Avtale 2012-4541
UTKAST
Avtale 2012-4541
Konsulenttjenester varmeanlegg
me llo m Universitetet i Oslo
(Org. nr. 971 035 854)
og (Leverandør)
(Org. nr. xxx xxx xxx)
Mai 2012
INNHOLD:
Del I: AVTALEN
Del II: KONTRAKTSBETINGELSER
1. DEFINISJONER
2. AVTALEN
3. AVTALEPERIODEN
4. SAMARBEID
5. UNDERLEVERANDØRER
6. HELSE, MILJØ OG SIKKERHET/KVALITETSKONTROLL
7. FREMDRIFT
8. ENDRINGER
9. GARANTIER
10. REKLAMASJON
11. BETALING
12. OPPSIGELSE
13. FORSINKELSE OG MISLIGHOLD
14. FORCE MAJEURE
15. ANSVAR
16. FORSIKRING
17. EIENDOMSRETT
18. KOMMUNIKASJON
19. REKLAME OG MERKING
20. KONFIDENSIALITET
21. MINSTELØNN
22. TVISTER
Del III: VEDLEGG
Vedlegg 1 – Leveransen
Vedlegg 2 – Pris og prisbestemmelser
Vedlegg 3 – Leverandørens løsningsbeskrivelse Vedlegg 4 – Administrativt
Del I:
RAMMEAVTALE
for konsulenttjenester varmeanlegg er inngått mellom:
Universitetet i Oslo
som kunde og
………………………………. som leverandør
1. Rammeavtalen består av: DEL I Avtalen
DEL II Kontraktsbetingelser DEL III Vedlegg
2. Rammeavtalen utgjør hele avtalen mellom partene. Ingen endringer gjøres gyldige uten at de er bekreftet skriftlig av begge parter.
3. Rammeavtalen er gyldig fra dd.mm.2012 til dd.mm.2014. Universitetet i Oslo, Teknisk avdeling kan forlenge avtalen med ytterligere 2 år med 1 år av gangen. Avtalen forlenges automatisk dersom Universitetet i Oslo, Teknisk avdeling ikke skriftlig har varslet leverandøren 2 måneder før avtalens utløp.
Denne avtale er utferdiget i to eksemplarer, og partene beholder hvert sitt: Oslo,…............. Oslo,….............
for Universitetet i Oslo for …………………………
…............................................. …............................................
…............................................. ….............................................
Kontaktpersoner for avtalen:
Universitetet i Oslo:
Merkantil del Teknisk avdeling
Besøksadresse: Administrasjonsbygningen, ▇.▇▇. Postadresse: Postboks 1077 Blindern, 0316 OSLO
Telefaks: 22 85 63 78
Kontaktperson: ▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ Telefon: ▇▇ ▇▇ ▇▇ ▇▇
Mobil: ▇▇▇ ▇▇ ▇▇▇
E-post: ▇.▇.▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇@▇▇▇▇▇.▇▇▇.▇▇
Faglig del Teknisk avdeling
Besøksadresse: ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇
Postadresse: Postboks 1077 Blindern, 0316 OSLO
Telefaks: 22 85 63 78
Kontaktperson: ▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇ Telefon: ▇▇ ▇▇ ▇▇ ▇▇
Mobil: ▇▇▇ ▇▇ ▇▇▇
E-post: ▇.▇.▇▇▇▇▇▇▇▇@▇▇▇▇▇.▇▇▇.▇▇
Leverandør:
………………..
Besøksadresse: Postadresse: | …………………………………….. …………………………………….. |
Telefaks: | …………………………………….. |
Kontaktperson: | …………………………………….. |
Telefon: | …………………………………….. |
E-post: | …………………………………….. |
Del II:
KONTRAKTBETINGELSER
1. DEFINISJONER
UiO betyr: Universitetet i Oslo
Leverandør/en betyr: …………………………………
Arbeidet eller leveransen betyr leverandørens forpliktelser i henhold til denne avtalen.
2. AVTALEN
Avtalen gjelder konsulenttjenester i form av rådgivning, prosjektering og byggledelse i forbindelse med ombygging/rehabilitering av UiOs varmeanlegg. Oppgavene er nærmere beskrevet i del III, vedlegg 1.
Det er en forutsetning for avtalen at norske lover, forskrifter, sertifiseringsordninger og tariffavtaler vil bli fulgt av leverandør.
UiO forplikter seg ikke til noe fast bestillingsvolum i avtaleperioden.
Transport av avtalen, eller deler av denne, skal ikke skje med mindre UiO skriftlig har forhåndsgodkjent slik transport.
Følgende dokumenter inngår i kontrakten:
DEL I Avtalen
DEL II Kontraktsbetingelser DEL III Vedlegg
1 – Leveransen
2 – Pris og prisbestemmelser
3 – Leverandørens løsningsbeskrivelse 4 – Administrativt
I tilfelle uoverensstemmelse innbyrdes mellom avtaledokumentene, er de gitt prioritet i rekkefølge som ovenfor.
3. AVTALEPERIODEN
Se del I punkt 3.
4. SAMARBEID
Partene skal oppnevne kontaktperson for avtalen, se del I.
Oppdages feil, mangler etc. i avtalens dokumenter, herunder vedlegg, skal den annen part omgående varsles.
Rammeavtalen skal gjennomgås en gang i året i et felles møte mellom UiO og leverandøren. Leverandøren skal innkalle til et slikt møte. Hensikten med møtet skal være å identifisere forhold i rammeavtalen som kan gjøres bedre. Man skal deretter gjøre tiltak for å forbedre rammeavtalen.
Nærmere bestemmelser om samarbeid etc. fremkommer av vedlegg 4.
5. UNDERLEVERANDØRER
Leverandør kan ikke benytte underleverandører utover det som er avtalt, uten forutgående godkjennelse fra UiO. Godkjente underleverandører må levere skatteattester og HMS egenerklæring dersom UiO krever det.
6. HELSE, MILJØ OG SIKKERHET / KVALITETSSIKRINGSSYSTEM
Leverandør skal på en systematisk, hensiktsmessig og dokumenterbar måte ivareta løpende helse-, miljø- og sikkerhetskrav i egen organisasjon under arbeidet for UiO. Leverandør skal også ha et implementert og dokumenterbart system for kvalitetssikring i henhold til ISO eller tilsvarende.
7. FREMDRIFT
Leverandøren skal følge de krav til fremdrift og tider som er avtalt. Hvis leverandøren forutser en forsinkelse, skal UiO omgående varsles, og leverandøren skal opplyse om årsak og virkninger av en slik forsinkelse. Leverandøren skal så redegjøre for de tiltak som leverandøren vil treffe for å minimalisere eller unngå forsinkelsen.
8. ENDRINGER
UiO har rett til å kreve gjennomført endringer i avtalte leveranser. Alle endringer skal gis skriftlig og undertegnes av begge parters representanter før iverksettelse.
I hvilken grad prisen på leveransen vil påvirkes, skal avgjøres ved forhandlinger med utgangspunkt i Vedlegg 2.
Leverandøren skal vedlikeholde en endringsliste som viser alle endringer. Listen skal vedlegges alle fakturaer som omfatter endringsarbeid.
9. GARANTIER
Leverandøren garanterer at alle leveranser under denne avtale er i henhold til bestemmelsene i avtalen. Videre garanterer leverandøren at alle leveranser er uten feil, mangler eller reduserte ytelser.
10. REKLAMASJON
Reklamasjonstiden er 5 år fra dato for overtagelsen.
For de delene av kontraktsarbeidet som det er foretatt utbedring på, løper ny 5-års frist fra avslutningen av utbedringsarbeidet for vedkommende del, men ikke mer enn et år ut over den opprinnelige fristen.
Utføres deler av kontraktsarbeidet etter overtagelsen, løper reklamasjonsfristen fra avslutningen av utførelsen av vedkommende del.
(Punktet er ikke relevant for denne avtalen)
11. BETALING
UiO er pliktig til å betale de avtalte priser i Vedlegg 2, såfremt alle leverandørforpliktelser er overholdt.
Ved forsinket betaling kan leverandøren kreve forsinkelsesrente i henhold til lov av 17. desember 1976 nr 100 om renter ved forsinket betaling.
12. OPPSIGELSE
Begge parter kan si opp avtalen med 3 måneders varsel dersom det foreligger saklig grunn. Oppsigelsen skal være skriftlig. Oppdragsgiver taper sin rett til å gjøre mangel gjeldene etter overtagelsen dersom oppdragsgiver ikke varsler leverandøren uten ugrunnet opphold etter at oppdragsgiver har eller burde ha oppdaget den.
13. FORSINKELSE OG MISLIGHOLD
Hvis oppdraget grunnet forhold hos leverandøren ikke fullføres innen de tider som er avtalt, og slik forsinkelse ikke er forårsaket av force majeure, kan UiO kreve dagbot. Dagboten er 0,15 % pr. arbeidsdags forsinkelse. Dagboten beregnes av antatt totalverdi på oppdraget og kan ikke overstige 15 % av denne.
Dersom leverandøren vesentlig misligholder avtalen, kan UiO med umiddelbar virkning heve avtalen. Skyldes misligholdet uaktsomhet eller forsett hos leverandøren, og UiO har lidt tap som følge av dette, kan UiO kreve erstatning i den grad tapet er påregnelig.
Erstatningen kan ikke overstige totalverdien på oppdraget.
UiO har rett til skriftlig å heve avtalen med umiddelbar virkning, og uten noen økonomisk kompensasjon i følgende tilfeller:
• hvis leverandøren blir insolvent eller konkursbegjæring er fremsatt
• hvis leverandøren har brutt noen av denne avtalens bestemmelser i vesentlig grad
• hvis leverandøren gjentatte ganger bryter en eller flere av avtalens bestemmelser
Hvis leverandøren etter gjentatte forsinkelser og etter skriftlig advarsel ikke overholder sine leveringsforpliktelser, betraktes forsømmelsen som vesentlig, og UiO kan med umiddelbar virkning heve kjøpet.
14. FORCE MAJEURE
Dersom det inntreffer en ekstraordinær situasjon som etter vanlige kjøpsrettslige regler må regnes som force majeure, anses denne avtalen ikke som misligholdt så lenge force majeure situasjonen vedvarer.
Den part som vil påberope seg force majeure, må varsle den annen part skriftlig om dette uten ugrunnet opphold. Videre må varsel gis når force majeure situasjonen opphører og partenes forpliktelser i forhold til avtalen skal gjenopptas.
I en slik ekstraordinær situasjon kan motparten bare gå fra avtalen dersom situasjonen varer eller antas å ville vare lenger enn 30 dager, og da bare med 14 dagers varsel. Partene bærer egne merkostnader som skyldes force majeure.
15. ANSVAR
Partene er erstatningsansvarlige for ethvert rimelig tap som uaktsomt eller forsettlig påføres den annen avtalepart.
UiO har ikke arbeidsgiveransvar for leverandørens ansatte.
16. FORSIKRING
Leverandøren skal for egen regning holde alle forsikringer for personell som er nødvendig i henhold til norsk lov, samt være ansvarsforsikret for minimum NOK 5 000 000.
Leverandøren skal dersom UiO krever det fremlegge kopi av forsikringspolise. UiO er som norsk statsinstitusjon, selvassurandør.
17. EIENDOMSRETT
UiO overtar full eiendomsrett til leveransen i henhold til den betaling som er gjort. Leverandøren garanterer at leveransene er nye og fritatt for alle heftelser.
Leverandøren har, uavhengig av når betaling finner sted, risikoen for leveransen frem til levering har skjedd på sted UiO har bestemt i henhold til avtale.
18. KOMMUNIKASJON
Firmaets representant på arbeidsstedet må kunne kommunisere på norsk.
19. REKLAME OG MERKING
Leverandøren må innhente skriftlig forhåndsgodkjennelse fra UiO dersom leverandøren for reklameformål eller på annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon om avtalen.
Oppsetting av skilt med leverandørens logo og eventuell annen merking nødvendig for gjennomføring av avtalen, utvendig eller innvendig i bygninger eller på plasser og steder som er eiet av eller disponeres av oppdragsgiveren, skal kun skje etter skriftlig forespørsel og tilsvarende godkjenning fra oppdragsgiveren. Slike skilt skal leverandøren uoppfordret fjerne når avtalen utløper. Oppdragsgiveren kan fjerne slike skilt for leverandørens regning om de ikke er fjernet innen rimelig tid.
20. KONFIDENSIALITET
All informasjon fra UiO til leverandør skal behandles konfidensielt og ikke utleveres til 3. part uten godkjenning fra UiO.
Leverandør skal ikke offentliggjøre informasjon, reklame o.l. om leveransen eller kontrakten uten skriftlig godkjenning fra UiO.
21. MINSTELØNN
Leverandør skal sørge for at tilsatte i egen organisasjon og tilsatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for tilsatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne regelen blir etterlevd.
Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakt skal inneholde tilsvarende bestemmelse.
Dersom leverandør ikke etterlever klausulen, har UiO rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake, skal tilsvare ca. 2 ganger innsparingen for Leverandøren. Leverandøren skal på forespørsel, legge fram dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten gjelder også for eventuelle underleverandører.
22. TVISTER
Alle tvister skal søkes løst ved minnelighet. Oppnås ikke enighet, skal tvisten bringes inn for domstolene med verneting i Oslo.
Del III
VEDLEGG
LEVERANSEN
UiO bygger for tiden om sine varmeanlegg for å tilpasses en miljømessig og økonomisk drift. Denne anskaffelsen omfatter konsulenttjenester i form av rådgivning, prosjektering og byggledelse i forbindelse med ombygging/rehabilitering av UiOs varmeanlegg. Leverandøren skal her også forestå Sikkerhet, Helse og Arbeidsmiljø-arbeidet (SHA) i henhold til gjeldende lover og forskrifter.
Leverandørens oppgaver vil blant annet være:
• Gjennomgang av eksisterende varmeanlegg med økonomisk vurdering av ombyggingstiltak.
• Planlegging og prosjektering for ombygging.
• Bistå i utarbeidelse av tilbudsmateriell.
• Prosjektledelse / byggeledelse.
• Bistand ved kontraktsinngåelse med fjernvarmeleverandør.
• Økonomisk oppfølging.
• Problemløsning ved akutte driftsproblemer.
• Tredjepartskontrollør varmeanlegg.
Tilbyders nøkkelpersonell for dette oppdraget må må ha god kjennskap til eldre norske varmeanlegg bygget etter prinsipp konstant sirkulasjon, mengderegulerte anlegg tilpasset fjernvarmetilknytning og rehabilitering av varmeanlegg.
Tilbudt nøkkelpersonell må kunne være tilgjengelig ved UiOs lokasjoner i Oslo på kort varsel.
Prosjektleder skal ha god dokumentert erfaring fra å lede denne typen arbeider.
Personell som skal brukes for registrering, prosjektering og bistand i anskaffelser, skal ha dokumentert erfaring fra tilsvarende prosjekter som inngår i denne forespørselen.
Ved behov skal leverandøren kunne tilby bistand i forbindelse med anskaffelsesprosessen ved utvidelse/rehabilitering av varmeanlegget. UiO er underlagt loven om offentlige anskaffelser og leverandøren bør kunne vise til erfaring knyttet til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser.
Byggeleders viktigste oppgave vil være å koordinere arbeidet til de forskjellige leveranser og entrepriser. I byggeprosjekter, skal byggeleder regelmessig, fra tre til fire dager i uken, kunne følge opp arbeidet i felt. I tillegg kommer ukentlige eller 14-dagers byggemøter med fremdriftsoppfølging og tekniske avklaringer. Det er avgjørende at byggeleder kan følge opp arbeidet på plass med stikkprøvekontroll av alt arbeidet, det være seg visuell kontroll og tilstedeværelse ved befaringer.
Byggeleder skal følge opp kostnader og foreta fakturakontroll samt sørge for koordinering og helhetlig sluttdokumentasjon fra konsulent og entreprenører.
For god utførelse av oppdraget vil kompetanse og erfaring til tilbudt nøkkelpersonell samt stedlig tilhørighet for regelmessig besøk på byggeplass være avgjørende. Dette gjeler i særdeleshet nøkkelpersonell for assistanse ved akutte driftsforstyrrelser. Det forutsettes derfor at nøkkelpersonell for assistanse ved driftsproblemer på UiO sine varmeanlegg, kan stille opp på kort varsel.
All dokumentasjon som utarbeides av leverandøren på oppdrag fra UiO skal regnes som UiOs eiendom og overleveres UiO på forespørsel. Med dokumentasjon inngår bl.a. prosjekteringsforslag, prosjektplaner, møtereferater, brev, utredninger, etc. Ved utløp av avtaleforholdet skal all slik dokumentasjon overleveres UiO.
Universitetet i Oslo har innført et elektronisk bestillingssystem som benyttes etter at det er inngått en avtale er inngått mellom UiO og en leverandør. Bestillinger vil dermed komme fra: ”▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇@▇▇▇▇▇▇▇▇▇.▇▇▇” eller ”▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇@▇▇▇▇▇.▇▇▇.▇▇”. Spamfilteret må åpnes for disse adressene. Leverandøren bør ha en generell e-postadresse for bestillinger hos leverandøren, og ikke en e-postadresse knyttet til en enkeltperson. For mer informasjon se ▇▇▇▇://▇▇▇.▇▇▇▇▇▇▇.▇▇/.
Leverandøren er forpliktet til å gi årlig statistikk over gjennomførte arbeider ved UiO inklusiv arbeidets art og omsetning i kroner.
PRISER OG PRISBESTEMMELSER
1. GENERELT
Prisene er eksklusive mva og inkluderer alle kostnader for komplett utførelse av arbeidet iht. denne avtale. Administrative kostnader er innkalkulert i oppgitte timepriser. Kostnader utover det som er spesifisert vil ikke bli dekket.
Oslo regnes som arbeidssted. Timer faktureres fra arbeidets start til slutt i Oslo, maksimum 30 minutter per enveis reise. Reisetid utenfor Oslo vil ikke bli dekket. Reise- og diettkostnader vil ikke bli dekket.
Dersom UiO pålegger leverandøren oppgaver utenfor Oslo-området kan det kreves godtgjøring for reise- og diettutgifter i henhold til statens satser.
2. TIMEPRIS
Oppdraget skal honoreres etter medgått tid (pris pr time) i henhold til følgende satser:
Her vil leverandørens priser inngå.
3. PRISREGULERING
Prisene skal være faste første avtaleår. Prisene kan deretter reguleres en gang pr. år.
Ved regulering benyttes SSB indeks nr. 03362 Konsumprisindeks for varer og tjenester, andre tjenester med lønn som dominerende faktor.
Utgangspunkt for regulering er indeks per mai 2012 og ved den årlige reguleringen benyttes indeks for mai.
Reguleringer gjøres ved at Leverandør sender melding til UiO ved Teknisk avdeling med ønske om regulering inkludert beregning av nye priser, så snart indeks er kjent. Dersom ikke UiO har innsigelser til kravet, vil nye priser tre i kraft fra årsdagen for kontraktssignering eller to uker etter leverandørens krav dersom kravet kommer senere enn årsdagen.
Dersom leverandøren ikke har sendt melding om regulering innen 2 måneder etter at indeks er kjent, faller den årlige reguleringen bort.
4. FAKTURERING
Fakturering skal skje etterskuddsvis pr. kalendermåned. Med alle fakturaer skal det følge timelister for utført arbeid. Fakturagebyr beregnes ikke.
Faktura adresseres og sendes med post (som PDF) til: ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇@▇▇▇▇▇.▇▇▇.▇▇: Eller som brevpost til:
Universitetet i Oslo
Regnskapsseksjonen – Sentralt fakturamottak
Postboks 1074 Blindern
0316 Oslo
Alle faktura må merkes med:
- Bestillingsnummer
- Bestillerkode
- Avtalenummer 2012-4541
Bestillingsnummer og bestillerkode oppgis av den som gjør bestillingen for UiO. Av fakturaene skal det fremgå:
- spesifisert i henhold til pris/tilbudsskjema
- Avregningsperiode når aktuelt
- Merverdiavgift
Faktura som mangler ovennevnte vil bli returnert.
Elektronisk faktura
Fra høsten 2012 vil UiO kreve at leverandører av varer og tjenester til UiO sender faktura elektronisk, i samsvar med standarden ”Elektronisk handelsformat” (EHF), se ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇.▇▇ og elektronisk faktura. UiO vil sende ut nærmere informasjon til sine leverandører høsten 2012.
5. BETALINGSBETINGELSER
Betalingsbetingelser er 30 dager etter mottatt korrekt avtalemessig faktura.
LEVERANDØRENS SPESIFIKASJONER
Her vil leverandørens tilbud inngå.
ADMINISTRATIVT
UiO og leverandøren avtaler seg i mellom administrative rutiner som skal gjelde i kontraktperioden. Avtalte administrative rutiner kan endres underveis i avtaleperioden.
Stikkord:
- oppfølgingsmøter
- referater/rapporter
- uregelmessigheter
- ▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇
- forbedringer
- faktureringsrutiner
- osv.