アバンセ施設予約システム調達業務仕様書

第１ 調達の条件

１．１ 目 的

現在、佐賀県立男女共同参画センター及び生涯学習センター（以降、「アバンセ」という）の施設及び附属設備の予約はオンラインでの受け付けを行っていないため、利用者は電話で仮予約したのち申請書の提出をしなければならず負担となっている。

施設管理について、クラウドサービスによるシステムを導入し、オンラインで施設の予約ができるようにすることで、利用者と施設管理者双方の利便性を図る。

１．２ 基本方針

（１）アバンセの貸出し対象施設及び施設附属設備等の予約状況の検索や予約、登録、抽選処理、利用許可証等の発行、利用料金の管理、利用状況の統計分析、各種帳票の出力等が可能なインターネットを利用したクラウドシステムとし、アバンセ内のサーバの設置は不要とする。

（２）本サービスはＡＳＰ方式で運用するものとする。

（３）施設利用者が２４時間いつでも空き状況を検索、予約ができるなど施設利用者の利便性を考慮したシステムとする。

（４）個人情報の漏えい防止等のセキュリティリスクに対応したシステムとする。

（５）多くの施設利用者が利用できるよう、各種ｗｅｂブラウザ及びスマートフォン等に幅広く対応するシステムとする。また、クライアントには特別なソフトウェアのインストールやファイルのダウンロード等を必要としないものとする。

（６）高齢者・障がい者等に配慮したユーザーインターフェイスであるものとする。

１．３ 貸出し対象施設及び施設付帯設備等

本システムを利用する貸出し対象施設及び施設附属設備等は別紙１―１及び別紙１－２のとおり。

１．４ 調達の範囲

本サービス提供の範囲は以下のとおりとする。

（１）本サービスに必要なシステムの提供

（２）導入（マスターデータの作成を含む）及び設定

（３）本サービスの提供、保守及び運用サポート

（４）システム操作マニュアルの作成及び施設職員への利用説明

（５）その他の本サービスに必要な業務

１．５ 契約期間

本業務の契約期間は、契約締結日から令和７年３月３１日までとする。

なお、契約期間満了後、県（以降、「発注者」という）と受注者が協議の上合意した場 合、令和７年４月１日以降も契約期間内と原則同じ月間利用料で契約延長（単年度単位） できること。（ただし、やむを得ない事情により額の増減が生じる場合は、交渉の上契約延長ができることとする）

１．６ 提案上限額

提案上限額１，３４２，０００円（消費税及び地方消費税の額を含む。）とする。

提案上限額には、初期導入費用と、稼働日から令和７年３月３１日までのシステム利用料を含む。

１．７ スケジュール

※システム稼働の日は、発注者の都合により変更となる可能性がある。

１．８ 権利義務の譲渡等の禁止

受注者は、この契約により生ずる権利又は義務を第三者に譲渡し、若しくは承継させ、又はその権利を担保の目的に供することができない。ただし、あらかじめ発注者の承認を得た場合は、この限りではない。

１．９ 損害賠償

受注者は、その責めに帰する理由により、本業務の実施に関し発注者又は第三者に損害を与えたときは、その損害を賠償しなければならない。

１．10 守秘事項等

（１）受注者は本業務における成果物（中間成果物を含む。）については、本業務においてのみ使用することとし、これらを蓄積したり、他の目的に使用してはならない。

（２）受注者は本業務の履行に当たって、知り得た秘密を漏らしてはならない。

（３）（１）及び（２）の規定は、この契約が終了し、または解除されたのちにおいても、また同様とする。

１．11 個人情報の保護

（１）受注者は、本業務を遂行するための個人情報の取扱いについては、別記「個人情報取扱特記事項」

（以下「特記事項」という。）を遵守しなければならない。

（２）受注者は、１.12 の規定により本業務の一部を第三者に再委託し、又は請け負わせる場合は、当該受託者等に対して、特記事項を遵守させなければならない。

１．12 再委託の禁止

受託者は、委託業務を第三者に再委託又は請け負わせてはならない。ただし、業務の一部について書面により発注者の承諾を受けた場合はこの限りではない。

１．13 調査等

発注者は、必要があると認めるときは、受注者に対して本業務の処理状況について調査し、又は報告を求めることができる。この場合において、受注者は、これに従わなければならない。

１．14 完了報告及び検査

受注者は、納品時に発注者の検査を受けるものとする。

１．15 その他

（１）本仕様書に定めのない事項又は本仕様書について疑義の生じた事項については、発注者と受注者とが協議して定めるものとする。

（２）受注者は、関係法令の他、業務委託契約書及び本仕様書に定められた内容を遵守するとともに、発注者の意図及び目的を十分理解したうえで、適切な人員を配置し、本業務を行うこととする。

（３）本業務の進め方については、発注者の担当者と随時綿密に協議を行うものとする。

（４）受注者が発注者または関係者と協議を行った場合は、受注者が議事録を作成し、これを発注者の担当者に報告を行うものとする。

（５）本業務に必要な資料等の収集は、受注者が行うものとする。

（６）本業務に関する協議、打合せ等の必要経費、その他資料収集、調査に要する費用は全て受注者の負担とする。

（７）発注者から貸与した業務上必要な資料等については、厳重に管理し、発注者の許可なくして本業務の目的以外への使用、第三者への貸与または公表してはならない。

また、委託業務終了後、速やかに発注者へ返却するものとする。

第２ 調達基本要件

２．１ セキュリティ要件【必須】

（１）佐賀県情報セキュリティポリシーに準拠したシステムとし、不正アクセス・コンピューターウイルス等への適切なセキュリティ対策を講じ、安全性・信頼性を確保すること

（２）Web サイトの一般的なセキュリティ対策を講じていること。（改ざん、情報漏えい等）

（３）サーバのウイルス対策を講じていること。

（４）日本工業規格（JIS X 8341-3:2016 AA 以上）を準拠すること。

（５）IPA「安全なウェブサイトの作り方」を準拠すること

（６）既知の脆弱性への対応を行うこと

２．２ 可用性要件【必須】

（１）本システムは、24 時間 365 日稼働するものとする。ただし、本システムのメンテナンス等を実施する場合はこの限りではない。

２．３ 保守・運用に係る体制要件【必須】

（１）保守管理要件

サイトの運営・保守管理について、必要な対策等を適切に実施すること。また、既知の脆弱性の監視を行い、新たな脆弱性が確認された際には、発注者やアバンセ職員と相談の上、速やかに対応を行うこと。なお、障害発生時は、速やかに発注者及びアバンセ職員に報告するとともに対応・復旧作業に努めること。

（２）データのバックアップ

データのバックアップは自動的に１日１回以上行うこと。ただし、一定期間以上のバックアップデータは保管しないこととし、保管期間については受託後協議するものとする。

（３）メンテナンス

本システムのメンテナンスを実施するために一時的にシステムを停止する際は、事前に発注者の承諾を得るのと同時に、システム利用者に対して、事前にシステムトップ画面でその内容及び停止期間等を予告周知し、システムメンテナンス中も可能な限りその旨を周知できること。

（４）導入後のフォローアップ

システムの利用及び操作について、アバンセ職員等からの問い合わせに関し、ヘルプデスクによるサポートを実施することとする。

２．４ 品質・性能保障等に関する要件【必須】

（１）システムは、不特定多数の者が利用するため、利用に当たってストレスを感じさせない処理能力を持つこと。

２．５ システム導入時作業要件

導入時作業については以下を基本として実施することとするが、提案内容により項目等が追加又は不要になる場合については提案書に作業項目及び作業内容を記載すること。

※旧システムからのデータ移行については発注者が行うので、データ移行期間を十分に設け、移行方法について十分に発注者に説明すること。

２．６ 貸館受付業務の手順

２．７ 開発するシステムの機能に係る要件【必須項目】

（１）利用団体（個人）登録機能

利用者はWEBから利用団体（個人）インターネット予約登録申請ができること。管理者は利用団体（個人）として申請された者の登録・承認、登録情報の修正・削除・検索ができること。

利用者が紙で登録申請した場合には、管理者側の登録画面から登録できること。

（２）施設空き状況照会・貸出し対象施設の予約

管理者及び利用者は貸出し対象施設について、時間帯区分別の空き状況・予約状況がリアルタイムで確認できること。

利用者はWEBから予約ができること。

管理者は休館日や・メンテンナンス日が設定できること。

管理者は利用者のWebからの予約を予約受付日ごとに確認できること。

利用者がWEB以外の方法で予約した場合には、管理者側の登録画面から予約登録できること。正式な申請書の提出前でも、仮に施設を押さえた際に、管理者画面から仮予約を登録できること。仮予約と予約を区別して管理できること。

（３）附属設備の予約

（２）の貸出し対象施設に紐づいた附属設備が表示され、利用者が予約できること（一部の附属設備は除く）。

利用者が電話等で予約した場合には、管理者側の登録画面から登録できること。正式な申請書の提出前でも、仮に附属設備を押さえた際に、管理者画面から仮予約を登録できること。仮予約と予約を区別して管理できること。

（４）予約登録・確認・修正機能

管理者は利用申請された内容が登録・確認・修正できること。

（５）利用料金収納・還付

収納・追徴・還付の管理が可能であること。また、収納処理の取り消しができること（入金前に戻すことができる）。

利用料金の減免の処理が可能であること。

収納日及びその額、未納の額を確認できること。

（６）帳票発行機能

次の伝票を発行できること。

（７）データ抽出・集計機能

※上記伝票についてはエクセル形式で出力できること。なお、予約状況に係る全ての項目をExc el形式又はCSV形式で出力でき、任意で集計加工することより上記の集計が可能な場合でも可とする。

※予約状況に係る全ての項目をExcel形式又はCSV形式で出力できること。

（８）キャッシュレス決済機能

支払い方法については、当面は納付書払い又は請求書による口座振り込みとするが、今後取り入れることを見据え、キャッシュレス決済（クレジットカード、PayPay、コンビニ決済、Pay-eas y等）が可能なシステムとすること。

（９）抽選機能

毎月の抽選については、当面はアバンセ来所による抽選会のみとするが、今後取り入れることを見据え、利用者が来所することなく予約システム上で抽選が可能であること。

２．８ マスタの設定【必須】

※任意のマスタを初期設定できるだけでなく、自由にメンテナンスできること。

２．９ 納品成果物に関する要件【必須】

納入成果物については以下を基本とするが、提案内容により項目等が追加又は不要になる場合については提案書に記載すること。

２．10 その他

本仕様書に記載の項目以外で発注者又は施設利用者の利便に資する事項について提案のある場合は、企画提案書に記載すること。

第３ システム機能要件

３．１ 動作環境及び利用可能な機器に関する要件

（１）動作環境及び利用可能な機器【必須】

※対応するＯＳ、ブラウザは、新しいバージョンがリリースされる都度▇▇対応すること。

※示した環境（ブラウザ等）以外からのアクセスについても、閲覧等を拒否しないこと。

※ASCII 並びにJIS-X0201 及び JIS-X0208 に規定された文字は全て扱うことができること。

３．２ その他

本仕様書にあげている項目以外で発注者の利便に供する事項について提案のある場合は、企画提案書に記載すること。

個人情報取扱特記事項

（基本的事項）

第１ 乙は、個人情報（個人情報の保護に関する法律（平成 15 年法律第 57 号。以下「法」という。）第２条第１項で定めるものをいう。以下同じ。））の保護の重要性を認識し、この契約による事務の実施に当たっては、個人の権利利益を害することのないよう、個人情報を適正に取り扱わなければならない。

（秘密の保持）

第２ 乙は、この契約による事務に関して知り得た個人情報を他に漏らしてはならない。この契約が終了し、又は解除された後においても、同様とする。

（個人情報の収集）

第３ 乙は、この契約による事務を処理するために個人情報を収集するときは、その目的を明確にし、目的を達成するために必要な範囲内で、適法かつ適正な手段により行わなければならない。

（目的外利用・提供の禁止）

第４ 乙は、この契約による事務に関して知り得た個人情報を当該事務の目的以外の目的のために利用し、又は第三者に提供してはならない。

（適正管理）

第５ 乙は、この契約による事務に関して知り得た個人情報について、漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人情報の適正な管理のために、個人情報の管理に関する責任者及び作業現場の責任者の設置等の管理体制の整備など、必要な安全管理措置を講じなければならない。

２ 乙は、前項の目的を達成するために、個人情報を取り扱う場所及び保管する場所（以下「作業場所」という。）において、入退室の規制、防災防犯対策その他の安全対策を講じなければならない。

（事務取扱担当者の明確化）

第６ 乙は、個人情報を取り扱うにあたって、部署名（●●課、●●係等）、事務名（●●事務担当者）等により、担当者を明確にしなければならない。ただし、部署名等により担当者の範囲が明確化できない場合には、事務取扱担当者を指名しなければならない。

（複写又は複製の禁止）

第７ 乙は、甲の承諾があるときを除き、この契約による事務を処理するために甲から提供された個人情報が記録された資料等を複写し、又は複製してはならない。

（作業場所の外への持出の禁止）

第８ 乙は、あらかじめ甲の指示又は承諾があった場合を除き、この契約による事務を処理するために甲から貸与され、又は乙が収集し、複製し、若しくは作成した個人情報が記録された資料等（複写及び複製したものを含む。）について、作業場所の外へ持ち出してはならない。

（再委託の禁止）

第９ 乙は、甲の書面による承諾があるときを除き、この契約による事務を第三者に委託してはならない。

２ 乙は、甲の書面による承諾により、第三者に個人情報を取り扱う事務を委託する場合は、甲が乙に求める個人情報の保護に関する必要な安全管理措置と同様の措置を当該第三者に講じさせなければならない。

３ 乙は、再委託先の第１項に規定する事務に関する行為及びその結果について、乙と再委託先との契約の内容にかかわらず、甲に対して責任を負うものとする。

４ 乙は、本件委託事務を再委託した場合、その履行を管理監督するとともに、甲の求めに応じて、その状況等を甲に報告しなければならない。

（資料等の返還等）

第１０ 乙は、この契約による事務を処理するために、甲から提供を受け、又は乙自らが収集し、若しくは作成した個人情報が記録された資料等は、この契約の終了後直ちに甲に返還、廃棄又は消去しなければならない。ただし、甲が別に指示したときはその指示に従うものとする。

２ 乙は、前項の個人情報を廃棄する場合、記録媒体を物理的に破壊する等当該個人情報が判読、復元できないように確実な方法で廃棄しなければならない。

３ 乙は、パソコン等に記録された第１項の個人情報を消去する場合、データ消去用ソフトウェア等を使用し、通常の方法では当該個人情報が判読、復元できないように確実に消去しなければならな い。

４ 乙は、第１項の個人情報を廃棄又は消去したときは、甲に完全に廃棄又は消去した旨を証する書面を速やかに提出しなければならない。

（事務従事者への周知及び指導監督）

第１１ 乙は、この契約による事務に従事している者に対して、次の事項を周知するとともに、この契約による事務を処理するために取り扱う個人情報の適切な管理体制が図られるよう、必要かつ適切な指導監督を行わなければならない。

（１）在職中及び退職後においても当該事務に関して知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならないこと

（２）前号に違反した場合は法の罰則規定に基づき処罰される場合があること

（３）その他この契約による事務を処理するために取り扱う個人情報の保護に関して必要な事項

２ 乙は、前項の目的を達成するために、非▇▇職員を含めた従業者に対し、個人情報を取り扱う場合に従事者が遵守すべき事項について研修等の教育を実施しなければならない。

（報告及び検査）

第１２ 甲は、必要があると認めるときは、乙がこの契約による事務を処理するに当たり、取り扱っている個人情報の管理状況及び委託業務の履行状況について、報告を求めることができる。

２ 甲は、必要があると認めるときは、乙がこの契約による事務を処理するに当たり、取り扱っている個人情報の管理状況及び委託業務の履行状況について、随時実地に検査することができる。

（事故発生時の対応）

第１３ 乙は、個人情報の漏えい、滅失、き損及び改ざん等この契約に違反する事態が生じ、又は生じるおそれのあることを知ったときは、速やかに甲に報告し、甲の指示に従うものとする。この契約が終了し、又は解除された後においても、同様とする。

（指示）

第１４ 甲は、乙がこの契約による業務を処理するために取り扱っている個人情報について、その取扱いが不適当と認められるときは、乙に対して必要な指示を行うものとする。

（契約解除及び損害賠償）

第１５ 甲は、乙が特記事項の内容に反していると認めたときは契約の解除又は損害賠償の請求をすることができるものとする。

別紙１－１

別紙１－２

別紙２

別紙３ 別紙５

利用目的区分

公益 収益区分

別紙４

利用団体区分