Side 1 af 16

Standardkontraktsbestemmelser

i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandle- rens behandling af personoplysninger

mellem Kunden

herefter ”den dataansvarlige” og

Dateco ApS CVR 26480817

Storgaden 7 A

6052 Viuf Danmark

herefter ”databehandleren”

der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”

HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databe- skyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder

Indhold

1. Præambel 3

2. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 3

3. Databehandleren handler efter instruks 4

4. Fortrolighed 4

5. Behandlingssikkerhed 4

6. Anvendelse af underdatabehandlere 5

7. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 6

8. Bistand til den dataansvarlige 6

9. Underretning om brud på persondatasikkerheden 7

10. Sletning og returnering af oplysninger 8

11. Revision, herunder inspektion 8

12. Parternes aftale om andre forhold 9

13. Ikrafttræden og ophør 9

Bilag A Oplysninger om behandlingen 10

Bilag B Underdatabehandlere 11

Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 12

Side 2 af 16

1. Præambel

Side 3 af 16

1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behand- ling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parla- mentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbin- delse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).

3. I forbindelse med leveringen af WebDesktop behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.

4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem par- terne.

5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.

6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlin- gens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behand- lingen.

7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.

8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af person- oplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gen- nemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.

10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.

11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter da- tabeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

2. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes1 nationale ret og disse Bestemmelser.

2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemid- ler, der må ske behandling af personoplysninger.

1 Henvisninger til ”medlemsstat” i disse bestemmelse skal forstås som en henvisning til ”EØS medlemsstater”.

3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlagSide 4 af 16

for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.

3. Databehandleren handler efter instruks

1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være doku- menteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.

2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

4. Fortrolighed

1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af perso- ner, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgan- gen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.

2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

5. Behandlingssikkerhed

1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hen- syntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstalt- ninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.

Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som be- handlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger

b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssy- stemer og -tjenester

c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse

d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten afSide 5 af 16

de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.

2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige infor- mation til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.

3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den data- ansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rå- dighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.

6. Anvendelse af underdatabehandlere

1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).

2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databe- handleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilfø- jelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvar- lige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underda- tabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.

3. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behand- lingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databe- skyttelsesforordningen.

Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder da- tabehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

4. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges an- modning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende

databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehand-Side 6 af 16 leren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af un- derdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

5. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand, således at den dataansvarlige i tilfælde af at databehandleren faktisk eller retligt set er ophørt med at eksistere eller i tilfælde af databehandlerens konkurs, har ret til at opsige underdatabehandleraftalen og instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.

6. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordnin- gens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

7. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandle- ren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlems- staternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataan- svarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan under- retning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:

a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en interna- tional organisation

b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland

c. behandle personoplysningerne i et tredjeland

4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.

5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databe- skyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

8. Bistand til den dataansvarlige

1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databe- skyttelsesforordningens kapitel III.

Side 7 af 16

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede

b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede

c. indsigtsretten

d. retten til berigtigelse

e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)

f. retten til begrænsning af behandling

g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller be- grænsning af behandling

h. retten til dataportabilitet

i. retten til indsigelse

j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering

2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 5.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er til- gængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:

a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikker- heden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder

b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske perso- ners rettigheder og frihedsrettigheder

c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensana- lyse)

d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.

3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databe- handleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtel- ser, der følger af Bestemmelse 8.1. og 8.2.

9. Underretning om brud på persondatasikkerheden

1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer ef-Side 8 af 16

ter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelses- forordningens artikel 33.

3. I overensstemmelse med Bestemmelse 8.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at fore- tage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den data- ansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:

a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registre- ringer af personoplysninger

b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.

4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

10. Sletning og returnering af oplysninger

1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette eller tilbagelevere personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlige, at oplysningerne er slettet eller tilbageleveret, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

Databehandleren forpligter sig til alene at behandle personoplysningerne til de(t) formål, i den periode og under de betingelser, som disse regler foreskriver.

11. Revision, herunder inspektion

1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttel- sesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og under- databehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.

3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyn- dighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

12. Parternes aftale om andre forhold

Side 9 af 16

1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysnin- ger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

13. Ikrafttræden og ophør

1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for underskrift af abonnementsaftalen.

2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.

3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.

4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 10.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.

5. Underskrift

På vegne af databehandleren

▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇

Stilling Ejer/partner Telefonnummer ▇▇ ▇▇▇ ▇▇▇

E-mail ▇▇▇▇▇▇▇@▇▇▇▇▇▇.▇▇

Underskrift

Bilag A Oplysninger om behandlingen

A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige

Dateco A/S er databehandler i forbindelse med levering af IT-ydelsen:

- WebDesktop

Formålet med behandlingen er at hoste og drifte den dataansvarliges IT-infrastruktur, som databehandleren kan tilgå via remote desktop.

A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)

Databehandleren hoster den dataansvarliges IT-infrastruktur på egen server. Den dataansvarlige kan tilgå dette via remote desktop.

A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede

Den dataansvarlige har kontrollen over, hvilke kategorier af personoplysninger, der behandles i WebDesktop. Efter- som det kan være hele den dataansvarliges IT-Infrastruktur, kan det omfatte såvel almindelige, fortrolige og føl- somme oplysninger.

Almindelige oplysninger:

Navn, titel, e-mail, telefonnummer, adresse mv.

Særlige oplysninger:

CPR-nummer og strafbare oplysninger

Følsomme oplysninger:

Databehandleren kan behandle følsomme oplysninger, i det omfang den dataansvarlige uploader sådanne oplys- ninger i WebDesktop applikationen. Dette afspejles I det implementererede sikkerhedsniveau, der er sat til høj.

A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede

Den dataansvarliges:

- Kunder

- Leverandører

- Ansatte

A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed

Behandlingen af personoplysninger varer indtil hovedaftalen ophører, hvorefter data slettes og/eller tilbageleveres.

Bilag B Underdatabehandlere

B.1. Godkendte underdatabehandlere

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse

– gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.

Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1. Behandlingens genstand/instruks

Side 12 af 16

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

Den dataansvarlige instruerer databehandleren i at hoste og drifte den dataansvarliges IT-infrastruktur. Databe- handleren instrueres ligeledes i at yde support ifm. med løsningen.

Behandlingen sker løbende i forbindelse med at den dataansvarlige uploader data til løsningen.

C.2. Behandlingssikkerhed

Sikkerhedsniveauet skal afspejle:

Behandlingen vil som udgangspunkt omfatte en stor mængde af personoplysninger efter databeskyttelsesforordnin- gens artikel 6 om almindelige personoplysninger.

Herudover, kan behandlingen omfatte følsomme personoplysninger efter databeskyttelsesforordningens artikel 9.

Databehandleren vurderer derfor et højt sikkerhedsniveau som værende nødvendigt. Følgende sikkerhedsforan- staltninger er som minimum opsat:

Adgangsstyring

Udgangspunktet for tildeling af rettigheder og adgang til systemer og informationer er, at alt er låst ned og at der kun gives adgang, hvor der er et forretningsmæssigt behov. Ledelsen beslutter hvem, der skal have adgang til sy- stem og/eller informationer, og tildeler herefter rettighederne ud fra disse beslutninger.

Dateco’s servere og bærbare pc’er beskyttes med adgangskode og skærmlås samt opdaterede antivirusprogram- mer og lokale firewalls.

Styring af adgangskoder sker via intern politik - minimum 8 karakterer, kombination af store/små bogstaver samt tal og specialtegn.

Dateco’s fysiske lokaler er sikret med adgangssystem og alarm. Ledelsen beslutter hvem, der skal have adgang til hvad.

Det kritiske it-udstyr er anbragt i adgangsstyret serverrum, med alarmer, hvor det er sikret mod forsyningssvigt med strømbackup (UPS) og mod miljøskader med temperaturføler samt brandalarm.

Informationer og aktiver

Dateco’s informationer findes på it-aktiver som servere, cloud-lagre, samt backupbånd. Sikkerhedspolitikken kræ- ver, at Dateco’s informationer er beskyttet i tilfælde af tab, tyveri, kopiering mv.

Når der anvendes kryptering, er det vigtigt at lave en sikkerhedskopi af krypteringsnøglen, hvilket der er vejledning til i systemerne.

Der er mulighed for at anvende kryptering på alle typer medier, men i denne politik vil det være for omfattende at beskrive alle mulighederne.

Side 13 af 16

Kryptering af virksomhedens informationer understøttes af en begrænsning af hvilke personer, der får rettigheder til at læse, rette eller slette informationer. Se afsnit om adgangsstyring.

Medarbejdere i Dateco må som udgangspunkt ikke opbevare firmarelaterede data i et cloud-lager, som Dropbox, medmindre dette er stillet til rådighed af ▇▇▇▇▇▇, eller godkendt af Dateco’s ledelse til firmabrug. Hvis der opstår et akut behov for at opbevare firmarelaterede data i et ikke-godkendt cloud-lager, er det medarbejderens ansvar at sørge for, at data er krypterede.

Driftsikkerhed

Der foretages backup af Dateco’s systemer og informationer, så de kan genskabes efter et nedbrud. Dette gøres ved backup ud af huset. Backup sker dagligt 4 uger tilbage, ugentligt 6 måneder tilbage og månedligt 5 år tilbage.

Logning af aktiviteter er slået til i Dateco’s systemer, og hvor der er persondata, logges adgang og forsøg på ad- gang til de enkelte informationer også.

Windows Update benyttes på alle Windows-platforme til styring af tekniske sårbarheder, for at forhindre at disse udnyttes ved et angreb. Kritiske Windows-opdateringer installeres hurtigst muligt, og andre Windows-opdateringer en gang pr. måned. Opdatering af tredjeparts applikationer sker løbende.

Ændringer følger en proces med strukturerede tests af løsningerne inden idriftsættelse. Idriftsættelse af ændringer på kritiske systemer foregår i videst muligt omfang i planlagte servicevinduer, for at undgå at eventuelle fejl vil på- virke tilgængeligheden.

Driften sikres yderligere ved at alle servere er dublerede (redundante), med spejlede (Raid-baserede) diske, afta- ler med leveringstidsgarantier (Service Level Agreement) på levering af reservedele, samt ekstern opbevaret kopi af backuppen.

Der køres både elektronisk backup og fysisk backup LTO-medie (Kryptereret).

24/7 tilgængeligheden af Dateco’s systemer dækker også bemandingen, så viden er dubleret og kritiske funktioner tilgængelige døgnet rundt.

Kommunikationssikkerhed

Dateco’s interne netværk er beskyttet med en firewall, der regulerer og logger trafikken mellem Dateco’s interne net og Dateco’s tele-/internetleverandør (Internet Service Provider, ISP) (internettet), så kun tilladt trafik passerer igennem.

Firewallregler er så vidt muligt konfigureret i henhold til PCI-compliance, hvilket betyder at der kun åbnes for de nødvendige services og kun mellem relevante netværkssegmenter, samt at der er defineret regler for både indgå- ende netværkstrafik.

Adgang til filer, der downloades, bliver scannet for virus og andet malware.

Alle indgående e-mails, der modtages i Dateco’s e-mailsystem, bliver scannet for usikre links til eks-

Side 14 af 16

terne hjemmesider og for om det er en potentiel phishing-mail. Derudover scannes vedhæftede filer for virus og andet malware.

Al ekstern adgang til Dateco’s netværk og systemer sker via krypterede forbindelser. Dateco’s website og webser- vices benytter https-kryptering baseret på Transport Layer Security (TLS), ligesom e-mailserveren også håndterer TLS.

Adgang til andre servere/services og Dateco’s interne netværk sker via klientkryptering beskyttet af 2-faktor auten- tifikation.

Overførsel af, eller adgang til, Dateco’s informationer til/fra eksterne samarbejdspartnere eller myndigheder må kun ske efter aftale med disse, baseret på informationernes fortrolighed, herunder om evt. brug af kryptering.

PC’er der kobler sig på virksomhedens netværk og systemer eksternt fra, skal overholde virksomhedens retnings- linjer. Dette er kun tilladt for virksomhedens udstyr/gælder også medarbejdernes egne pc’er.

Leverandørstyring og outsourcing

Microsoft, der står for drift af Microsoft 365, skal overholde Dateco’s krav til it-sikkerhed

Der skal foreligge en aftale, og om nødvendigt også en databehandleraftale, som lever op til kravene i databeskyt- telsesloven.

Medarbejdersikkerhed og awareness

I forbindelse med stillingsopslag/ansættelser vurderer ledelsen, om der er særlige sikkerhedsmæssige krav, her- under om det for eksempel er nødvendigt at bede om at se en straffeattest.

Som en del af ansættelsesproceduren, dog senest ved første arbejdsdag, orienteres den nye medarbejder om tavshedspligt og andre sikkerhedskrav.

Når en medarbejder fratræder, gør ledelsen vedkommende opmærksom på, at tavshedspligten og fortroligheden også gælder efter ansættelsens ophør.

Sikkerhedshændelser og it-beredskab

Hvis en medarbejder opdager trusler mod, eller brud på, informationssikkerheden, eller får mistanke om det, skal vedkommende straks underrette ledelsen om dette.

Ledelsen vurderer de rapporterede sikkerhedshændelser hurtigst muligt efter at de er anmeldt. Det vurderes om de kan vente til senere behandling, om de skal håndteres her og nu (eventuelt ved hjælp af ændringer, yderligere awareness eller kontakt til tredjepart) eller om de er så alvorlige, at de kræver aktivering af Dateco’s it-beredskabs- plan. Er der tale om hændelser med persondata, aktiveres Dateco’s procedurer for dette.

Når hændelsen er behandlet, vurderes om sagen kan lukkes eller om der skal ske en opdatering af risikobilledet, som evt. kræver nye sikkerhedstiltag.

Hvis eksterne parter berøres af sikkerhedshændelser hos Dateco, er ledelsen ansvarlig for eventuel kommunika- tion over for berørte parter.

Vurdering af sikkerhed

De etablerede sikkerhedsforanstaltninger vurderes jævnligt i forhold til ændringer i trusselsniveauet ogSide 15 af 16

tilpasses om nødvendigt.

C.3 Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvar- lige i overensstemmelse med Bestemmelse 8.1 og 8.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:

Databehandleren skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med de nævnte tilfælde i punkt 8.1 og 8.2. og databe- handleren skal igangsætte de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger til at opfylde betingelserne i tilfælde af de nævnte forhold i punkt 8.1. og 8.2

C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine

Oplysninger slettes hos databehandleren efter anmodning fra den dataansvarlige, eller når hovedaftalen opsiges.

C.5 Lokalitet for behandling

Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:

• Dateco ApS’ adresse: St▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇, ▇▇▇▇ ▇▇▇▇

• Lokationer for listede underdatabehandlere

C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.

Den dataansvarlige instruerer databehandleren i at foretage overførsler til tredjelande, hvis dette findes relevant for behandlingen. Der vil kun kunne ske overførsel til en nuværende, eller i fremtiden godkendt underdatabehandler.

Databehandleren er i den forbindelse forpligtet til at sikre lovligheden og sikkerheden af data der måtte overføres. Der vil være sikret et overførselsgrundlag efter GDPR-kapitel V, i form at en tilstrækkelighedsafgørelse, Standard Contractual Clauses (SCC) og/eller Binding Corporate Rules (BCR).

C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personop- lysninger, som er overladt til databehandleren

Ved anmodning vil databehandleren fremsende passende dokumentation for at databehandleren overholder nær- værende aftale og databeskyttelsesreglerne. Databehandleren vil fremsende et besvaret spørgeskema, inden for rimelighedens grænser, som bør betragtes som tilstrækkeligt.

Ønsker den dataansvarlige yderligere dokumentation eller adgang til at føre fysisk audit, skal dette Side 16 af 16 aftales direkte med databehandleren. Databehandleren forbeholder sig retten til at tage sin vanlige timepris for as- sistance med at fremskaffe yderligere dokumentation samt fysiske inspektioner.

C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er over- ladt til underdatabehandlere

Databehandleren fører tilsyn med sine underdatabehandlere. Ønskes materiale herfor udleveret kan dette ske efter aftale. Databehandleren forbeholder sig retten til at tage sin vanlige timepris for assistance med dokumentation for revision ved underdatabehandlerne.