SMLOUVA O DÍLO E-mailový server s groupware

SMLOUVA O DÍLO

E-mailový server s groupware

Město Nový Jičín

se sídlem: Masarykovo nám. 1/1, 741 01 Nový Jičín

IČO: 00298212

zastoupeno: Mgr. ▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇, vedoucím Odboru organizačního MěÚ Nový Jičín, tel.: ▇▇▇ ▇▇▇ ▇▇▇, mobil: ▇▇▇ ▇▇▇ ▇▇▇, e-mail: ▇▇▇▇▇▇▇@▇▇▇▇▇▇▇▇▇-▇▇▇▇.▇▇

bankovní spojení: Komerční banka, a. s.

číslo účtu: 326801/0100

kontaktní osoba ve věcech technických: ▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇, tel.: ▇▇▇ ▇▇▇ ▇▇▇, e-mail: ▇▇▇▇▇▇▇▇@▇▇▇▇▇▇▇▇▇-▇▇▇▇.▇▇

(dále jen “zadavatel”)

na straně jedné

a

xxxxxxx, s.r.o. …a.s.

se sídlem: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

IČO: xxxxxxxx

zastoupené: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

vedená: xxxxxxxxx

bankovní spojení: xxxxxxxxxxxxxxxxx

číslo účtu: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

kontaktní osoba ve věcech technických: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

(dále jen „zhotovitel“)

na straně druhé

uzavřely dále uvedeného dne, měsíce a roku v souladu s § 2586 a násl. zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, a za podmínek dále uvedených tuto smlouvu o dílo, jejímž předmětem je vytvoření e-mailového serveru s groupwarovými službami pro město Nový Jičín včetně poskytnutí licence a poskytování technické podpory.

I.

Základní ustanovení

1. Smluvní strany prohlašují, že uvedené údaje v záhlaví této smlouvy jsou v souladu s právní skutečností ke dni uzavření této smlouvy. Smluvní strany se zavazují, že jakékoli změny dotčených údajů písemně oznámí bez prodlení druhé straně.

2. Zhotovitel prohlašuje, že se náležitě seznámil se všemi podklady, které byly součástí zadávací dokumentace veřejné zakázky a které stanovují požadavky na předmět plnění této smlouvy, a že je odborně způsobilý ke splnění všech jeho závazků dle této smlouvy.

3. Zhotovitel dále prohlašuje, že se detailně seznámil s rozsahem a povahou díla, že jsou mu známy všechny technické, kvalitativní a jiné podmínky nezbytné k realizaci díla, a že disponuje takovými kapacitami a odbornými znalostmi, které jsou nezbytné pro realizaci díla za dohodnutou maximální smluvní cenu uvedenou ve smlouvě.

II.

Předmět smlouvy

1. Zhotovitel se zavazuje za podmínek uvedených dále v této smlouvě:

1. Vytvořit pro zadavatele e-mailový server s groupwarovými službami (dále také „dílo“ nebo „aplikace“) splňující technické, grafické a další požadavky a kritéria dle technické specifikace, která je přílohou č. 1 této smlouvy a je její nedílnou součástí, a současně s tím poskytnout zadavateli časově neomezenou licenci a technickou podporu k tomuto dílu.

2. Provést kompletní implementaci serverové části včetně operačního systému na server zadavatele (možno vzdáleně přes VPN, kterou poskytne zadavatel). Po dobu 90 kalendářních dnů od nabytí účinnosti smlouvy poskytnout zvýšenou součinnost při řešení počátečních problémů.

3. Poskytovat technickou podporu pro aplikaci (možno vzdáleně přes VPN, kterou poskytne zadavatel). Specifikace technické podpory je uvedena v příloze č. 3 této smlouvy,

4. Poskytnout školení na obsluhu aplikace v rozsahu 3 hodin pro 200 uživatelů, vždy pro max. 40 uživatelů současně, a to dvě školení za den, celkem tedy 6 skupin v rozsahu max. 3 dnů. Toto školení poskytnout nejpozději do 56 kalendářních dnů od nabytí účinnosti smlouvy, nejdříve však po ukončeném zkušebním režimu. Možnost volby termínů školení ve dnech úterý, středa, čtvrtek 8:00 hod. – 11:00 hod. a 12:00 hod. – 15:00 hod. Školící místnost a notebooky pro uživatele zajišťuje zadavatel.

5. Poskytnout školení pro 4 administrátory aplikace v rozsahu 6 hod. Toto školení poskytnout nejpozději do 35 kalendářních dnů od nabytí účinnost smlouvy, avšak před zahájením testování zadavatelem.

2. Instalace a zaškolení proběhne v místě zadavatele.

3. Aplikace bude splňovat požadavky na ochranu osobních údajů (dle nařízení GDPR) a obsah aplikace bude zabezpečen.

4. Součástí díla jsou i práce v tomto článku nespecifikované, které jsou však k řádnému provedení díla nezbytné a o kterých zhotovitel vzhledem ke své kvalifikaci a zkušenostem měl a mohl vědět. Provedení těchto prací nezvyšuje touto smlouvou sjednanou cenu díla.

5. Zadavatel může požadovat změny a rozšíření díla oproti sjednaným podmínkám v kterékoli fázi, až do předání díla. Všechny požadavky na změny budou předány zhotoviteli formou písemné žádosti o změnu. Zhotovitel ověří vliv požadovaných změn na cenu, termíny a další původně sjednané podmínky a písemně informuje o těchto důsledcích zadavatele. V případě nutnosti změny ceny díla v důsledku změněných požadavků zadavatele musí být uzavřen písemný dodatek k této smlouvě, jinak není zadavatel povinen změněnou cenu díla platit.

III.

Místo plnění

1. Místem plnění podle této smlouvy je sídlo zadavatele na adrese Městský úřad Nový Jičín, Masarykovo nám. 1/1, 741 01 Nový Jičín nebo Divadelní 8, 741 01 Nový Jičín.

IV.

Doba realizace díla

1. Realizace díla dle čl. II. odst. 1 písm. a), b), d) a e) bude probíhat v těchto dílčích termínech:

1. inicializační schůzka, upřesnění detailů požadovaného řešení aplikace – nejpozději do 7 kalendářních dnů od účinnosti této smlouvy,

2. kompletní implementace serverové části včetně operačního systému na server zadavatele – nejpozději do 28 kalendářních dnů od účinnosti této smlouvy,

3. školení pro 4 administrátory aplikace v rozsahu 6 hod. – nejpozději do 35 kalendářních dnů od účinnosti této smlouvy,

4. finalizace, předání aplikace zadavateli ke zkušebnímu provozu – nejpozději do 35 kalendářních dnů od účinnosti této smlouvy (po předání bude 7 kalendářních dnů probíhat zkušební provoz),

5. zkušební provoz, připomínkování a zapracování připomínek zadavatele – nejdéle do 42 kalendářních dnů od účinnosti této smlouvy,

6. školení na obsluhu aplikace v rozsahu 3 hod. pro 200 uživatelů, vždy pro max. 40 uživatelů současně, dvě školení za den, celkem tedy 6 skupin v rozsahu max. 3 dnů – nejpozději do 56 kalendářních dnů od účinnosti této smlouvy,

7. konečný termín předání díla před uvedením do ostrého provozu – nejpozději do 56 kalendářních dnů od účinnosti této smlouvy,

8. poskytnutí zvýšené součinnosti při řešení počátečních problémů – po dobu 90 kalendářních dnů od účinnosti této smlouvy.

2. Sjednané termíny mohou být prodlouženy pouze v případě, že zadavatel prokazatelně neposkytne zhotoviteli dostatečnou součinnost, nebo po oboustranné písemné dohodě.

3. Smluvní technická podpora aplikace dle čl. II odst.1 písm. c) bude poskytována od předání díla do skončení účinnosti této smlouvy.

V.

Splnění díla

1. Zhotovitel splní svou povinnost provést dílo řádně a kvalitně tak, že splní řádně veškeré své povinnosti s tím, že řádným splněním se rozumí zprovoznění aplikace dle požadavků zadavatele (specifikováno v příloze č. 1 této smlouvy) včas a bez závad a poskytování technické podpory bez závad po celou dobu účinnosti této smlouvy.

2. Řádné ukončení a předání části díla dle ust. čl. II. odst. 1 písm. a), b), d), e) bude potvrzeno Zápisem o akceptaci díla podepsaným oběma smluvními stranami (dále jen zápis). Zápis má právní účinky takového potvrzení pouze v tom případě, že obsahuje prohlášení zadavatele, že dílo bez vad a nedodělků, které by bránily řádnému užívání a provozu díla, akceptuje. Dílo s vadami a nedodělky není zadavatel povinen akceptovat.

VI.

Cena díla a platební podmínky

1. Cena za předmět plnění je sjednána následovně:

Položka	Cena bez DPH
E-mailserver s webovým rozhraním včetně groupware
Instalace, implemetace
Školení uživatelů a administrátorů
Technická podpora 1.rok (z 5 let)
Technická podpora 2.rok (z 5 let)
Technická podpora 3.rok (z 5 let)
Technická podpora 4.rok (z 5 let)
Technická podpora 5.rok (z 5 let)

2. Ke sjednaným cenám bude připočtena DPH ve výši stanovené platnými a účinnými právními předpisy ke dni uskutečnění zdanitelného plnění. Za správnost stanovení sazby DPH a vyčíslení výše DPH odpovídá zhotovitel.

3. Ceny za plnění dle této smlouvy jsou dohodnuty jako ceny nejvýše přípustné zahrnující veškeré náklady a hotové výdaje zhotovitele spojené s plněním předmětu této smlouvy.

4. Práce nad rámec předmětu plnění této smlouvy vyžadují předchozí dohodu smluvních stran formou písemného dodatku k této smlouvě. Pokud zhotovitel provede tyto práce bez předchozího sjednání písemného dodatku ke smlouvě, považuje se provedení těchto prací za dar zadavateli.

5. Cena za poskytnutí předmětu plnění bude uhrazena ve dvou částkách.

6. Cena za poskytnutí předmětu plnění dle čl. II. odst. 1 písm. a), b), d,) e) bude uhrazena na základě faktur vystavených zhotovitelem takto:

1. 1. faktura bude vystavena na částku ve výši 90 % z ceny části díla dle ust. čl. II odst. 1 písm. a) a b) po předání této části díla zadavateli. Nedílnou součástí faktury bude Zápis o akceptaci díla (jeho části).

2. 2. faktura bude vystavena na zbývající část ceny částí díla dle čl. II. odst. 1 písm. a), b), d) a e), a to na částku ve výši 10 % z ceny za část díla dle ust. čl. II. odst. 1 písm. a) a b) a cenu za část díla dle čl. II. odst. 1 písm. d) a e), po splnění povinnosti zhotovitele stanovené v čl. II. odst. 1 písm. b) (součinnost při řešení problémů při užívání aplikace po dobu 90 kalendářních dnů od nabytí účinnosti smlouvy).

7. Cena za poskytování předmětu plnění dle čl. II. odst. 1 písm. c) bude uhrazena vždy za předchozí rok (12 měsíců) na základě faktury vystavené zhotovitelem po skončení daného roku účinnosti této smlouvy.

8. Zhotovitel při předání díla (části díla) předloží fakturu obsahující rozpis všech položek tvořících předmět dané dodávky včetně cen.

9. Splatnost faktur se sjednává na 30 dnů od doručení faktury zadavateli. Za okamžik uhrazení faktury se považuje datum, kdy byla předmětná částka odepsána z účtu zadavatele. Při nedodržení této splatnosti je zhotovitel oprávněn vyúčtovat zadavateli úrok z prodlení ve výši 0,05 % z fakturované částky za každý den prodlení.

10. Zadavatel je oprávněn ve lhůtě splatnosti zhotoviteli doručenou fakturu vrátit, jestliže vyúčtovaná cena není v souladu s cenou za provedení díla sjednanou v této smlouvě nebo jestliže faktura neobsahuje náležitosti dle příslušných právních předpisů. Nová lhůta splatnosti počne běžet od doručení opravené faktury zadavateli.

VII.

Odpovědnost za vady

1. Na předmět díla dle čl. II. odst. 1 písm. a) a b) poskytuje zhotovitel záruku na jakost po dobu 24 měsíců od předání zadavateli (akceptace díla). Současně se zhotovitel zavazuje, že bude zajišťovat technickou podporu aplikace a serveru pro zachování kvality předmětu plnění.

2. Zhotovitel v rámci záruky za jakost odpovídá za to, že předmět plnění bude v souladu s touto smlouvou a podmínkami stanovenými právními předpisy (včetně nařízení Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů), zejména pak odpovídá za shodu funkčního chování a vlastností předmětu plnění a za použitelnost předmětu plnění pro účely vyplývající z této smlouvy.

3. V případě, že se vyskytne vada, kterou lze odstranit opravou, má zadavatel právo na bezplatné odstranění vady a na úhradu vzniklé škody. Vadu je zhotovitel povinen odstranit nejpozději do 15 dnů od její prokazatelné reklamace zadavatelem, a to způsobem, který zvolí zadavatel.

VIII.

Sankční ujednání

1. V případě, že zhotovitel bude v prodlení se svojí povinností splnit včas předmět smlouvy, tj. nedodrží termíny stanovené v čl. IV. odst. 1, 2 této smlouvy, je povinen zaplatit zadavateli smluvní pokutu ve výši 1.000,00 Kč za každý, byť i jen započatý den prodlení. To neplatí v případě, že zhotovitel prokáže, že prodlení vzniklo z důvodu na straně zadavatele. Zhotovitel není v prodlení, pokud nemohl plnit v důsledku vyšší moci.

2. V případě, že zhotovitel nedodrží lhůtu pro odstranění vad nebo nedodělků, je povinen zaplatit zadavateli smluvní pokutu ve výši 1.000,00 Kč za každý, byť i jen započatý den prodlení.

3. V případě prodlení s odstraňováním vad v rámci technické podpory, je povinen zaplatit zadavateli smluvní pokutu ve výši 3.000,00 Kč za každý, byť i jen započatý den prodlení.

4. V případě, že zhotovitel nesplní některou z povinností stanovených v ust. čl. IX. odst. 9., je povinen zaplatit smluvní pokutu ve výši 10.000,00 Kč za každé jednotlivé porušení povinnosti.

5. V případě prodlení zadavatele s úhradou faktury, může zhotovitel požadovat zaplacení smluvní pokuty ve výši 0,05% z fakturované částky za každý den prodlení.

6. Zaplacením smluvní pokuty není dotčeno právo smluvní strany na náhradu škody vzniklé porušením smluvní povinnosti, které se smluvní pokuta týká.

IX.

Trvání smlouvy

1. Tato smlouva se uzavírá na dobu určitou, a to do uplynutí doby 5 let od předání díla bez vad a nedodělků zadavateli.

2. Smluvní vztah lze ukončit písemnou dohodou smluvních stran, výpovědí kterékoli ze smluvních stran bez udání důvodu s výpovědní dobou 6 měsíců, která začíná běžet první den následujícího měsíce po doručení výpovědi druhé smluvní straně, a dalšími způsoby stanovenými Občanským zákoníkem.

3. Od smlouvy může každá ze stran odstoupit, dojde-li k podstatnému porušení smlouvy druhou smluvní stranou a v dalších případech výslovně stanovených touto smlouvou a Občanským zákoníkem. Odstoupení od smlouvy musí být provedeno písemně, jinak je neplatné.

4. Podstatným porušením smlouvy na straně zhotovitele se rozumí zejména:

1. nedodržení zadání – formy, funkčnosti a obsahu díla, vedoucí k jeho praktické nepoužitelnosti zadavatelem k účelu stanovenému ve smlouvě nebo účelu obvyklému,

2. neuvedení informací o okolnostech souvisejících s plněním smlouvy, které nejsou jejím předmětem, avšak mají za následek vznik neočekávaných druhotných nákladů či komplikací znemožňujících dokončení díla,

3. prodlení zhotovitele s plněním díla v termínech stanovených v čl. IV. delší než jeden týden, toto ustanovení o prodlení se nevztahuje na případy, kdy prodlení v termínech stanovených v čl. IV vzniklo prokazatelně na základě neposkytnutí součinnosti objednatelem,

4. opakované prodlení s poskytováním podpory ve lhůtách stanovených v příloze č. 4 této smlouvy.

5. Podstatným porušením smlouvy na straně zadavatele se rozumí zejména prodlení zadavatele se zaplacením řádně vystavené faktury zhotovitele delší než 30 dnů.

6. Zadavatel je dále oprávněn od smlouvy odstoupit bylo-li insolvenčním soudem pravomocně rozhodnuto o úpadku zhotovitele či byl-li návrh na zahájení insolvenčního řízení zamítnut pro nedostatek majetku zhotovitele či vstoupil-li zhotovitel do likvidace nebo zanikl.

7. Odstoupení od smlouvy strana oprávněná oznámí straně povinné bez zbytečného odkladu poté, kdy strana povinná poruší jakoukoliv svou povinnost ve smyslu tohoto článku smlouvy. Odstoupení nabývá účinnosti okamžikem doručení oznámení o odstoupení druhé smluvní straně.

8. Odstoupení od této smlouvy či jiné ukončení smluvního vztahu založeného touto smlouvou se nedotýká práva na zaplacení smluvní pokuty nebo úroku z prodlení, pokud již dospěl, práva na náhradu škody vzniklé porušením smluvní povinnosti ani ujednání, které má vzhledem ke své povaze zavazovat smluvní strany i po odstoupení od smlouvy.

9. V případě výpovědi smlouvy kteroukoli ze smluvních stran je zhotovitel povinen nejpozději 60 dnů před ukončením smlouvy předat zadavateli veškeré zdrojové kódy, databáze, filesystémy apod. (a to včetně jejich popisů), které s provozem aplikace jakkoliv souvisí a jsou potřebné pro přenos aplikace k jinému provozovateli, popřípadě jsou potřebné pro další vývoj, aktualizace či provozování aplikace. Současně je zhotovitel povinen předat zadavateli veškeré systémové požadavky na případný provoz aplikace a poskytnout součinnost při instalaci aplikace u zadavatele nebo u třetí strany až do jejího úplného zprovoznění.

X.

Závěrečná ustanovení

1. Závazkový vztah upravený touto smlouvou a vztahy ve smlouvě výslovně neupravené a z ní vyplývající, se řídí úpravou obsaženou v Občanském zákoníku.

2. Veškeré změny a doplňky smlouvy lze provést pouze formou písemných dodatků odsouhlasených oběma smluvními stranami.

3. Tato smlouva je vyhotovena ve čtyřech stejnopisech, z nichž každá smluvní strana obdrží dva stejnopisy.

4. Tato smlouva nabývá platnosti dnem jejího uzavření a účinnosti dnem uveřejnění v registru smluv.

5. Smluvní strany prohlašují, že je jim znám celý obsah smlouvy a že tuto smlouvu uzavřely na základě své svobodné a vážné vůle. Na důkaz této skutečnosti připojují svoje podpisy.

6. Smluvní strany výslovně souhlasí s tím, že tato smlouva bude v souladu se zák. č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), uveřejněna v registru smluv. Elektronický obraz smlouvy a metadata dle uvedeného zákona zašle k uveřejnění v registru smluv město Nový Jičín, a to nejpozději do 10dnů od jejího uzavření. Smluvní strany prohlašují, že tato smlouva neobsahuje, s výjimkou osobních údajů zhotovitele/zástupce zhotovitele, osobních a kontaktních údajů kontaktních osob zhotovitele a podpisů osob jednajících za smluvní strany informace ve smyslu ust. § 3 odst. 1 zákona č. 340/2015 Sb. a proto souhlasí se zveřejněním celého textu smlouvy za podmínky, že údaje v rozsahu osobních údajů zhotovitele/ zástupce zhotovitele, osobních a kontaktních údajů kontaktních osob zhotovitele a podpisů osob jednajících za smluvní strany budou znečitelněny.

Přílohy:

Příloha č.1 - Technická specifikace (e-mailový server s groupwarovými službami) - část A

Příloha č.2 - Technická specifikace (e-mailový server s groupwarovými službami) – část B

Příloha č.3 - Specifikace technické podpory

V Novém Jičíně, dne V xxxxx, dne

▇▇▇. ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇

vedoucí Odboru organizačního

za zadavatele