Oppfølging og kontroll Eksempelklausuler

Oppfølging og kontroll. Kommunene skal ikke legge fram særskilt regnskap og rapport for bruken av særskilt tilskudd. Et beregningsutvalg der både staten og kommunesektoren er representert, kartlegger årlig kommunenes utgifter til bosetting og integrering av enslige mindreårige flyktninger. IMDi og Riksrevisjonen kan iverksette kontroll med at midlene blir brukt etter forutsetningen, jf. bevilgningsreglementet § 10 annet ledd og riksrevisjonsloven § 12 tredje ledd.

Oppfølging og kontroll. Barneverntjenesten skal være tilgjengelig for fosterforeldrene og gi nødvendig veiledning. Barneverntjenesten skal bistå fosterforeldrene i kontakten med andre offentlige etater som skole, NAV eller helsemyndigheter. Barneverntjenesten skal hjelpe og støtte fosterbarnet og iverksette de tiltak eller foreta de endringer som til enhver tid viser seg nødvendige. Barneverntjenesten skal føre kontroll med at barnet får god omsorg i fosterhjemmet og at de forutsetninger som ble lagt til grunn for plasseringen blir fulgt opp. Barneverntjenesten skal besøke fosterhjemmet så ofte som nødvendig for å sikre en forsvarlig oppfølging og kontroll med fosterbarnets situasjon. Barneverntjenesten skal som et minimum besøke fosterhjemmet fire ganger i året. I den første fasen etter plassering vil det generelt være behov for en noe tettere oppfølging og kontroll. Det kan også senere oppstå faser hvor det vil være behov for tettere oppfølging, for eksempel ved start på ny skole, i ungdomstiden, ved endringer i barnevernsaken, ved forberedelse til ettervern eller i perioder hvor det oppstår spesielle problemer. Etter at barnet har vært plassert i fosterhjemmet i 2 år kan barneverntjenesten redusere antall besøk til minimum 2 ganger i året. Dette forutsetter at barneverntjenesten har funnet det klart at forholdene i fosterhjemmet er så gode at det ikke er nødvendig med flere besøk for å sikre en forsvarlig oppfølging og kontroll.

Oppfølging og kontroll. Rammeavtalen har et eget punkt om kontroll av at leverandører oppfyller krav om lærlingordning og lønns- og arbeidsvilkår, gjennomføring av statusmøter minimum to ganger i året og oversendelse av statistikk fra leverandør minimum en gang pr. år. Revisjonen har ikke funnet dokumentasjon som viser at det har blitt gjennomført kontroll av krav om lærlingordning eller krav til lønns- og arbeidsvilkår. Hva gjelder krav til lønns- og arbeidsvilkår opplyser kontaktperson at det har blitt gjennomført risikovurdering, men ikke kontroller. Revisjonen har funnet referat fra kontraktsmøte og/eller statusmøte med samtlige leverandører. Hva gjelder statusmøter har det blitt gjennomført et statusmøte i kontraktsperioden med to av seks leverandører, mens det er gjennomført tre statusmøter med en av seks leverandører. De øvrige tre leverandørene har det kun blitt gjennomført kontraktsmøte med. Kontaktperson bekrefter at det ikke har blitt gjennomført årlige statusmøter med samtlige av rammeavtaleleverandørene. Det vises også at bruk av Avtalekatalogen vil gi langt bedre forutsetninger for systematisk og god oppfølging av avtaler. Det er ikke funnet salgsstatistikk fra leverandør. Kontaktperson opplyser at det ikke er praksis å journalføre disse i Public 360. Gjennomgått dokumentasjon omtaler gjennomførte stikkprøvekontroller uten at revisjonen har funnet dokumentasjon på selve kontrollen. Kontaktperson opplyser at stikkprøvekontrollene loggføres i henhold til prosedyre i RiskManager28.

Oppfølging og kontroll. På lik linje med rammeavtale for medisinsk forbruksmateriell, følger det av vedlegg til avtalen27 at det skal gjennomføres statusmøter og at leverandør hvert halvår eller ved forespørsel skal levere salgsstatistikk. For denne rammeavtalen skal det gjennomføres minimum to statusmøter i året. Revisjonen har funnet referat fra et statusmøte med leverandør. Kontaktperson opplyser at avtalen i all hovedsak blir benyttet av kommunens IKT-team, og at det finner sted produkt- og fagmøter som det ikke er relevant for sentral innkjøpsfunksjon å delta på. Det er videre opplyst at møtereferater utarbeides av IKT-team og lagres lokalt. I overnevnte møtereferat fremkommer det at kommunen har opplevd gjentatte brudd på avtalte leveringstider, og at det i et tilfelle er varslet bruk av dagbøter. Kontaktperson har deltatt i forbindelse med håndteringen av denne saken, og vedkommende opplyser at IKT-team har fulgt dette tett opp. Det opplyses at leveringsutfordringene har vært relatert til en bestemt produktgruppe, og at etter dette ble løst har leveringspresisjonen vært tilfredsstillende. Kontaktperson opplyser også at de i forkant av prolongeringen har gjennomført en konsekvensutredning og konkludert med at leveringspresisjonen har blitt bedre. I samme møtereferat fremkommer det at leverandør skal lage månedlig rapport på leveringsgrad som skal sendes kommunen innen den 10. hver påfølgende måned. Revisjonen har ikke funnet slike rapporter i dokumentasjonen. Kontaktperson opplyser imidlertid at i de fleste tilfeller har gjennomgang av rapporter foregått i månedlige møter mellom IKT-team og leverandør, men at rapporter har blitt oversendt og lagret lokalt når det ikke har blitt gjennomført møter. Kontaktperson opplyser at det også har blitt gjennomført fakturakontroller.

Oppfølging og kontroll. Barnevernstjenesten skal være tilgjenge- lig for fosterforeldrene og gi nødvendig veiledning.

Oppfølging og kontroll. Det følger av vedlegg til avtalen26 at det skal gjennomføres statusmøter med oppdragsgiver minimum fire ganger i året. Revisjonen har ikke funnet referater etter gjennomførte statusmøter. På spørsmål fra revisjonen opplyser kontaktperson at avtalen i all hovedsak blir benyttet at helse, og at det finner sted produkt- og fagmøter som det ikke er relevant for sentral innkjøpsfunksjon å delta på. Videre følger det av samme vedlegg at leverandør skal levere salgsstatistikk over den enkelte virksomhets og kommunens samlede forbruk hvert halvår eller ved forespørsel. Revisjonen har funnet at det ved en anledning har blitt oversendt statistikk fra leverandør pr. e-post. Kontaktperson opplyser at salgsstatistikken tas ut i Visma, og at det ikke er praksis for at denne journalføres i Public 360. Revisjonen har videre funnet at det er gjennomført en stikkprøvekontroll og at kontrollen avdekker flere feil i prislisten. Dette resulterer i flere kreditnota. Revisjonen har funnet dokumentasjonen på innkjøpsområdet. Kontaktperson opplyser at det også er gjennomført flere fakturakontroller.

Oppfølging og kontroll. Kommunen kan utføre kontroll med at bruk av gategrunnen er i henhold til de tillatelser som er gitt gjennom godkjent varslingsplan. Ved overskridelse av avtalt leietid kan kommunen kreve forhøyet leiesats for den resterende tid.

Oppfølging og kontroll. Kontroll- oppfølgingshandlinger er omtalt under avsnittene vedr. søknadsbehandling og informasjon om måloppnåelse/rapportering til tilskuddsforvalter.

Oppfølging og kontroll. Tilskuddet er øremerket den personen kommunen fremmer søknaden for. Tilskuddet skal brukes i samsvar med formål, aktiviteter og størrelse på innvilget tilskudd. Regnskap for innvilget tilskudd må innleveres før neste søknad kan behandles. Ved endring av tiltakene etter innvilget tilskudd må kommunen kontakte IMDi for å få godkjenning av endringene. Tilbakebetaling av tilskudd er aktuelt når regnskapet viser lavere utgifter enn innvilget i tilskudd 2. IMDi vil enten fremme krav om tilbakebetaling eller foreta fratrekk av underforbruket ved neste års tildeling av tilskudd. Refusjon av tilskudd er aktuelt når regnskapet viser høyere utgifter enn innvilget tilskudd 2. Differansen kan utbetales sammen med neste års innvilgelse, eller sendes som egen utbetaling. Avvik mellom innvilget tilskudd 2 og regnskap skal forklares i eget vedlegg. IMDi og Riksrevisjonen kan kontrollere at midlene brukes etter forutsetningene, jf. Stortingets bevilgningsreglement § 10.2.ledd og riksrevisjonsloven § 12,3.ledd.