přesnou částku plnění, protože se v čase mění (viz postup při úhradách nákladů). Současně jsme neidentifkovali, jestli je možno na tyto smlouvy použít některou z výjimek z povinnosti uveřejnění podle zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších předpisů?

Odpověď k dotazu:

K Vašemu dotazu sdělujeme následující:

1. Na Váš případ nedopadá výjimka dle § 3 odst. 2 písm. k) zákona, neboť předmětem plnění jsou úhrady za činnost, která je odlišná od zdravotních služeb hrazených z veřejného zdravotního pojištění, a není ani smlouvou o úhradě léčivých přípravků obsahujících očkovací látky pro pravidelná očkování podle antigenního složení očkovacích látek stanoveného Ministerstvem zdravotnictví podle zákona o ochraně veřejného zdraví, které jsou uveřejňovány podle zákona o veřejném zdravotním pojištění.

2. Jestliže je smlouva, jež by podléhala uveřejnění uzavřena před 1. 7. 2016 a poté dojde k uzavření dohody (dodatku), uveřejní se v registru smluv s touto dohodou i měněná smlouva. Jako metadata se vyplní metadata původní smlouvy, ke které je dohoda uzavírána, se zohledněním případné změny provedené právě dohodou/dodatkem (např. mění-li dohoda cenu původní smlouvy). Uvedené znamená, že v daném případě je nutné uveřejnit dodatek smlouvy a smlouvu samotnou v Registru smluv jestliže hodnota předmětu plnění přesáhne/přesáhla částku 50.000,-Kč bez DPH (v dotazu uvádíte, že tato částka

„.přesáhne/přesahují částku 50 tis. Kč…“). Poznamenáváme, že se zveřejní dodatek (ten je nositelem ID) a spolu s ním původní smlouva v úplném znění.

3. Pokud hodnota plnění ze smlouvy doposud nepřesáhla částku 50 tis. Kč bez DPH ale je předpoklad, že ji přesáhne v době trvání smluvního vztahu, doporučujeme Vám dodatek spolu se smlouvou v registru smluv uveřejnit. Pro případ, že byste si nebyli jisti, zda hodnota plnění opravdu překročí částku 50 tis. Kč bez DPH, doporučujeme Vám dodatek spolu se smlouvou v registru smluv uveřejnit.

4. Smlouvy uzavřené před 1. 7. 2016 nemusí dle metodiky Ministerstva vnitra ČR a Směrnice č. 2/2016, kterou se stanoví jednotný postup při evidenci a uveřejňování smluv v registru smluv, splňovat podmínky kladené na formát registrované smlouvy. Tedy nemusí být

odesílány do registru smluv v otevřeném a strojově čitelném formátu. Na takovou smlouvu se však vztahuje povinnost provedení znečitelnění údajů (anonymizace) v plném rozsahu. Dodatek smlouvy, uzavíraný po 1. 7. 2016 musí být uveřejněn v otevřeném a strojově čitelném formátu.

43 – dotaz KÚÚK: Prosíme o upřesnění postupu při uveřejňování dodatku v registru smluv. Směrnice i Metodický návod Ministerstva vnitra uvádějí, že v případě uveřejnění dodatku ke smlouvě, která byla uzavřena před 1. 7. 2016 se spolu s dodatkem (dohodou) uveřejní i původní smlouva. Dodatek (dohoda) se uveřejňuje pod metadaty původní smlouvy. Jak tedy správně uvádět metadata dodatku, a to zejména "cena" a "datum uzavření"? Uvádí se tedy jako metadata dodatku "cena", cena (hodnota) která je uvedena v původní smlouvě (pokud se dodatek netýká změny ceny)? A jako metadata dodatku "datum uzavření" se uvádí datum uzavření dodatku nebo původní smlouvy?

Odpověď k dotazu:

Zákon č. 340/2015 Sb., o registru smluv upravuje v § 8 odst. 3 uveřejnění dodatku ke smlouvě uzavřené před nabytím účinnosti zákona o registru smluv. Takový dodatek smlouvy se v registru smluv uveřejní spolu se smlouvou, ke které je uzavírán.

Při uveřejnění dodatku ke smlouvě, která byla uzavřena před 1. 7. 2016 se jako metadata vyplní metadata původní smlouvy, ke které je dodatek uzavírán, se zohledněním případné změny provedené právě dodatkem.

Jestliže se dodatkem cena (hodnota) původní smlouvy nemění, vyplní se jako metadata dodatku cena (hodnota), která je uvedena v původní smlouvě. V případě, kdy se dodatkem cena (hodnota) původní smlouvy změní, vyplní se jako metadata právě cena (hodnota) uvedená v dodatku smlouvy. Poznamenáváme, že se zveřejní dodatek (ten je nositelem ID) a spolu s ním původní smlouva.

Jako metadata datum uzavření se vyplní den, kdy byl uzavřen dodatek k původní smlouvě.

44 – dotaz KÚÚK: V případě Smlouvy o budoucí darovací smlouvě, kdy hodnota předmětu daru není známa (jistě ale bude vyšší, než 50.000,- Kč bez DPH), se při vložení smlouvy do registru smluv hodnota předmětu jako metadata nebude vyplňovat, pole bude prázdné, je to tak?

Odpověď k dotazu:

Předmětnou Smlouvou o budoucí darovací smlouvě, jež byla uzavřená mezi Ředitelstvím silnic a dálnic ČR, státní příspěvkovou organizací a Ústeckým krajem, je stanoveno, že hodnota daru bude specifikována až v samotné darovací smlouvě dle účetní evidence budoucího dárce. Z uvedeného tedy vyplývá, že v okamžiku uveřejnění Smlouvy o budoucí darovací smlouvě v registru smluv, nelze hodnotu předmětu smlouvy určit.

Zákon č. 340/2015 Sb., o registru smluv ve svém § 5 odst. 5 uvádí výčet metadat, jež se musí spolu se smlouvou povinně uveřejnit v registru smluv. Jedním z metadat je informace o ceně, a pokud ji smlouva neobsahuje, tak informace o hodnotě předmětu smlouvy, lze-li ji určit. Z uvedené právní

úpravy plyne, že v případě, kdy smlouva neobsahuje cenu a nelze určit ani hodnotu předmětu smlouvy, se předmětné metadata při uveřejnění smlouvy v registru smluv neuvede.

Z výše uvedených důvodů se tedy u Smlouvy o budoucí darovací smlouvě metadata hodnota předmětu smlouvy při uveřejnění v registru smluv nevyplní. Hodnota předmětu smlouvy se vyplní až při následném uveřejnění samotné darovací smlouvy, ve které již bude specifikována.

45 – dotaz KÚÚK: Žádáme Vás o posouzení výkladu zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv. Odbor dopravy zajistil uzavření smluv mezi krajem a Dopravním podnikem měst Chomutova a Jirkova a.s. První již uzavřené smlouvy 29. 9. 2016 se týkají zajištění bezpečnosti IDS DÚK při předání důvěrných technických dokumentů. Další smlouva o spolupráci bude následovat. Nejsme si jisti, zda se tyto smlouvy s Dopravním podnikem měst Chomutova a Jirkova a.s. musíme také uveřejnit. V zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv jsme se dočetli následující: § 3 Výjimky z povinnosti uveřejnění (2) Povinnost uveřejnit prostřednictvím registru smluv se nevztahuje na: h) smlouvu, jejíž alespoň jednou smluvní stranou je akciová společnost, jejíž cenné papíry byly přijaty k obchodování na regulovaném trhu nebo evropském regulovaném trhu, jde-li o akciovou společnost, v níž má stát nebo územní samosprávný celek sám nebo s jinými územními samosprávnými celky většinovou majetkovou účast, a to i prostřednictvím jiné právnické osoby. Domníváme se tedy, že když jsou akcie Dopravního podniku měst Chomutova a Jirkova a.s. z 86 % vlastněny statutárním městem Chomutov a z 14 % vlastněny městem Jirkov, nemusíme žádné smlouvy mezi Ústeckým krajem a Dopravním podnikem měst Chomutova a Jirkova a.s. uveřejňovat v registru smluv.

Odpověď k dotazu:

V registru smluv se uveřejní smlouva, pokud na ni nedopadá některá z výjimek z povinnosti uveřejnění, jež zákon č. 340/2015 Sb., o registru smluv specifikuje ve svém § 3 odst. 2.

Jedinými vlastníky akcií společnosti Dopravní podnik měst Chomutova a Jirkova a.s. je sice město Chomutov a město Jirkov => jedná se tedy o akciovou společnost, v níž má územní samosprávný celek sám nebo s jinými územními samosprávnými celky většinovou majetkovou účast, avšak cenné papíry společnosti Dopravní podnik měst Chomutova a Jirkova a.s. nebyly přijaty k obchodování na regulovaném trhu nebo evropském regulovaném trhu.

V tomto případě se tedy výjimka dle § 3 odst. 2 písm. h), zákona o registru smluv na společnost Dopravní podnik měst Chomutova a Jirkova a. s. nevztahuje. Smlouva se tedy uveřejní v registru smluv, pokud na ni nedopadá některá z dalších výjimek z povinnosti uveřejnění dle zákona o registru smluv.

46 – dotaz KÚÚK: Mám dotaz ohledně zveřejnění prováděcí smlouvy k rámcové smlouvě. Budeme uzavírat 5. prováděcí smlouvu k rámcové smlouvě, přičemž ještě žádná z nich nebyla zveřejňována, protože byly uzavřeny před 1. 7. 2016. Můj dotaz je: 1) Rámcovou smlouvu a 4 předchozí prováděcí smlouvy máme zveřejnit anonymizované v PDF formátu, který nemusí být strojově čitelný? 2) Do metadat mám vyplnit částku té poslední prováděcí smlouvy a částka rámcové smlouvy se nikde neuvádí? 3) Až budeme zveřejňovat další prováděcí smlouvu, máme do kolonky "navázaný záznam" v metadatech uvést ID té předchozí prováděcí smlouvy, když nemáme ID rámcové smlouvy?

Odpověď k dotazu:

Obecně lze říci, že v případě kdy budou sjednávány smlouvy na základě rámcové smlouvy, budou tyto smlouvy vždy muset být uveřejněny v registru smluv, pokud hodnota předmětu dílčích smluv překročí 50.000,- Kč bez DPH a nebude se na ně vztahovat některá z dalších výjimek z povinnosti uveřejnění dle § 3 zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv.

Dále se v registru smluv povinně uveřejňují i rámcové smlouvy jestliže splňují podmínky stanovené zákonem o registru smluv pro uveřejnění.

V případě, že prováděcí smlouva uzavřená na základě rámcové smlouvy musí být v registru smluv uveřejněna, pak ji doporučujeme uveřejnit spolu s rámcovou smlouvou, jelikož ta se uzavírá, aby upravila základní pravidla, jimiž se budou v budoucnu řídit konkrétní prováděcí smlouvy, uzavřené v rámci této smlouvy.

K Vašemu dotazu dále uvádíme následující:

1) V registru smluv se uveřejňuje elektronický obraz textového obsahu smlouvy v otevřeném a strojově čitelném formátu. Smlouvy uzavřené před 1. 7. 2016 nemusí dle metodiky Ministerstva vnitra ČR a Směrnice č. 2/2016, kterou se stanoví jednotný postup při evidenci a uveřejňování smluv v registru smluv, splňovat podmínky kladené na formát registrované smlouvy. Tedy nemusí být odesílány do registru smluv v otevřeném a strojově čitelném formátu. Na takovou smlouvu se však vztahuje povinnost provedení znečitelnění údajů (anonymizace) v plném rozsahu.

2) Při uveřejnění prováděcích smluv spolu s rámcovou smlouvou, se jako metadata vyplní cena (hodnota), která je stanovena v rámcové smlouvě.

Poznamenáváme, že ve ▇▇▇▇▇ případě se zveřejní prováděcí smlouva (ta je nositelem ID) a spolu s ní předcházející smlouvy, jež byly uzavřeny před 1. 7. 2016 a nejsou tak doposud v registru smluv uveřejněny.

3) Ano, pokud budou sjednávány další prováděcí smlouvy na základě rámcové smlouvy, vyplní se do kolonky „navázaný záznam“ ID první uveřejněné prováděcí smlouvy. Při uvedení identifikátoru prováděcí smlouvy budou v registru smluv související smlouvy (rámcová a prováděcí smlouva) propojeny.

47 – dotaz příspěvkové organizace: Podléhají smlouvy o zápůjčce/výpůjčce (předmětů ze sbírky muzejní povahy dle zákona č. 122/2000 Sb., ve vlastnictví Ústeckého kraje) režimu uveřejňování smluv v registru smluv?

Odpověď k dotazu:

Smlouvy o zápůjčce, jejichž předmětem jsou sbírky muzejní povahy, podléhají režimu uveřejňování v registru smluv, pokud na ně nedopadá některá z výjimek z povinnosti uveřejnění dle zákona o registru smluv (§ 3).

Zde by přicházela v úvahu výjimka dle § 3 odst. 2 i) zákona o registru smluv – smlouvu, jestliže výše hodnoty jejího předmětu je 50.000,- Kč bez daně z přidané hodnoty nebo nižší.

Hodnota předmětu smlouvy u zápůjčky není nulová, i když se jedná o smlouvu s nepeněžitým plněním. Hodnotou předmětu smlouvy je u nepeněžitého plnění tržní cena předmětu plnění (tedy hodnota dané věci v místě a čase obvyklá).

Je-li hodnota předmětu smlouvy zjistitelná s obtížemi, nebo je zjištění nejisté, je doporučeno smlouvu uveřejnit. V případě, že hodnotu předmětu nelze určit, pak se metadata nevyplňují.

Pozn.

V případě, kdy bude smlouva uzavírána s fyzickou osobou, která jedná mimo rámec jejího podnikání, pak se smlouva v registru smluv neuveřejní. (§ 3 odst. 2 písm. a) zákona o registru smluv)

48 – dotaz příspěvkové organizace: Mají se v registru smluv uveřejňovat smlouvy o poskytování sociálních služeb uzavřené mezi poskytovatelem sociálních služeb a fyzickými osobami?

Odpověď k dotazu:

Na tyto smlouvy, jež jsou uzavírány mezi příspěvkovými organizacemi (jako poskytovateli sociálních služeb) a fyzickými osobami dopadá výjimka z povinnosti uveřejnění v registru smluv dle § 3 odst. 2 a) zákona o registru smluv, jelikož se jedná o smlouvy vzniklé v rámci právního jednání s fyzickou osobou.

Takovéto smlouvy se tedy v registru smluv neuveřejňují. Může se jednat např. o:

- pojistnou smlouvu - pro případ odpovědnosti za škodu způsobenou při poskytování sociálních služeb (§ 80 zák. č. 108/2006 Sb., o sociálních službách)

- smlouvu o poskytnutí pomoci – jež se týká povinnosti asistenta sociální péče poskytovat pomoc osobně

- smlouva o poskytnutí sociální služby – pečovatelská služba, pobyt v domovech pro osoby se zdravotním postižením…

49 – dotaz příspěvkové organizace: Jak zajistit uveřejnění smluv, které nyní nemáme (na potraviny)? Nákup potravin je zajišťován formou objednávek.

Odpověď k dotazu:

Pod pojmem písemná smlouva si lze představit i klasickou objednávku, písemně akceptovanou dodavatelem. Objednávka je zpravidla nabídkou na uzavření smlouvy. Přijetím objednávky druhou stranou vzniká smlouva.

V registru smluv se tedy objednávka (smlouva) uveřejní, pokud splní podmínky stanovené zákonem o registru smluv pro uveřejnění.

Objednávka (smlouva), na niž se vztahuje povinnost uveřejnění prostřednictvím registru smluv, musí být uzavřena písemně. Aby byly požadavky na písemnost smlouvy splněny, objednávku již nepostačí akceptovat ústně či faktickým plněním (např. převzetím zboží), pokud se bude jednat o smlouvu, jež má být dle zákona o registru smluv uveřejněna.

K zachování písemné formy objednávek postačí zaslání přijetí objednávky i v rámci e-mailu s prostým elektronickým podpisem nebo i bez něj, jsou-li z tohoto e-mailu zřejmé jednající osoby. Dále není nutností doručování prostřednictvím datové schránky nebo podpisy obou stran na jednom dokumentu.

Do registru smluv se v požadovaném formátu uveřejní jak písemná objednávka, tak písemná akceptace, a to až po přijetí akceptace – kdy nejjednodušší metodou je forma akceptace odpovědí na e-mailovou objednávku s ponecháním i původního písemného textu objednávky, kdy se e-mailová zpráva s akceptací stává smlouvou na jedné listině, která se uveřejní v registru smluv.

50 – dotaz příspěvkové organizace: Uveřejňují se v registru smluv smlouvy, které jsou v platnosti, ale byly podepsány před účinností zákona o registru smluv?

Odpověď k dotazu:

V registru smluv se uveřejňují smlouvy uzavřené od 1. července 2016 a následně. Smlouvy uzavřené před tímto datem (kdy zákon o registru smluv nabyl účinnosti) se v registru smluv neuveřejňují.

Z tohoto pravidla existuje výjimka, podle které se uveřejní také smlouva uzavřená před 1. červencem 2016 a to pokud je uzavřena dohoda, kterou se tato smlouva doplňuje, nahrazuje, mění nebo ruší.

Pozn.

Platnost a účinnost smlouvy zůstává dnem jejího uzavření.

Účinnost smlouvy je podmíněna uveřejněním v registru smluv až od 1. 7. 2017 – viz § 10 zákona o registru smluv.

51 – dotaz příspěvkové organizace: Jaké údaje je nutno „začernit“ u zveřejňovaných smluv, případně je možné zveřejnit smlouvy bez úprav?

Odpověď k dotazu:

Zákon o registru smluv stanoví, že se prostřednictvím registru smluv neuveřejní informace, které nelze poskytnout při postupu podle předpisů upravujících svobodný přístup k informacím (§ 3 odst. 1) ZORS).

Ty skutečnosti, které se neposkytují dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, se tedy neuveřejňují ani prostřednictvím registru smluv.

Mezi nejtypičtější informace, jež se ve smlouvě znečitelní, patří osobní údaje, obchodní tajemství a utajované informace. Dále také informace chráněné právem k nehmotným statkům a informace o majetkových poměrech.

K praktickému využití lze využít typizovaný seznam údajů obsažených ve smlouvách určených k anonymizaci, jež naleznete v metodice Ministerstva vnitra (str. 41) ▇▇▇▇://▇▇▇.▇▇▇▇.▇▇/▇▇▇▇▇▇/▇▇▇▇▇▇▇-▇▇▇▇▇.▇▇▇▇?▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇%▇▇%▇▇

Platí tedy, že ty skutečnosti, jež se neposkytují dle zákona o svobodném přístupu k informacím, je nezbytné před odesláním smlouvy do registru smluv znečitelnit.

-Podrobnější informace viz. prezentace Co se neuveřejňuje, kterou naleznete na stránkách Ústeckého kraje – Registr smluv nebo na intranetu, taktéž v sekci k Registru smluv.

52 – dotaz příspěvkové organizace: Lze zveřejňovat smlouvy přes portál Ministerstva vnitra, nebo musí organizace smlouvy posílat pouze přes spisovou službu?

Odpověď k dotazu:

Správcem informačního systému registru smluv je Ministerstvo vnitra České republiky.

Povinný subjekt nebo smluvní strana zašle správci registru smluv do jeho datové schránky datovou zprávu s elektronickým obrazem textového obsahu smlouvy společně s metadaty smlouvy, a to prostřednictvím elektronického formuláře, který je uveden na portálu veřejné správy. Smlouva a její metadata jsou následně po doručení do datové schránky registru smluv bezodkladně automatizovaně uveřejněny v registru smluv.

Po vyplnění údajů do formuláře Vám bude nabídnuto:

1)Přímé odeslání pokynu – tedy po zvolení možnosti odeslat budete přesměrováni na přihlašovací stránku datových schránek, po přihlášení se Vám zobrazí výzva k souhlasu s předáním identifikačních údajů, jakmile ji odsouhlasíte, zobrazí se Vám koncept datové zprávy, který dáte odeslat.

2)Uložení souboru, který následně můžete odeslat prostřednictvím Vaší spisové služby do datové schránky registru smluv.

Viz. Postup při uveřejňování smluv prostřednictvím formuláře - Zveřejnění záznamu v registru smluv, který naleznete na stránkách Ústeckého kraje – Registr smluv nebo na intranetu, taktéž v sekci k Registru smluv.

53 – dotaz příspěvkové organizace: Jestliže nemáme uzavřenu smlouvu, ale smluvní vztah je uzavřen na základě objednávek. Například máme 6 objednávek za rok po 10 000 Kč. V případě překročení hranice 50 000 Kč bez DPH, je nutné zveřejnit všechny objednávky? Objednáváme si servis nebo opravy určitých zařízení, např. kuchyňských nebo prádelenských většinou u stejného dodavatele, se kterým nemáme uzavřenou smlouvu. Jednotlivé servisy či opravy jsou pod 50 tis. Kč bez DPH, ale za celý rok mohou činit i více jak 50 tis. Kč. Stejný problém máme při pořizování materiálu (např. kancelářských potřeb apod.).

Odpověď k dotazu:

V registru smluv se uveřejní každá objednávka (smlouva), jestliže výše hodnoty jejího předmětu je vyšší než 50.000,- Kč bez DPH a nebude se na ni vztahovat žádná z dalších výjimek uvedených v § 3 zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv.

Jestliže tedy výše jedné objednávky činí tedy například 10.000,- Kč bez DPH, pak se takováto objednávka v registru smluv neuveřejní. Hodnota těchto objednávek se nesčítá, každá objednávka se posuzuje samostatně.

Pozn.

Jsou-li však objednávky, jejímž předmětem jsou pravidelně pořizované nebo trvající dodávky nebo služby, uzavírány s jedním a tím samým dodavatelem, pak se postupuje dle směrnice č. S-06/2016, která stanoví pravidla pro zadávání veřejných zakázek Ústeckým krajem a jím zřizovanými příspěvkovými organizacemi.

Toto neplatí pro veřejné zakázky s takovým předmětem, jehož jednotková cena je v průběhu účetního období proměnlivá a zadavatel pořizuje takové dodávky či služby opakovaně podle svých aktuálních potřeb. (§ 19 odst. 3) zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek)

Připomínáme, že dle příslušných ustanovení zřizovací listiny je i pro příspěvkové organizace shora uvedená směrnice závazná.

Uvedenou směrnicí je v bodě 6.6.2. písm. b) určeno, že k uzavření smlouvy dochází rovněž akceptací vystavené objednávky u veřejných zakázek malého rozsahu do 50 tis. Kč bez DPH. U veřejných zakázek s cenou vyšší než 50 tis. Kč bez DPH, musí být uzavřena vždy písemná smlouva.

54 – dotaz příspěvkové organizace: Máme uzavřen smluvní vztah na základě rámcové smlouvy. Plnění smlouvy je uskutečňováno na základě dílčích objednávek. Je nutné zveřejňovat všechny objednávky, nebo pouze objednávky nad 50 000 Kč bez DPH? Samozřejmě smlouvu zveřejněnu máme.

Odpověď k dotazu:

V případě kdy budou sjednávány smlouvy (objednávky) na základě rámcové smlouvy, budou tyto smlouvy vždy muset být uveřejněny v registru smluv, pokud hodnota předmětu dílčích smluv překročí

50.000,- Kč bez DPH a nebude se na ně vztahovat některá z dalších výjimek z povinnosti uveřejnění dle § 3 zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv.

Jestliže prováděcí smlouva uzavřená na základě rámcové smlouvy musí být v registru smluv uveřejněna, pak ji doporučujeme uveřejnit spolu s rámcovou smlouvou, jelikož ta se uzavírá, aby upravila základní pravidla, jimiž se budou v budoucnu řídit konkrétní prováděcí smlouvy, uzavřené v rámci této smlouvy.

55 – dotaz příspěvkové organizace: Uveřejnili jsme smlouvu v registru smluv, avšak v nesprávném formátu. Je nutné nyní provést opravu smlouvy do správného formátu zpětně?

Odpověď k dotazu:

Pro správné uveřejnění smlouvy v registru smluv je nezbytné splnit požadavky na formát uveřejňované smlouvy, neboť smlouva uveřejněná v nesprávném formátu se podle zákona o registru smluv nepovažuje za uveřejněnou prostřednictvím registru smluv. V registru smluv se uveřejňuje elektronický obraz textového obsahu smlouvy v otevřeném a strojově čitelném formátu.

Smlouva může ve své příloze obsahovat grafickou část, taková část smlouvy nemusí být v registru smluv uveřejněna ve strojově čitelném formátu. To platí v případě, kdy je příloha smlouvy v registru smluv uveřejněna samostatně, tak i v případě, že taková příloha smlouvy je uveřejňována v registru smluv společně s textem smlouvy jako jeden dokument/soubor.

Smlouvy uzavřené před 1. 7. 2016 nemusí dle metodiky Ministerstva vnitra ČR splňovat podmínky kladené na formát registrované smlouvy. Tedy nemusí být odesílány do registru smluv v otevřeném a strojově čitelném formátu.

U předmětných smluv je tedy nutné provést opravu a to prostřednictvím elektronického formuláře, který naleznete na portálu veřejné správy, po zvolení možnosti modifikace záznamu, kde můžete vložit nové přílohy záznamu. (viz. Postup při uveřejňování smluv prostřednictvím formuláře – Modifikace smluv).

Pozn.

Otevřený formát = formát datového souboru, který není závislý na konkrétním technickém a programovém vybavení a je zpřístupněn veřejnosti bez jakéhokoli omezení, které by znemožňovalo využití informací obsažených v datovém souboru.

Strojově čitelný formát = formát datového souboru s takovou strukturou, která umožňuje programovému vybavení snadno nalézt, rozpoznat a získat z tohoto datového souboru konkrétní informace, včetně jednotlivých údajů a jejich vnitřní struktury. Tedy dokument musí obsahovat textovou vrstvu a lze v něm vyhledávat.

56 – dotaz příspěvkové organizace: Uzavřeli jsme smlouvu dne 30. 6. 2016 na částku nad 50 000 Kč bez DPH a následně v říjnu jsme uzavřeli dodatek k této smlouvě do 50 000 Kč bez DPH. Máme dodatek a smlouvu zveřejnit?

Odpověď k dotazu:

Prostřednictvím registru smluv se uveřejňují také dohody, kterými se smlouva doplňuje, mění, či nahrazuje nebo ruší. (zpravidla dodatek ke smlouvě). Toto pravidlo obsahuje § 8 odst. 3 zákona o registru smluv (z. č. 340/2015 Sb.)

Pokud se tedy na smlouvu nevztahuje některá z výjimek z povinnosti uveřejnění dle § 3 zákona o registru smluv, pak se tato smlouva spolu s dodatkem v registru smluv uveřejní.

Proto i v tomto případě, kdy je smlouva, jež podléhá uveřejnění, uzavřena před 1. 7. 2016 a poté dojde k uzavření dodatku, se prostřednictvím registru smluv uveřejní spolu s tímto dodatkem i měněná smlouva, a to včetně všech předchozích změn.

Pozn.

Měněná smlouva uzavřená před 1. 7. 2016 nemusí splňovat podmínky kladené na formát smlouvy, dodatek již ano.

57 – dotaz příspěvkové organizace: Jak je to s uveřejněním smlouvy jestliže škola pořádá lyžařský výcvikový kurz pro žáky. Škola uzavře smlouvu se zařízením, ale vše si žáci hradí sami. Škola je pouze prostředníkem platby. Je povinnost takovou smlouvu uveřejňovat v registru smluv, když se nejedná o platbu školy?

Odpověď k dotazu:

Z Vašeho dotazu vyplývá, že předmětná smlouva je uzavírána mezi Vaší příspěvkovou organizací a zařízením pořádající lyžařský výcvikový kurz, nikoliv mezi žáky a tímto zařízením, což je pro uveřejňování smluv v registru smluv podstatné.

V tomto případě, jestliže by tedy částka přesahovala 50.000,- Kč bez DPH a nevztahovala se na smlouvu žádná z výjimek z povinnosti uveřejnění dle zákona o registru smluv (dle § 3 odst. 2), se smlouva v registru smluv uveřejní.

Výjimka z povinnosti uveřejnění této předmětné smlouvy by mohla nastat v případě, kdy by tato smlouva byla uzavírána přímo mezi žáky (fyzickou osobou) a zařízením pořádající lyžařský výcvikový kurz, které by spadalo pod povinné subjekty, jež musí smlouvy v registru smluv uveřejňovat (§ 2 odst. 1 zákona o registru smluv). V tomto případě, by se zde uplatnila výjimka z povinnosti uveřejnění dle § 3 odst. 2 písm. a) zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv, která říká, že povinnost uveřejnit prostřednictvím registru smluv se nevztahuje na „smlouvu vzniklou v rámci právního jednání s fyzickou osobou, která jedná mimo rámec své podnikatelské činnosti“. Tato smlouva by se tedy v registru smluv neuveřejnila.

58 – dotaz příspěvkové organizace: 1) Nakupujeme časopisy a učebnice pro žáky. Časopisy např. Bridge nakupujeme pro všechny žáky školy. Částka je nad 50 000,- Kč. Nakupujeme takto, kvůli množstevním slevám. Celou částku, ale hradí žáci školy. Je nutné zveřejňovat i tyto smlouvy? Stejný případ je i platba např. lyžařského kurzu. Uhradí škola a žáci poté uhradí škole. 2) Pokud máme starou smlouvu na dobu neurčitou, platíme částky měsíčně, nyní budeme sepisovat dodatek k původní smlouvě. Jak určit částku pro zveřejnění? Zatím jsme zveřejňovali bez uvedení částky, nevíme, kdy a zda přesáhneme částku 50 000,- Kč bez DPH.

Odpověď k dotazu:

1) Z Vašeho dotazu vyplývá, že smlouva (objednávka) je uzavírána mezi Vaší příspěvkovou organizací a určitým prodávajícím, nikoliv mezi žáky a prodávajícím. V takovém případě, kdy částka přesáhne 50.000,- Kč bez DPH (a nebude se na smlouvu (objednávku) vztahovat žádná z výjimek z povinnosti uveřejnění dle zákona o registru smluv), se smlouva v registru smluv uveřejní.

Výjimka z povinnosti uveřejnění těchto předmětných smluv (objednávek) by mohla nastat v případě, kdy by tyto smlouvy byly uzavírány mezi žáky (fyzickou osobou) a prodávajícím, který spadá pod povinné subjekty, jež musí smlouvy v registru smluv uveřejňovat (§ 2 odst. 1 zákona o registru smluv). V tomto případě, by se zde uplatnila výjimka z povinnosti uveřejnění dle § 3 odst. 2 písm. a) zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv, která říká, že povinnost uveřejnit prostřednictvím registru smluv se nevztahuje na „smlouvu vzniklou v rámci právního jednání s fyzickou osobou, která jedná mimo rámec své podnikatelské činnosti“. Takovéto smlouvy by se tedy v registru smluv neuveřejnily.

Jestliže by prodávající ani kupující nespadali pod povinné subjekty (§ 2 odst. 1 zákona o registru smluv), jež musí smlouvy v registru smluv uveřejňovat, tak i v případě, že částka přesáhne 50.000,- Kč bez DPH, se takovéto smlouvy (objednávky) v registru smluv neuveřejní.

2) Jestliže je smlouva, jež by podléhala uveřejnění, uzavřena před 1. 7. 2016 a poté dojde k uzavření dohody, uveřejní se prostřednictvím registru smluv spolu s touto dohodou i měněná smlouva. Dohoda se uveřejňuje pod metadaty původní smlouvy, avšak se zohledněním případné změny provedené právě dodatkem (např. mění-li dohoda cenu původní smlouvy).

Uvedené znamená, že v daném případě je nutné uveřejnit dodatek smlouvy a smlouvu samotnou v registru smluv, jestliže hodnota předmětu plnění přesáhne/přesáhla částku 50.000,-Kč bez DPH.

Hodnotu předmětu smlouvy je třeba znát ze dvou důvodů:

a) jedná se o jedno z povinných metadat o uveřejňované smlouvě (cena uvedená ve smlouvě, nebo určitelná hodnota předmětu smlouvy),

b) při uplatnění výjimky dle § 3 zákona o registru smluv (smlouvy do 50.000,- bez DPH se neuveřejňují).

Ve Vašem případě, je smlouva uzavřena na dobu neurčitou a platíte částky měsíčně, hodnota plnění ze smlouvy jak uvádíte doposud sice nepřesáhla částku 50 000,- Kč bez DPH, avšak je zde možnost, že ji přesáhne v době trvání smluvního vztahu. Z tohoto důvodu Vám doporučujeme dodatek spolu se

smlouvou v registru smluv uveřejnit. A to i v případě, že byste si nebyli jisti, zda hodnota plnění opravdu překročí částku 50 000,- Kč bez DPH.

Dále platí, že neobsahuje-li smlouva cenu a nelze-li určit hodnotu předmětu smlouvy, pak se tato metadata podle zákona o registru smluv nevyplňují. Tedy jestliže je smlouva uzavřena na dobu neurčitou, pak nelze určit jakou konečnou cenu nebo hodnotu bude mít předmět smlouvy => tato metadata se tedy nevyplní.

59 – dotaz KÚÚK: Prosíme o sdělení, zdali v případě, že je ve smlouvě zplnomocněna osoba na základě plné moci podepsané statutárními zástupci, máme její jméno a příjmení (v hlavičce smlouvy a dále u jména a příjmení u podpisu) anonymizovat či nikoliv? Současně prosíme o informaci, zdali přílohu smlouvy "oceněný soupis prací" máme anonymizovat či nikoliv v případě, že ve smlouvě není uvedeno, že se jedná o obchodní tajemství, přesto se jedná o údaje z našeho pohledu "citlivé".

Odpověď k dotazu:

- Osoba na straně dodavatele, zplnomocněná k právnímu jednání (uzavření smlouvy) statutárním orgánem se ve smlouvě pro uveřejnění v registru smluv anonymizuje.

- K příloze smlouvy s názvem „oceněný soupis prací“ uvádíte, že obsahuje z Vašeho pohledu citlivé údaje, současně uvádíte, že obsah přílohy není obchodním tajemstvím. V daném případě na věc nedopadá žádná z výjimek z povinnosti uveřejnění uvedená v § 3 odst. 2 zákona č. 340/2015 Sb. Současně ale také není dán žádný důvod pro neuveřejnění v registru smluv podle předpisů upravujících svobodný přístup k informacím (§ 3 odst. 1 zákona č. 340/2015 Sb.)

60 – dotaz KÚÚK: Mám dotaz ohledně vyplňování metadat. 1.) Pokud se v průběhu realizace zakázky změní název firmy a my děláme dodatek ke smlouvě, do metadat se tedy musí uvést nový název firmy, že? 2.) Přesně nerozumím tomu, co se myslí tím, že do metadat vyplňujeme údaje původní smlouvy, když u dodatků vyplňujeme datum uzavření dodatku nebo prováděcí smlouvy k rámcové smlouvě (ne původní smlouvy) a v případě změny ceny, uvádíme cenu dodatku (ne původní cenu smlouvy).

Odpověď k dotazu:

1) Při uveřejnění smlouvy v registru smluv je nezbytné splnit požadavky na správnost metadat. V případě uzavření dodatku ke smlouvě se při jeho uveřejnění v registru smluv musí uvedená metadata upravit tak, aby odpovídala stavu smlouvy po změnách provedených právě dodatky.

Proto tedy ve Vašem případě, kdy se v průběhu realizace veřejné zakázky změní název firmy, který je uveden v novém dodatku, jež se má uveřejnit v registru smluv, se jako metadata identifikace smluvních stran uvede nový název firmy.

2) V registru smluv se uveřejňují smlouvy, jestliže splňují podmínky pro uveřejnění dle zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv. Dále se k těmto smlouvám uveřejňují i jejich dodatky. Metadata jsou údaje týkající se uveřejňované smlouvy nebo dodatku ke smlouvě, které musí být uveřejněny v registru smluv spolu se smlouvou či dodatkem. Při vyplňování metadat se postupuje následovně:

a) V případě, kdy se v registru smluv uveřejňuje samotná smlouva (uzavřená od 1. 7. 2016 následně), pak se jako metadata vyplní údaje této smlouvy.

b) V případě, kdy je smlouva, jež by podléhala uveřejnění, uzavřena před 1. 7. 2016 a poté dojde k uzavření dodatku, uveřejní se prostřednictvím registru smluv spolu s tímto dodatkem i měněná smlouva, a to včetně předchozích změn (zpravidla dodatků). Jako metadata se vyplní metadata původní smlouvy, ke které je dodatek uzavírán, se zohledněním případné změny provedené právě dodatkem. Metadata původní smlouvy jsou veškeré údaje o smlouvě, které se dodatkem nemění, tedy při uveřejňování dodatku do registru smluv tyto metadata zůstávají stejné jako u původní smlouvy. Může se jednat například o: předmět smlouvy, název subjektu, číslo smlouvy, identifikační číslo atd. Dodatkem uzavřeným ke smlouvě může ale také dojít ke změně údajů (metadat) původní smlouvy. V tomto případě pak musíte zohlednit případné změny provedené právě tímto dodatkem. Jestliže se tedy například dodatkem cena (hodnota) původní smlouvy změní, vyplní se jako metadata právě cena (hodnota) uvedená v dodatku smlouvy. Jako metadata datum uzavření se vyplní den, kdy byl uzavřen dodatek k původní smlouvě.

c) V případě, kdy se uzavře dodatek ke smlouvě uzavřené po 1. 7. 2016, která je již uveřejněna v registru smluv, se postupuje stejně jako v bodě b), tedy vyplní se metadata původní smlouvy, ke které je dodatek uzavírán, se zohledněním případné změny provedené právě dodatkem.

61 – dotaz příspěvkové organizace: V naší škole pracují 2 odborové organizace, v současné době budeme uzavírat kolektivní smlouvu na rok 2017. Na základě školení, které se konalo, jsem vyrozuměla, že kolektivní smlouva musí být uveřejněna v registru smluv, protože se na ni nevztahuje žádná výjimka podle zákona o registru smluv. Předsedkyně odborové organizace mi ale přinesla následující stanovisko odborů: „Legislativní rada projednala dotaz Odborového svazu státních orgánů a organizací týkající se registrace kolektivních smluv podle zákona č. 340/2015 Sb. a zastává názor, že odborové organizace nejsou uvedeny mezi subjekty povinnými zveřejňovat kolektivní smlouvu.“ (dle informací právního poradce OSPO ▇▇▇. ▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ - část výpisu ze zápisu 103. schůze Legislativní rady ČMKOS konané dne 28. 6. 2016) Velmi Vás prosím o stanovisko, zda tedy uveřejnit kolektivní smlouvu v Registru smluv či nikoliv.

Odpověď k dotazu:

Prostřednictvím registru smluv se povinně uveřejňují soukromoprávní smlouvy a smlouvy o poskytnutí dotace nebo návratné finanční výpomoci v případě, že alespoň jednou smluvní stranou je v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv vymezený povinný subjekt (dle § 2) a na uveřejnění smlouvy nebo na povinný subjekt nedopadá některá z výjimek z povinnosti uveřejnění (dle § 3) stanovená zákonem o registru smluv.

Kolektivní smlouvy jsou smlouvami soukromoprávními. Pokud je tedy kolektivní smlouva uzavírána smluvními stranami, kde alespoň jedna z nich je povinným subjektem, jež má dle zákona o registru smluv povinnost smlouvy uveřejňovat, pak se i takováto smlouva v registru smluv uveřejní.

Ve Vašem případě je kolektivní smlouva uzavírána mezi odborovou organizací a zaměstnavatelem, kterým je v tomto případě Vaše příspěvková organizace. Jelikož jste příspěvkovou organizací územního samosprávního celku, pak jste povinným subjektem dle § 2 odst. 1 písm. h) zákona o registru smluv pro uveřejňování smluv v registru smluv. Bohužel skutečnost, že odborová organizace dle názoru legislativní rady vlády není povinným subjektem, neovlivňuje ve vztahu k uveřejňování smluv skutečnost, kdy tato odborová organizace uzavře smlouvu s povinným subjektem. Jelikož jsou kolektivní smlouvy skutečně zvláštní skupinou smluv, na kterou zřejmě původně nedopadal záměr předkladatele, tak nelze vyloučit názorový posun.

Předmětná kolektivní smlouva by se neuveřejnila pouze v případě, kdy by na ni dopadala výjimka z povinnosti uveřejnění dle § 3 písm. i) zákona o registru smluv ve kterém je stanoveno, že:

„Povinnost uveřejnit prostřednictvím registru smluv se nevztahuje na smlouvu, jestliže výše hodnoty jejího předmětu je 50.000,- Kč bez daně z přidané hodnoty nebo nižší.“

62 – dotaz KÚÚK: Chtěla bych Vás požádat o informaci – vytvořila jsem dodatek ke smlouvě a zajímalo by mě, zda by neměla v dodatku být uvedena formulace ohledně uveřejňování v registru smluv. Pokud ano, tak jaká konkrétní formulace.

Odpověď k dotazu:

Ve Vašem případě, kdy byla 3. 6. 2015 uzavřena smlouva o dodávce termocitlivého papíru mezi Ústeckým krajem a společností Epos spol. s.r.o., jež podléhá uveřejnění a poté (po 1. 7. 2016) dojde k uzavření dodatku, který má být uveřejněn v registru smluv spolu s měněnou smlouvou včetně všech předchozích změn (zejména dodatků ke smlouvě), pak doporučujeme do tohoto dodatku zahrnout i formulaci týkající se uveřejnění v registru smluv.

Směrnice č. S-05/2015, kterou se vydávají standardní vzory smluv, obsahuje vzory smluv, které lze použít jako pomůcku k tvorbě obsahu Vašeho dodatku (Čl. 2, odst. 4 směrnice č. S-05/2015).

Pro ▇▇▇ konkrétní případ pak doporučujeme formulaci z přílohy č.6 – Smlouva o dílo. Zasíláme Vám tedy upravenou formulaci týkající se uveřejnění předmětného dodatku v registru smluv.

Tento dodatek bude v úplném znění uveřejněn prostřednictvím registru smluv postupem dle zákona č. 340/2015 Sb. Smluvní strany se dohodly na tom, že uveřejnění v registru smluv provede objednatel, který zároveň zajistí, aby informace o uveřejnění tohoto dodatku byla zaslána zhotoviteli do datové schránky ID……. / na e-mail: ……@......

63 – dotaz KÚÚK: Prosím o upřesnění informace k anonymizaci údajů u fyzických osob podnikajících (FOP): Do Registru smluv uveřejňuji též přílohu "Výpis z veřejné části Živnostenského rejstříku", jako nedílnou součást smlouvy mezi Ústeckým krajem a FOP. Dle Přílohy č. 1 Směrnice S-02/2016, kterou se stanoví jednotný postup při evidenci a uveřejňování smluv v registru smluv, by se údaje, jako je sídlo a bydliště u FOP, měly v hlavičce smlouvy anonymizovat a ani je neuvádět do metadat. Ráda bych věděla, zda mám anonymizovat tyto údaje i v příloze "Výpis z veřejné části živnostenského rejstříku", která je jinak veřejně dostupná na stránkách MFČR?

Odpověď k dotazu:

V případě anonymizace smluv, kde je smluvní stranou fyzická osoba podnikající (FOP), se sídlo této osoby anonymizuje a v metadatech se nevyplňuje. Stejné pravidlo platí i pro přílohy smlouvy, tedy i pro výpis z veřejné databáze, je-li přílohou smlouvy. Uvedené pravidlo bylo přejato od Ministerstva vnitra ČR po odůvodnění, které ministerstvo převzalo od Úřadu pro ochranu osobních údajů, že povinný subjekt (tj. ten, kdo je povinen podle zákona o registru smluv uveřejňovat smlouvy v registru smluv) nemá přístup do ROB (registr obyvatel) a ISEO (informační systém evidence objektů) a nemůže proto zjistit, zda sídlo FOP není shodné s místem trvalého pobytu a proto by uveřejnění takové adresy v případě shody adresy sídla s místem trvalého pobytu bylo porušením zákona na ochranu osobních údajů (z. č. 101/2000 Sb.). Podle tohoto zákona lze zpracovávat osobní údaje pouze v souladu s účelem, ke kterému byly tyto údaje získány – tedy u smluv s FOP pouze údaj o sídle. K identifikaci smluvní strany (v metadatech a ve smlouvě) plně postačuje uvedení jména a příjmení FOP a její IČ.

64 – dotaz KÚÚK: Kdo bude uveřejňovat nájemní smlouvy, které uzavřela příspěvková organizace Správa a údržba silnic Ústeckého kraje v zastoupení za Ústecký kraj? Dle naší Směrnice č. S-02/2016 za uzavření zodpovídá zpracovatel, v tomto případě je to příspěvková organizace. Majetkový odbor hradí pouze nájemné a na zpracování smluv včetně dodatků se nepodílí.

Odpověď k dotazu:

K Vašemu dotazu, jenž se týká uveřejnění smluv, které bude uzavírat Správa a údržba silnic Ústeckého kraje, příspěvková organizace v zastoupení za Ústecký kraj, uvádíme následující:

Jestliže předmětná smlouva je uzavřena po 1. 7. 2016 (tzn. po účinnosti zákona o registru smluv) bude situace následující:

Smluvními stranami by v uvažovaném případě byl pronajímatel: Správa železniční dopravní cesty, státní organizace a nájemce: Ústecký kraj. Ústecký kraj by byl při uzavírání smlouvy „pouze“ zastoupen (na základě plné moci) Správou a údržbou silnic Ústeckého kraje, příspěvkovou organizací (SÚS). Samotným zastoupením při uzavírání takové smlouvy se však nemění smluvní strana. Nájemcem by byl Ústecký kraj.

Zpracovatelem ve smyslu směrnice č. 2/2016 je odbor, do jehož působnosti náleží předmět smlouvy. Takovým odborem je myšlen odbor, v jehož působnosti jako příkazce příslušné rozpočtové položky je smlouva realizována. Vedle uvedeného je třeba mít na paměti, že směrnice č. 2/2016 není závazná pro příspěvkové organizace. I proto nelze SÚS považovat za zpracovatele.

Uveřejnit smlouvu v registru smluv by mohly obě smluvní strany (účastníci smlouvy), tedy – pronajímatel a nájemce.

Zákon o registru smluv sám o sobě, bez dalšího, neumožnuje, aby smlouvu uveřejnila v registru smluv osoba, která není účastníkem smlouvy. To však nevylučuje aplikaci institutu zastupování povinného subjektu (Ústeckého kraje) při uveřejňování v registru smluv. K tomu by však bylo zapotřebí dohody mezi Ústeckým kraje a uvedenou organizací, neboť jak bylo již řečeno naše směrnice č. 2/2016 není závazná pro příspěvkové organizace. Vedle toho by bylo nutno ještě splnit další náležitosti stanovené správcem registru smluv (MV ČR).

Z výše uvedených důvodů by uvažovanou nájemní smlouvu měl v registru smluv za povinnost uveřejnit Ústecký kraj.

65 – dotaz KÚÚK: Mám dotaz ohledně zveřejňování Rámcové smlouvy a jejích dílčích plnění: Byla uzavřena Rámcová smlouva s účinností od 1.1.2015 - 31.3.2018. Každý rok - do termínu 31. 1., se k Rámcové smlouvě vystavuje Kupní smlouva (dříve zjednodušená objednávka) na plnění vždy vyšší než 50 tis. Kč bez DPH. Do 31.

1. 2017 bude tudíž k Rámcové smlouvě uzavřena již třetí kupní smlouva, která už spadá do období účinnosti zákona o registru smluv. Dosud nebylo ještě nic zveřejněno. Co vše je nutné uveřejnit do Registru smluv: a) Rámcovou smlouvu, včetně kupních smluv za roky 2015, 2016 a 2017? b) Rámcovou smlouvu, včetně kupní smlouvy pouze za rok 2017?

Odpověď k dotazu:

V registru smluv se povinně uveřejňují rámcové smlouvy, jestliže splňují podmínky stanovené zákonem o registru smluv pro uveřejnění.

V případě kdy budou sjednávány smlouvy na základě rámcové smlouvy, budou tyto smlouvy vždy muset být uveřejněny v registru smluv, pokud hodnota předmětu dílčích smluv překročí 50.000,- Kč bez DPH a nebude se na ně vztahovat některá z dalších výjimek z povinnosti uveřejnění dle § 3 zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv.

V případě, že prováděcí smlouva uzavřená na základě rámcové smlouvy musí být v registru smluv uveřejněna, pak ji doporučujeme uveřejnit spolu s rámcovou smlouvou, jelikož ta se uzavírá, aby upravila základní pravidla, jimiž se budou v budoucnu řídit konkrétní prováděcí smlouvy, uzavřené v rámci této smlouvy.

Ve vašem případě tedy v registru smluv uveřejníte rámcovou smlouvu včetně kupních smluv za rok 2015, 2016 a 2017, jelikož každá z těchto kupních smluv překročila hodnotu předmětu smlouvy 50.000,- Kč bez DPH a nevztahuje se na ně výjimka z povinnosti uveřejnění v registru smluv. ▇▇▇▇▇▇▇

smlouva spolu s kupními smlouvami z roku 2015 a 2016 nemusí splňovat podmínky strojově čitelného formátu. Kupní smlouva z roku 2017 již ano.

Další případné informace týkající se uveřejnění rámcové smlouvy můžete nalézt v otázkách týkajících se registru smluv – dotaz č. 47.

66 – dotaz příspěvkové organizace: Příspěvková organizace má uzavřenou smlouvu na dobu neurčitou, s finančním plněním 1.100,- Kč měsíčně. Jak vyplnit metadata týkající se hodnoty smlouvy? Počítat hodnotu za 5 let, jako v případě pronájmů, nebo cenu nevyplňovat?

Odpověď k dotazu:

Subjekty uvedené v § 2 zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv mají povinnost uveřejnit soukromoprávní smlouvy, pokud na ně nedopadá některá z výjimek uvedená v § 3 tohoto zákona.

V případě předmětné smlouvy o poskytování řešení a služeb ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇.▇▇, která je uzavírána na dobu neurčitou, kdy se za plnění smlouvy objednatel zavazuje zaplatit cenu 1.100,- Kč měsíčně, je doporučeno metadata „Hodnota smlouvy“ ve formuláři informačního systému registru neuvádět, jelikož není přesně známo, jak dlouho bude tento smluvní vztah trvat a jaká tedy bude skutečná výše hodnoty předmětu smlouvy. Doporučujeme Vám proto smlouvu v registru smluv uveřejnit. Určité vodítko pro stanovení hodnoty předmětu plnění obsahuje „Metodický návod k aplikaci zákona o registru smluv“ vydaný Ministerstvem vnitra ČR cit. „U smluv s opakujícím plněním na dobu neurčitou je možné hodnotu předmětu plnění určit na základě použití analogie zákona č. 151/1997 Sb., o oceňování majetku a o změně některých zákonů (zákon o oceňování majetku), ve znění pozdějších předpisů, kdy cílovou hodnotou by mělo být plnění za dobu pěti let.“

67 – dotaz KÚÚK: Mám dotaz ohledně zveřejnění Dohody o ukončení smlouvy. Smlouva byla uzavřena v roce 2008. Poslední, čtvrtý dodatek, byl uzavřen v roce 2012. Musím zveřejnit dohodu o ukončení smlouvy, když ani smlouva ani její dodatky nebyly doposud zveřejněny?

Odpověď k dotazu:

Obecně lze říci, že v registru smluv se uveřejňují smlouvy uzavřené po 1. červenci 2016. Smlouvy uzavřené před tímto dnem se v registru smluv neuveřejňují.

Z tohoto pravidla však existuje výjimka (viz § 8 odst. 3 z.č. 340/2015 Sb.), podle které se uveřejní také smlouva uzavřená před 1. červencem 2016 a to pokud je uzavřena dohoda, kterou se tato smlouva doplňuje, mění, nahrazuje nebo ruší a to v případě, že taková dříve uzavřená smlouva by byla svou povahou povinně uveřejňovanou smlouvou nebo by uzavřenou dohodou tato povinnost uveřejnění teprve vznikla (např. zvýší se cena/hodnota smlouvy).

V případě předmětné Smlouvy o dílo, jež byla uzavřena v roce 2008 a která by podléhala uveřejnění v registru smluv, se v registru smluv uveřejní dohoda o ukončení smlouvy spolu s původní dříve uzavřenou smlouvou včetně všech předchozích změn (dodatků).

68 – dotaz KÚÚK: Máme povinnost zveřejnit i smlouvu o smlouvě budoucí, kde je pouze odhadovaná částka na přeložku (ČEZ), nebo stačí zveřejnit až smlouvu o realizaci přeložky, kde už bude znám zhotovitel a tím i přesná částka?

Odpověď k dotazu:

Obecně lze říci, že smlouva o smlouvě budoucí podléhá uveřejnění. Zákon o registru smluv nerozlišuje smlouvu o smlouvě budoucí jako zvláštní smluvní typ, který by nepodléhal režimu uveřejňování. Předmětnou smlouvou je závazek stran a bezesporu jde o závazek nad 50.000,- Kč bez DPH, ačkoliv nyní nelze cenu přesně uvést či uvést hodnotu předmětu smlouvy.

Předmětná Smlouva o smlouvě budoucí o realizaci přeložky distribučního zařízení určeného k dodávce elektrické energie tedy podléhá uveřejnění v registru smluv a nevztahuje se na ni žádná z výjimek z povinnosti uveřejnění dle § 3 odst. 2. zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv.

Co se týká vyplnění metadata cena/hodnota předmětu smlouvy uvádíme následující:

Zákon č. 340/2015 Sb., o registru smluv ve svém § 5 odst. 5 uvádí výčet metadat, jež se musí spolu se smlouvou povinně uveřejnit v registru smluv. Jedním z metadat je cena, a pokud ji smlouva neobsahuje, tak hodnota předmětu smlouvy, lze-li ji určit. Z uvedené právní úpravy plyne, že v případě, kdy smlouva neobsahuje cenu a nelze určit ani hodnotu předmětu smlouvy, se předmětné metadata při uveřejnění smlouvy v registru smluv neuvede.

Z výše uvedených důvodů se tedy u předmětné smlouvy metadata cena/hodnota předmětu smlouvy při uveřejnění v registru smluv nevyplní. Cena/Hodnota předmětu smlouvy se vyplní až při následném uveřejnění konečné smlouvy, ve které již bude specifikována.

69 – dotaz KÚÚK: Mám dotaz ohledně povinnosti uveřejnění mezinárodní smlouvy mezi Saskou bankou a Ústeckým krajem. Jedná se o smlouvu o poskytnutí dotace pro Ústecký kraj v rámci projektu „Česko – Sasko bez bariér“.

Odpověď k dotazu:

v registru smluv se uveřejňují smlouvy, o kterých to stanoví zákon č. 340/2015 Sb., o registru smluv a nedopadá-li na takový případ výjimka, kterou zákon specifikuje ve svém § 3 odst. 2. U předmětné Smlouvy o poskytnutí dotace na realizaci projektu v rámci Programu spolupráce Česká republika – Svobodný stát Sasko 2014-2020 dle našeho názoru nepřichází v úvahu možnost výjimky pro smlouvy, jejichž plnění je prováděno převážně mimo území České republiky (dle § 3 odst. 2 písm. d)).

V tomto případě je totiž Ústeckému kraji poskytnuta dotace na realizaci projektu, který bude probíhat na území České republiky, což je pro stanovení výjimky dle § 3 odst. 2 písm. d) podstatné.

Z výše uvedeného důvodu se tedy předmětné Smlouvy o poskytnutí dotace na realizaci projektu v rámci Programu spolupráce Česká republika – Svobodný stát Sasko 2014-2020 týká povinnost uveřejnění v registru smluv.

70 – dotaz KÚÚK: Zjistili jsme, že smlouvy, které byly uzavřeny a uveřejněny již v roce 2016 nejsou strojově čitelné. Máme tyto záznamy modifikovat a vložit do registru smluv znovu, jako strojově čitelné?

Odpověď k dotazu:

Předmětné smlouvy byly uzavřeny od 1. 7. 2016 následovně. V tomto případě se prostřednictvím registru smluv uveřejňují smlouvy v otevřeném a strojově čitelném formátu. Pokud tedy tento požadavek nesplňují, pak se považují za neuveřejněné. Oprava těchto smluv se provádí prostřednictvím modifikace.

Co se týká sankcí za neuveřejněné smlouvy – nastávají až s účinností § 6 a § 7 zákona o registru smluv, tedy od 1. 7. 2017 smlouva, která nebude uveřejněna v registru smluv (ve lhůtě do 3 měsíců od uzavření), se nebude považovat za účinnou.

71 – dotaz KÚÚK: Mám dotaz ke stanovování předpokládané hodnoty veřejné zakázky s odvoláním na § 20 a § 21 zákona č. 134/2016 Sb. a naše Pravidla pro zadávání veřejných zakázek vzhledem k informaci, že u všech typů smluv uzavřených na dobu neurčitou se metadata cena/hodnota předmětu smlouvy počítá jako výše plnění za dobu 5 let (podle zákona č. 151/1997 Sb., o oceňování majetku a o změně některých zákonů). Nevím, jak mám stanovovat předpokládanou hodnotu veřejné zakázky ještě před podáním žádosti o přidělení čísla veřejné zakázky odborem investičním. Modelový případ: chceme si sjednat cosi (službu, pronájem, …) na dobu neurčitou v hodnotě 10.001,- Kč bez DPH ročně. Podle zákona o zadávání veřejných zakázek je předpokládaná hodnota veřejné zakázky rovna 10.001,- Kč bez DPH x 4 roky = 40.004,- Kč bez DPH - není tedy třeba smlouvy a uzavřeme objednávku. Pokud budu postupovat ve stejném případě podle níže uvedeného: 10.001,- Kč bez DPH x 5 let = 50.005,- Kč bez DPH, tak musím uzavřít smlouvu, kterou zveřejňuji v registru smluv včetně celého procesu předcházejícímu uzavření smlouvy dle Pravidel o zadávání veřejných zakázek.

Odpověď k dotazu:

V případě stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky se postupuje dle z.č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek. Jestliže, je smlouva uzavírána na dobu neurčitou, pak se pro stanovení hodnoty postupuje, jak sama správně uvádíte dle § 20 a § 21. Vámi uváděná doba (4 roky) však slouží pro stanovení režimu veřejné zakázky, tedy v tomto případě by se jednalo o veřejnou zakázku malého rozsahu.

Dle bodu 6.6.2. Směrnice č. S-06/2016, která stanoví pravidla pro zadávání veřejných zakázek Ústeckým krajem a jím zřizovanými příspěvkovými organizacemi dochází k uzavření smlouvy rovněž akceptací vystavené objednávky (pouze u VZMR do 50 tis. Kč bez DPH). Uvedená směrnice však nevylučuje možnost uzavření smlouvy, což bychom s ohledem na zákon č. 340/2015 Sb. o registru smluv v takovýchto situacích doporučovali.

Z pohledu registru smluv je však situace odlišná od postupů stanovených zákonem o zadávání veřejných zakázek. Pokud je smlouva uzavírána na dobu neurčitou postupuje se, dle doporučení Ministerstva vnitra, pro určení hodnoty předmětu smlouvy podle zákona č. 151/1997 Sb., o oceňování majetku, jako obecného právního předpisu pro oceňování, jenž počítá s oceňováním majetkových práv v horizontu 5 let. Na předmětnou smlouvu by se tedy vztahovala povinnost uveřejnění v registru smluv (v případě, že by se na ni nevztahovala žádná z dalších výjimek dle § 3 zákona o registru smluv). Jako metadata cena/hodnota by se uvedlo Vámi uváděných 50.005,00 Kč bez DPH.

V případě pochybností ceny/hodnoty předmětu smlouvy je doporučeno smlouvu v registru smluv uveřejnit a předejít tak od 1. 7. 2017 případné neúčinnosti smlouvy.

Z výše uvedeného pak plyne, že vnitřní postup dle pravidel pro VZMR do 50 tis. Kč není v důsledku postupů při uveřejnění dotčen, ale závěrem procesu nebude vystavení objednávky, ale uzavření zjednodušené smlouvy – viz vzor č. 11 Směrnice, kterou se vydávají standardní vzory smluv.