Smlouva o poskytování služeb v oblasti informačních technologií a zpracování osobních údajů

uzavřená zejména podle § 6 z. č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen Zákon)

▇▇▇▇▇▇▇, s.r.o.

▇▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇, ▇▇▇▇, 602 00

IČO: 28341821, DIČ: CZ28341821, spisová značka: C 62431 vedená u Krajského soudu v Brně Jedná: ▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇, jednatel

(dále jen Edookit) a

Základní škola Trávníky Otrokovice, příspěvková organizace

Hlavní 1160, Kvítkovice, 765 02 Otrokovice

IČO: 75020211

Jedná: ▇▇▇. ▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇, ředitelka

Tel.: ▇▇▇ ▇▇▇ ▇▇▇, e-mail: ▇▇▇▇▇▇▇▇@▇▇▇▇▇▇▇▇▇.▇▇ (dále jen Škola)

uzavírají následující smlouvu (dále jen Smlouva):

1. Předmět, trvání a výpověď smlouvy

1.1. Smlouva upravuje vztah mezi ▇▇▇▇▇▇ jako správcem osobních údajů ve smyslu § 4 a 5 Zákona a Edookitem jako zpracovatelem osobních údajů ve smyslu § 4 a 6 Zákona.

1.2. Předmětem Smlouvy jsou veškerá práva a povinnosti, která vzniknou smluvním stranám v souvislosti s používáním systému, specifikovaného v čl. 2.1 této Smlouvy, na základě této Smlouvy.

1.3. Smlouva je platná ode dne písemného přijetí nabídky jedné ze stran protistranou.

1.4. Smlouva se uzavírá na dobu neurčitou a obě strany ji mohou vypovědět s tříměsíční výpovědní lhůtou, a to i bez udání důvodu. To neovlivňuje výjimku uvedenou v čl. 3.1 této Smlouvy.

1.5. Výpověď musí být písemná, výpovědní lhůta začíná běžet od doručení výpovědi protistraně.

1.6. Účinky doručení písemnosti odesílané dle této smlouvy, včetně výpovědi smlouvy, nastávají okamžikem, kdy měl adresát možnost se s písemností seznámit, tj. v případě uložení zásilky na poště nastávají účinky doručení dnem uložení na poště.

2. Rozsah a účel smlouvy

2.1. Systém Edookit je provozován jako webová služba, zajištující podporu administrativy školy (dále jen „Systém“).

2.2. Systém je tak určen pro správu osobních údajů, které ▇▇▇▇▇ jako správce provádí (podle § 5 odst. 2, písm. a) Zákona), zejména na základě z. č. 561/2004 Sb., zákona o předškolním, základním středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školského zákona), ve znění pozdějších předpisů. V rozsahu tohoto zákonného oprávnění Školy ke správě osobních údajů Škola touto Smlouvou pověřuje Edookit zpracováním osobních údajů spravovaných Školou.

2.3. Škola má na základě Smlouvy přístup k Systému v rozsahu všech jeho aktuálních modulů.

2.4. Funkce a moduly Systému budou průběžně aktualizovány bez nároku na dodatečné zpoplatnění nad rámec sjednané Ceny, určené v čl. 3 této Smlouvy.

2.5. ▇▇▇▇▇▇▇ se zavazuje, že žádnou z funkcionalit, existujících k okamžiku podpisu Smlouvy, nezruší bez funkční náhrady.

2.6. Veškerá data jsou majetkem Školy a jsou uložena na serverech, dedikovaných společnosti Edookit pro tento účel v profesionálním datacentru na území Evropské unie.

2.7. Škola má k dispozici neomezený datový prostor pro veškerá data s výjimkou souborových příloh. Pro souborové přílohy má Škola k dispozici datový prostor 100 GB. Souborové přílohy nad tento limit budou zpoplatněny dle aktuálně platného ceníku na webu Edookit. V případě navýšení ceny za uložení souborových příloh Edookit takové navýšení písemně oznámí Škole. Škola má možnost navýšení ceny do 15ti dnů od obdržení oznámení ▇▇▇▇▇▇▇ odmítnout s tím, že v takovém případě současně podá výpověď této smlouvy, do doby uplynutí výpovědní doby bude Škola ceny za uložení souborových příloh hradit cenu stanovenou před jejím navýšením. V případě marného uplynutí lhůty dle předchozí věty se má za to, že ▇▇▇▇▇ s navýšením ceny souhlasí.

3. Cena

3.1. Služba definovaná v čl. 2 této Smlouvy bude poskytována od podpisu Smlouvy do 31.8.2017 zdarma a po tuto dobu lze rovněž vypovědět Smlouvu ze strany Školy bez výpovědní doby.

3.2. Služba definovaná v čl. 2 této Smlouvy bude poskytována od 1.9.2017 za cenu, složenou z paušální částky 792,- Kč měsíčně a 1,44 Kč měsíčně za každého žáka Školy, zaokrouhlenou na celé stokoruny dolů. Cena je konečná a je vypočtena včetně DPH.

3.3. Instalace a počáteční nastavení systému nejsou součástí ceny podle čl. 3.2 této Smlouvy a budou poskytovány za cenu ve výši 1584,- Kč. Cena je jednorázová, je vypočtena včetně DPH a bude zahrnuta do první faktury Edookit.

3.4. Počet žáků ▇▇▇▇▇ rozhodný pro určení Ceny je počítán k prvnímu dni každého kalendářního roku, ve kterém je cena fakturována v souladu s čl. 4 této Smlouvy.

4. Fakturace

4.1. Faktura ceny za služby dle této smlouvy bude provedena 1x ročně, a to vždy na začátku každého kalendářního roku na příslušný rok předem či dle odlišné dohody stran.

4.2. Faktura bude vyhotovena a doručována elektronicky na e-mailovou adresu uvedenou Školou v této Smlouvě.

5. Závazky Edookitu vůči Škole včetně technického a organizačního zabezpečení osobních dat

5.1. Edookit se zavazuje Škole poskytnout neomezený přístup do Systému po celou dobu trvání smluvního vztahu.

5.2. ▇▇▇▇▇▇▇ se zavazuje poskytovat Škole technickou podporu a podporu při nasazování Systému, které jsou součástí Ceny dle čl. 3 této Smlouvy.

5.3. Rozsah uživatelské podpory nad rámec čl. 5.2 je zpoplatněn dle ceníku na webu Edookit platnému k vzniku okamžiku požadavku této podpory.

5.4. ▇▇▇▇▇▇▇ se zavazuje s osobními daty, spravovanými ▇▇▇▇▇▇, zacházet v souladu se Zákonem.

5.5. ▇▇▇▇▇▇▇ se zavazuje, že bude zpracovávat a uchovávat pouze přesné osobní údaje tak, jak mu je Škola poskytne (a v případě požadavku Školy je bude aktualizovat), a to pouze v rozsahu a za účelem stanoveným v čl. 2 této Smlouvy a po dobu nezbytnou pro plnění účelu jejich zpracování.

5.6. ▇▇▇▇▇▇▇ se dále zavazuje, že učiní veškerá standardní opatření, aby nemohlo dojít k nahodilému nebo neoprávněnému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, poškození, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů.

5.7. ▇▇▇▇▇▇▇ se tak konkrétně zavazuje, že bude:

- data Školy zpracovávat těmito prostředky a způsoby:

- uchováním dat v databázi (Škola má k dispozici vlastní instanci systému a vlastní databázi),

- dotazováním této databáze ze strany učitelského systému a rodičovského a studentského portálu,

- ukládáním záloh této databáze na několika fyzických serverech (dle čl. 2.5 této Smlouvy),

- vypisováním této databáze (skrz spojení šifrované protokolem SSL) pracovníky Edookitu za účelem diagnostiky a opravy chyb a poskytování požadované technické podpory;

- data Školy pravidelně zálohovat (minimálně 4x denně), a na vyžádání Škole veškerá zálohovaná data předávat ve formě výpisu dat z databáze a lhůtě dle požadavku Školy (šifrovaná/nešifrovaná);

- provozovat službu na šifrovaném protokolu HTTPS a činit veškerá standardní opatření pro zajištění její neustálé dostupnosti, a to zejména využíváním profesionálního datacentra (se zálohováním el. energie, násobným připojením do internetu s garancí dostupnosti min. 99 %) a zajištěním rychlého nasazení zálohy systému na jiný server v případě hardwarového výpadku;

- prostory, ve kterých jsou data fyzicky uchovávána, zabezpečovat prostřednictvím profesionálního datacentra splňujícího standard ISO/IEC 27001;

- umožňovat přístup k datům, spravovaným Školou a zpracovávaných Edookitem, pouze těm zaměstnancům a smluvním partnerům Edookitu, kteří systém programují nebo jsou pracovníky zákaznické podpory a jsou smluvně zavázáni k ochraně spravovaných a zpracovávaných dat a jsou o bezpečnosti dat prokazatelně pravidelně proškolováni;

- umožňovat přístup k datům, spravovaným Školou a zpracovávaných Edookitem, pouze těm zaměstnancům a spolupracovníkům Školy, kteří k tomu budou prokazatelně pověřeni ▇▇▇▇▇▇;

- nad rámec těchto oprávnění umožňovat přístup k datům, spravovaným Školou a zpracovávaných Edookitem, pouze subjektům údajů, jak mu to ukládá Zákon.

5.8. Edookit se zejména na základě § 8, 21, 25 Zákona zavazuje nahradit Škole škodu, která jí vznikne v důsledku zaviněného porušení zákonných pravidel pro ochranu osobních údajů ▇▇▇▇▇▇▇▇▇.

6. Mlčenlivost, ochrana informací a zákaz jejich zneužití

6.1. Škola i ▇▇▇▇▇▇▇ se zavazují dodržovat mlčenlivost o všech důvěrných informacích o spolupráci mezi Školou a Edookitem, a to během trvání vzájemného smluvního vztahu i po jeho skončení.

6.2. Důvěrnou informací je taková informace, kterou ▇▇▇▇▇ nebo ▇▇▇▇▇▇▇ za důvěrnou označí nebo z jejíž povahy to vyplývá, a to bez ohledu na formu a způsob jejího sdělení či zachycení.

7. Závěrečná ustanovení

7.1. Smlouvu lze měnit pouze oboustranně odsouhlasenými písemnými dodatky.

7.2. Smlouva se řídí právními předpisy České republiky, zejména zákonem o ochraně osobních údajů a občanským zákoníkem.

7.3. Případná neplatnost jednotlivých ustanovení Smlouvy neovlivňuje platnost Smlouvy jako celku.

7.4. Smlouva je vyhotovena ve dvou stejnopisech, z nichž každá ze stran obdržím po jednom.

V Brně dne 18.7. 2017 V Otrokovicích dne ………...…….

Na základě plné moci výkonný ředitel …………………………..

▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇